Электронная подпись в кадровом документообороте

Как она работает?

Электронная подпись является эффективным методом защиты информации в цифровом формате, который обеспечивает подлинность документов. Она основана на принципе асимметричного шифрования, где закрытый ключ используется для шифрования данных, а открытый ключ для их расшифровки. Закрытый ключ доступен только владельцу подписи, тогда как открытый ключ содержит информацию о самой подписи и ее обладателе. Электронная подпись позволяет однозначно идентифицировать автора документа.

Какие бывают виды электронных подписей

Согласно 63-ФЗ, при переходе на электронный документооборот необходимо обеспечить всех сотрудников компании, включая руководство, необходимыми электронными подписями (ЭП). Работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для подписания важных документов. Руководителю кадрового делопроизводства также рекомендуется оформить УКЭП. Остальные сотрудники могут использовать другие виды подписей, о которых расскажем ниже.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — это инструмент подобный по функционалу УКЭП, но с ограничениями. Например, с помощью УНЭП нельзя совершать серьезные операции, такие как покупка дорогостоящего имущества или предоставление доступа третьим лицам к внутренним данным компании. Однако УНЭП надежна и оставляет цифровой след, что позволяет отслеживать изменения в документе. Для получения УНЭП необходимо пройти процедуру идентификации, но не обязательно посещать удостоверяющий центр лично, так как 63-ФЗ разрешает ее выпуск по биометрии.

Простая электронная подпись (ПЭП) — бесплатна, ее легко получить, и она удобна в использовании. Однако она менее надежна, чем УКЭП и УНЭП, так как не оставляет цифрового следа. В случае судебных разбирательств может возникнуть сложность в доказательстве подписания конкретного документа. Доверие к ПЭП ниже, поэтому для серьезных действий рекомендуется использовать другие типы подписей.

Что нужно помнить при использовании ЭП

Важно учитывать несколько аспектов при использовании электронной подписи:

- Электронная подпись, как и физическая, заверяет документ и ее нельзя легко отменить. Она обеспечивает безопасность и защищена от злоумышленников с помощью криптографических алгоритмов.

- Электронная подпись полностью заменяет физическую, и в большинстве случаев нет необходимости дублировать документы на бумаге. Однако, есть исключения, такие как приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда.

- Для обеспечения безопасности важно получать подписи только в аккредитованных удостоверяющих центрах.

- Для заверения документов с помощью электронной подписи потребуется установить платформу кадрового электронного документооборота (КЭДО). Обмен документами по электронной почте не подходит.

Можно ли кадровику работать без электронной подписи?

Без электронной подписи работать нельзя, даже если ведется учет на бумаге. Она необходима для сдачи отчетности и работы с государственными порталами. Изготовление подписи занимает всего 15 минут, а получить ее можно, предоставив паспорт, СНИЛС и ИНН.

Какие кадровые документы заверять электронной подписью?

В 2024 году практически все кадровые документы можно вести в электронном виде, за исключением некоторых случаев. Это не распространяется на электронные трудовые книжки, ведение которых регулируется Федеральным законом №439-ФЗ.

Какие кадровые документы нельзя подписывать ЭП?

Согласно законодательству, существуют документы, которые нельзя оформить в цифровом виде. Работник должен поставить собственноручную подпись в документах, созданных на бумаге, такие как акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении сотрудника или документ, подтверждающий прохождение инструктажа по охране труда.

Министерство труда РФ объяснило ограничения в письме от 12 января 2023 года № 14-6/ООГ-97. Они защищают интересы сотрудников, чьи трудовые права были нарушены или решается спор об увольнении. В случае необходимости сотрудник может обратиться в суд, предоставив соответствующие документы в установленные сроки.

Акты о несчастных случаях на производстве и журналы инструктажей по охране труда ведутся в бумажном виде для использования в урегулировании трудовых споров. Это помогает предотвратить неправомерные действия работодателей за пределами системы электронного документооборота.

При расторжении трудового договора работодатель не имеет права удерживать электронную подпись уволенного сотрудника, даже если сертификат был оплачен компанией. Использовать электронную подпись может только её владелец. Это касается всех видов подписи — ПЭП, УНЭП и УКЭП.

Помните, что соблюдение законодательства по ведению кадровой документации важно для защиты прав работников и обеспечения законности в трудовых отношениях.

Как осуществляется выпуск ЭП на сотрудников?

Для получения электронной подписи на сотрудников необходимо ознакомиться с процедурой ее оформления в зависимости от типа подписи. Рассмотрим, как можно получить каждый вид подписи и какие документы потребуются для этого.

Для оформления простой электронной подписи (ПЭП) обычно не требуется специальное программное обеспечение или особые навыки. Чаще всего ее можно получить через информационную систему с функциональностью регистрации и авторизации. Для этого пользователю может понадобиться указать номер телефона или адрес электронной почты.

Для получения усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, например — в УЦ «Основание», занимающуюся выпуском таких сертификатов. УНЭП может быть наиболее целесообразным выбором для сотрудников, поскольку с ее помощью можно подписывать большую часть кадровых документов.

Для получения квалифицированной электронной подписи (УКЭП) работник или доверенное лицо организации должны обратиться в удостоверяющий центр. Для этого необходимо предоставить оригинал паспорта, СНИЛС и ИНН, заполнить заявление на выдачу УКЭП и подписать договор на оказание услуги. УЦ «Основание» является аккредитованным удостоверяющим центром и имеет все необходимые лицензии для выпуска УКЭП.

Для директора организации или ИП необходимо подписать договор на получение сертификата УКЭП в ФНС. Для этого следует обратиться в удостоверяющий центр ведомства или к доверенным лицам УЦ ФНС. При этом необходимо предоставить документ, удостоверяющий личность, СНИЛС, ИНН физического лица или юридического лица, а также сертифицированный защищенный носитель ключевой информации.

Важно помнить, что электронная подпись имеет юридическую значимость и позволяет подписывать различные документы, поэтому ее получение следует проводить в соответствии с законодательством и требованиями удостоверяющих центров.

Заключение

Электронная подпись — это современное и удобное решение, которое обеспечивает быстрое заверение кадровых документов вне зависимости от местоположения сотрудника. Выбор ЭП для заверения документов является важным шагом для любой компании. Это позволяет упростить процесс подписания документов, сделать его более удобным и эффективным. Кроме того, использование электронной подписи обеспечивает высокий уровень безопасности, так как она защищена от подделок и мошенничества.