Пример для всей России. Тульский партнер ЭОС («СофтЭксперт»)

Сегодня руководитель направления электронного документооборота ГК " СофтЭксперт" Пономарева Елена расскажет о проекте внедрения электронного документооборота с использованием ЭЦП в Тульской области.

На настоящий момент времени система внедрена до уровня администраций муниципальных образований Тульской области и внедрение будет продолжено до уровня сельских и городских поселений. При этом, как оказалось, сама администрация Тульской области, являясь довольно требовательным заказчиком, зачастую ставит перед партнером множество нетиповых задач.

1. Расскажите о предпосылках организации обмена электронными документами, заверенными ЭЦП, в Тульской области.

   Дело в том, что к началу 2010 года все основные технологические процессы в администрации Тульской области были отлажены и оптимизированы. Это позволило перейти к непосредственному решению вопросов по организации обмена электронными документами, подписанными (заверенными) электронной цифровой подписью, приравненными юридически к бумажным документам с подписью должностных лиц и построению системы электронного взаимодействия на уровне субъекта. В качестве задачи для апробации технологии обмена электронными документами, подписанными (заверенными) электронной цифровой подписью, была выбрана задача передачи муниципальных нормативных правовых актов в электронном виде в управление по развитию местного самоуправления аппарата администрации Тульской области.

   В связи с тем, что ранее весь этот процесс был достаточно сложным и трудоемким: отсутствовали требования к унификации оформления нормативных правовых актов, передача документов осуществлялась на бумажных носителях, не была выстроена система контроля за различными событиями по документам, на уровне администрации Тульской области было принято решение — автоматизировать данный процесс по единой технологии, которая в дальнейшем будет тиражироваться до уровня поселений.

   Все муниципальные нормативные правовые акты готовятся специалистами органа местного самоуправления в системе электронного документооборота на основе разработанных шаблонов. Данные шаблоны определяют требования к оформлению нормативного правового акта. Обработанный в системе документ, заверенный ЭЦП, передается в управление по развитию местного самоуправления по электронной почте. К данному документу в дальнейшем в электронном виде с применением технологии ЭЦП передаются дополнительные сведения, источники опубликования и обнародования. До внесения изменений в закон Тульской области, данные документы пока передаются и на бумагоносителе.

   В управлении по развитию местного самоуправления проводят проверку ЭЦП и регистрируют в автоматизированной системе электронного документооборота (далее АСЭД) в органах исполнительной власти и подразделениях аппарата администрации Тульской области данные документы нажатием на одну кнопку. Таким образом, мы получаем весь пакет документов в электронном виде, имеющий юридическую силу. В дальнейшем будет прекращено сопровождение документов на бумагоносителе.

   Муниципальные нормативные правовые акты, прошедшие правовую экспертизу, проверяются на соответствие федеральному законодательству и в электронном виде, путем ежедневной автоматической перегрузки, включаются в АС «Федеральный регистр муниципальных нормативных правовых актов» для последующей передачи в Министерство юстиции РФ по каналам связи (в электронном виде).

2. Расскажите поподробнее о вашем проекте, с чего он начинался?

   Внедрение обмена электронными документами, заверенными ЭЦП, приравненными юридически к бумажным документам с подписью должностных лиц, было одной из задач, очередным этапом автоматизации. Сам проект начался в 2007 году с этапа замены множества разнородных систем единой АСЭД, разработанной на базе системы «ДЕЛО», далее из года в год система развивалась в двух направлениях: рост числа рабочих мест и функционального наполнения. Реализацию непосредственно проекта внедрения обмена электронными документами, заверенными ЭЦП, мы начали летом прошлого года.

   С точки зрения правовой поддержки данной задачи управлением информационных и аналитических технологий и управлением делопроизводства аппарата администрации Тульской области был разработан регламент обмена электронными документами, подписанными (заверенными) электронной цифровой подписью, который определяет порядок использования электронной цифровой подписи в АСЭД и Соглашение об обмене электронными документами с использованием ЭЦП.

   Сегодня в проекте участвуют 26 администраций муниципальных районов и городских округов, в том числе 4 пилотных, наиболее технически подготовленных сельских поселений.

