«БезБумаг»: бизнес избавляется от бумажной рутины
Российские компании всё больше начинают использовать интернет для обмена документами.
Как известно, в России практически 100% юридически значимого документооборота между контрагентами происходит на бумаге. В стране циркулирует около 45 млрд. первичных документов ежегодно — договоры, акты, накладные, счета-фактуры. Между тем, сейчас есть возможность оцифровать этот процесс — передавать документы в электронном виде, не дублируя их потом на бумаге. Для того чтобы такой процесс работы с документаций стал возможным, компании могут использовать систему БезБумаг (система построена на платформе системы Диадок, разработчиком ее является компания ЗАО «ПФ «СКБ Контур»). Электронные документы, переданные через БезБумаг имеют юридическую силу, то есть абсолютно равносильны привычным бумажным документам с подписью и синей печатью. О преимуществах такого решения и экономической выгоде для предприятий при «оцифровке» бумажных процессов рассказывает Алексей Ермолов, генеральный директор ЗАО «РЦ «Практик».
Зачем предприятиям переходить на электронные документы
— Бизнес хочет быть быстрее и эффективнее. Стремится повышать рентабельность, оптимизировать затраты. Сейчас для решения всех этих задач есть простой метод — перевод внешнего документооборота с партнерами по бизнесу (клиентами, поставщиками) в электронный вид. Любая деятельность в России сопровождается бумагами. Мы их в бессчетном количестве шлем другу — почтой или с курьером, в соседний офис или в другой конец страны.
Законодательство и документы в электронном виде
— Договоры, акты, накладные, счета-фактуры — все эти документы согласно нашему законодательству компании могут передавать друг другу через Интернет с использованием соответствующих технологий. Исключения составляли только счета-фактуры, для которых законом оговаривался строго «бумажный» вид. Сейчас этот препятствие устранено — практически вся нормативно-правовая база для использования счетов-фактур в электронном виде, утверждена. То есть компании могут обмениваться документами через интернет как между собой, так и потом предоставить их прямо в электронном виде в налоговую. Через нашу систему обмена электронными документами БезБумаг компании уже сейчас обмениваются реальными документами. За 2011 год через платформу Диадок было передано более 4 млн. юридически значимых электронных документов. Все документы передаются мгновенно, по защищенным каналам связи и подписываются электронной цифровой подписью. Также ряд пилотных проектов по внедрению системы запущены в крупнейших отраслеобразующих предприятиях — Metro Cash&Carry, Мегафон, Русал, Nestle, Ростелеком и др.
По какому алгоритму работают с БезБумаг
— Сначала документы формируют и подписывают в электронном виде, а затем по телекоммуникационным сетям направляют контрагенту. Партнер по бизнесу также просматривает счета-фактуры в компьютере, в свою очередь, подписывает и пересылает своему виза-ви. Программа настроена на тройное резервирование документа, поэтому потерять его невозможно. Наряду с этим, существует специальный интеграционный модуль по взаимодействию с любыми корпоративными учетными системами клиентов, в том числе и с 1С. При этом разветвленная сеть представительств разработчика системы СКБ Контур (их более 800 по России) позволяет компании самой подключиться в любом городе и подключить всех своих контрагентов, даже если они территориально разбросаны по всей стране.
Затраты для компании по переходу на электронные документы, все ли компании смогут себе это позволить?
На самом деле наши клиенты как раз принимают решение об использовании электронных документов во внешнем документообороте именно с целью сократить текущие издержки.
В среднем, пакет бумажных документов обходится компаниям от 80-120, а то и 150-ти рублей — печать, расходные материалы, услуги почты и курьера, при доставке контрагенту, а также ведение архива. В системе электронного документооборота стоимость одного документа существенно ниже. Кроме сокращения издержек, ЭД исключает все риски, связанные с потерей документов, медленной доставкой, переоформлением или некорректным заполнением бумаг.
Основные технические требования подключения к системе БезБумаг
— Довольно простые. Конечно же, выход в сеть Интернет. Кроме того, предприятие или организация, решившие воспользоваться услугами системы БезБумаг, должны иметь комплект программного обеспечения для работы с электронной подписью.
Сегодня мы предлагаем предприятиям запускать совместные тестовые проекты с БезБумаг. В рамках тестового проекта мы подразумеваем настройку совместимости БезБумаг с учетной системой компании и тестовый обмен электронными документами с одним или более контрагентами. Надеемся, что БезБумаг позволит компаниям, как средним, так и крупным, повысить эффективность своего бизнеса и, как следствие, конкурентоспособность.
Материал предоставлен специально для iEcp.Ru
ЗАО "Расчетный центр "Практик
Источник: РЦ «Практик»