Больные вопросы участников электронного документооборота
Электронный документооборот между компаниями постепенно перестает быть чем-то диковинным и переходит в разряд стандартной практики. Это позволяет операторам электронного документооборота (ЭДО) и их абонентам более свободно общаться, легче формулировать вопросы и обозначать проблемы.
А любые проблемы это по сути задачи, которые появляются из специфики работы в определенной сфере. И у заказчиков, и у операторов, работающих с ними, практически при любом внедрении возникают такие задачи. Это могут быть как общие вопросы, так и вопросы определенного заказчика, связанные конкретно с его процессами. Попробуем посмотреть на наиболее частые вопросы и задачи, связанные с электронным документооборотом, с обеих сторон — с позиции операторов ЭДО и их абонентов.
Что волнует абонентов
Как интегрировать внешний обмен документами в корпоративную систему?
Основное решение, конечно, разработка интеграционного решения либо доработка уже существующего. Зачастую внутренняя система заказчика бывает настолько измененной под собственные нужды, что стандартное решение, разработанное оператором ЭДО, не подходит. В этом случае отдельно оговариваются условия, на которых будет осуществляться доработка. Если интеграционное решение нужно сделать с нуля, то вариантов разработки может быть несколько:
● силами заказчика, если в штате есть соответствующие специалисты;
● силами аутсорсинговых компаний, поддерживающих разработку для систем, используемых заказчиком;
● силами оператора ЭДО.
Кроме того, после исследования процессов может оказаться, что компании подойдет работа в веб-клиенте сервиса обмена, либо приобретение системы, с которой хорошо налажена интеграция с сервисом обмена и которая может закрыть ряд других задач.
Как хранить электронные документы?
Этот вопрос был актуален несколько лет назад, и остается актуальным до сих пор. Отличие в том, что сейчас появилось больше приемлемых решения для хранения архивов документов, как электронных, так и бумажных, и смешанных. Здесь тоже есть несколько вариантов решения:
● хранение у оператора ЭДО; Услуги по хранения отдельного оговариваются, подтверждаются соответствующими документами (доверенности, договоры).
● внедрение электронного архива; Данное решение подойдет не только для хранения электронных документов, но и для упрощения работы с бумажными документами, что важно на переходном этапе. С такими архивами у некоторых сервисов обмена уже есть интеграция.
Выбор варианта зависит от того, какие документы заказчик планирует хранить, как долго, какая политика безопасности в компании и т.д.
Как выставить счет-фактуру задним числом?
Здесь можно только менять процессы компании: выстроить их так, чтобы можно было выставлять счета-фактуры в срок в соответствии с налоговым законодательством. В конечном итоге это лучше скажется на работе самой компании. Если специфика отрасли и нормативно-правовые акты, регулирующие эту отрасль, не позволяют выставлять счета-фактуры вовремя, можно обратиться к местным налоговым органам, пояснить ситуацию, писать письма с вопросами в ФНС и Минфин. Кроме того, нужно помнить, что санкций непосредственно за выставление счета-фактуры с нарушением 5-дневного срока нет. Главное, чтобы не вовремя выставленный счета-фактура не повлек за собой других нарушений законодательства.
Как заставить своих контрагентов переходить на электронный документооборот?
На самом деле это общая задача и заказчиков, и операторов электронного документооборота. Здесь много вариантов, и сработать может как пряник, так и кнут. Всё зависит от того, сколько влияния имеет заказчик на своих контрагентов. В любом случае, наиболее эффективным будет совместная работа заказчика и оператора ЭДО по привлечению контрагентов. Вот наиболее распространенные методы:
● скидки на использование сервиса обмена как самим заказчиком, так и его контрагентами;
● выгодные предложения партнерства от заказчика своим контрагентам;
● перевод контрагентов заказчика на электронный документооборот в принудительном порядке.
Что волнует операторов ЭДО
Как мотивировать абонента менять устоявшиеся процессы?
Это тоже общий вопрос и заказчиков, и операторов ЭДО: одни не понимают, зачем им это нужно, другие стараются доказать необходимость изменений.
Компаниям, особенно тем, которые работают по одним и тем же процессам не первый год, сложно менять устоявшиеся процессы, привычки. Это влечет за собой потерю времени на организацию нового процесса, переобучение персонала, затраты на приобретение новых систем и т.д. Но в конечном итоге эти изменения повысят эффективность работы и поднимут компанию на новый уровень. Наша задача здесь — показать, как изменится работа заказчика с внедрением системы обмена и предложить оптимальный и наиболее безболезненный вариант перехода, в том числе и с учетом внутренних процессов. Например, если ранее в бумаге руководителю приходил сначала на подписание акт, а затем после другого круга согласования с этим актом приходила счет-фактура, то можно в электронном виде выстроить процесс так, что документы будут приходить на подписание один раз.
Как эффективно взаимодействовать с другими операторами ЭДО?
Чтобы начать работу с несговорчивым конкурентом, нужны реальные клиенты. Именно они будут заказчиками роуминга, причем со стороны обоих операторов ЭДО. Только так на данный момент можно начать продуктивные разработку и тестирование роуминга. Не только потому, что клиент может надавить на своего оператора ЭДО, но и потому, что так работа будет наиболее приближена к реальности. Без клиентов не будет отдачи, а ведь кроме роуминга операторы ЭДО разрабатывают и другую, не менее важную, функциональность.
Как работать с противоречиями в законодательстве?
С такими вопросами сталкиваются все, чья работа непосредственно связана с отслеживанием, изменением законодательства. Это не значит, что пишут законы некомпетентные люди. Просто изначально невозможно предусмотреть всё. Например, недавно столкнулись с тем, что форматы счетов-фактур не предусматривают указания прочерков, которые обязательны для указания в соответствии с правилами заполнения счетов-фактур. Решаем мы это обычными способом. Сначала ищем ответы в нормативно-правовых актах, смотрим разъяснения, изменения к законодательству. Потом, если решения нет, пишем письма в ФНС и получаем ответы.
***
Это далеко не все вопросы и задачи, возникающие как у заказчиков, так и у операторов ЭДО при внедрении сервисов обмена. Многие задачи очень специфичны, зависят от узких процессов конкретного клиента. Но, как мы видим, задачи решаемы. При внедрении важно проявить гибкость, способность посмотреть на процессы с другой стороны и не бояться изменений.
Источник: ECM-Journal.ru