   Соответственно, в рамках реализованного проекта весь процесс обмена нормативными правовыми актами между администрацией Тульской области и администрациями муниципальных образований был реализован на базе системы «ДЕЛО», чьи рабочие места теперь стоят во всех районных центрах Тульской области. В короткие сроки — всего за пару месяцев, были настроены системы в каждой администрации муниципального образования, налажена схема их взаимодействия в соответствии с законодательными и правовыми актами Тульской области и правовыми муниципальными актами. Было закуплено необходимое программное обеспечение, в том числе и опция «Юридически значимый электронный документооборот» системы «ДЕЛО». Была обеспечена выдача сертификатов ключей для каждой администрации муниципального района или городского округа и отлажен процесс взаимодействия в электронном виде с применением средств ЭЦП и шифрования между администрацией муниципального образования и управлением по развитию местного самоуправления аппарата администрации Тульской области. Внедрение проходило в короткие сроки, при этом с января этого года все успешно обмениваются электронными документами. Сегодня этот процесс затрагивает не только исполнительные органы государственной власти, но и законодательные — в районах это Собрания представителей и Собрания депутатов, на уровне города Тулы — Городская Дума.

3. Является ли сегодня внедрение такого обмена электронными документами, заверенными ЭЦП, в субъектах РФ достаточно редким явлением?

   В процессе развития системы накопленный опыт в администрации Тульской области стал тиражироваться на муниципальные образования. Внедрение на единой системе позволяет упростить контроль, ее легче сопровождать, решать общие задачи и т. д. Здесь стоит понимать, что задача приведения в соответствие местной нормативной правовой базы существует по всей стране. Но на широкое внедрение такой системы пока отрицательно влияет два фактора: менталитет и несовершенство законодательной базы. Дело в том, что Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» довольно расплывчатый по формулировкам и сам регион в итоге принимает ответственность на себя по его трактовке, написанию регламентов и организации обмена электронными документами, подписанными (заверенными) ЭЦП. Соответственно, на такой самостоятельный шаг готовы пойти далеко не все. Отрадно, что руководство области само делится успешным опытом, и сегодня некоторые регионы находят нас сами, заинтересовавшись нашим проектом.

4. Можно ли говорить, что Тульская область в этом плане выгодно отличается от других регионов, находясь на передовых позициях?

   Можно сказать и так. Дело в том, что наш заказчик (администрация Тульской области) является достаточно требовательным, зачастую ставя перед нами нетиповые задачи — это не только наше мнение, но и самой компании-разработчика. К примеру, была реализована обработка факсимильных сообщений и автоматический ввод их в АСЭД, а также для реализации функции «Контроль», предназначенной для обеспечения контроля за поручениями губернатора Тульской области, содержащимися в протоколах и в правовых актах была разработана технология автоматического занесения поручений из многопунктовых документов и документов с табличной формой в систему электронного документооборота.

   В целом, мы посещаем многие регионы, но такой глубокой и полнофункциональной интеграции системы, а также такой продуманной методологической основы использования АСЭД как в администрации Тульской области, мы не встречали нигде. В результате такой работы мы накопили солидный опыт, и другие регионы мы уже не убеждаем в необходимости внедрения такой системы, мы просто говорим, как это в действительности успешно работает. Следующий этап реализации системы, будет связан с расширением задач по организации электронного взаимодействия, с применением ЭЦП, в том числе на уровне обмена информацией с различными организациями государственной ласт, которые по роду своей деятельности часто взаимодействуют с органами власти. И обеспечить должностных лиц администрации Тульской области, руководителей органов исполнительной власти и подразделений аппарата администрации Тульской области, глав администраций муниципальных образований рабочими местами системы электронного документооборота с применением новых решений компании ЭОС для работы руководителей, в том числе с применением технологии ЭЦП.

5. Спасибо. Может быть, вы расскажете в заключение о вашей компании и причинах выбора ЭОС, его новых продуктах?

   Мы выступаем в роли интеграторов, прорабатываем методологическую сторону, решаем вопросы электронного документооборота, создания юридически значимого электронного документооборота, шифрования и ЭЦП и т. д. В итоге, обращаясь к нам, клиент получает все в «одном окне». Когда мы стали изучать рынок в 2003 г., то отдали предпочтение именно СЭД «ДЕЛО» и до сегодняшнего дня нисколько об этом не жалеем, развивая ее и находя нестандартное применение. Здесь нужно понимать, что сегодня то, на чем реализовывать проекты нам уже не принципиально, — мы накопили достаточно большой опыт именно в методологическом построении систем. Что касается «ДЕЛО», то эта система правильная, классическая, позволяет дисциплинировать пользователей, что немаловажно. В то же время с ЭОС можно разговаривать, обсуждать проблемные вопросы и решать их — это остается по-прежнему одним из ключевых моментов, объясняющих причины, по которым мы преданно работаем с компанией ЭОС. Что касается новых разработок компании, то мы имеем множество планов на eDocLib, — система очень удобная и универсальная. Может быть, именно из-за ее широких возможностей, трудно быстро найти ему сферу применения. Что касается решения на SharePoint, то сама платформа SharePoint у нас в регионе продвигается плохо, но вполне вероятно, что создание версии EOS for SharePoint под Foundation изменит ситуацию.

Источник: LiveJournal