«Все, что вы хотели спросить у оператора обмена электронными документами»

На форуме Клерк.Ру прошла интернет-конференция «Все, что вы хотели спросить у оператора обмена электронными документами». На вопросы наших читателей об организации и ведении электронного документооборота ответила Карина Кассис, аналитик компании Synerdocs.

Незарегистрированный пользователь: Мы получили сертификаты ЭП на директора и главбуха. Если мы сменим оператора ЭДО, будут ли они действовать у нового оператора?

Карина Кассис: В сервисах обмена операторов применяются сертификаты усиленной квалифицированной электронной подписи. Часть операторов работают исключительно с сертификатами, выпущенными их удостоверяющим центром. В случае, если вы смените оператора на такого, то полученный ранее сертификат может не подойти.

В Synerdocs подобных ограничений нет. В сервиcе можно использовать сертификат, полученный в любом аккредитованном удостоверяющем центре. Проверьте свой сертификат на нашем сайте.

Незарегистрированный пользователь: При передаче электронного документа фиксируется точная дата отправки документа. Можно ли подписать документ «задним числом»?

Карина Кассис: Ответ на вопрос содержится в самом вопросе. Отправить электронный документ «задним числом» нельзя, потому что сервис обмена фиксирует дату отправки.

Незарегистрированный пользователь: Есть ли возможность через вашу систему отправлять документы напрямую из 1С?

Карина Кассис: Да, конечно. У Synerdocs есть готовое интеграционное решение с 1С. Решение реализовано в виде внешней обработки, что позволяет не вносить изменения в конфигурацию вашей системы, таким образом она не будет снята с поддержки 1 С. Обмен документами осуществляется прямо из 1С, никаких дополнительных приложений и окон открывать не придется. Подробнее об интеграции с 1С читайте в специальном разделе на нашем сайте.

Незарегистрированный пользователь: Часто вижу в интернете вопросы о повреждении сертификата подписи для электронной сдачи отчетности и невозможности прочитать полученные сообщения в связи с повреждением сертификата. Как правильно поступить в таких случаях?

Карина Кассис: Необходимо выяснить природу возникновения ошибки. Причины могут быть разные. В любом случае в первую очередь необходимо связаться с удостоверяющим центром (далее — УЦ), в котором вы получали сертификат подписи. В случае, если УЦ сообщит, что сертификат валиден и с ним нет никаких проблем, то это будет сигнализировать о некорректной работе сервиса спецоператора, через которого вы сдаете отчетность. Тогда следует обратиться в техническую поддержку спецоператора.

Незарегистрированный пользователь: Чтобы обмениваться электронными документами с контрагентами должны ли они также подключиться к вашей системе? Или есть возможность отправлять документы даже тем, кто подключен к другому оператору?

Карина Кассис: Для обмена электронными документами участники должны быть подключены к сервису обмена оператора. К одному или нескольким — зависит от того работают ваши контрагенты в электронном виде или нет. В случае, если контрагенты только переходят на электронный обмен, то лучше подключаться к одному оператору. В противном случае обмениваться посредством роуминга. Такая возможноть тоже есть. На данный момент Synerdocs работает по вопросу роуминга с двумя операторами, с другими есть принципиальные договоренности о старте работ по роумингу в случае появления потребности. За ситуацией по роумингу можно следить на сайте roseu.org.

Пользователь Случайно зашел: У нас уже есть электронные подписи для налоговой отчетности. Можно ли их использовать при электронном документообороте со своими контрагентами?

Карина Кассис: Да, можно. В сервисах обмена электронными документами используется усиленная квалифицированная электронная подпись, как и для сдачи отчетности. Проверить сертификат можно на нашем сайте.

Пользователь Марся: Если возникнет хозяйственный спор между нашей организацией и контрагентом, то что мы предоставим суду? Суды хотят живые подписи и печати на бумажных документах. В крайнем случае нотариально заверенные копии. И что делать, если у нас только электронный обмен документами?

Карина Кассис: Электронные документы можно представить в суд двумя способами. Первый — представить электронные оригиналы вместе с файлами ЭП на основании п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ. Второй — в виде бумажных копий, заверенных печатью организации и подписью уполномоченного лица или руководителя. При этом согласно Письму Минфина РФ от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2 на бумажной копии электронного оригинала может быть отметка о том, что документ был подписан ЭП. Бумажные копии также можно заверить нотариально.

Также в сервисе Synerdocs на каждый неформализованный документ автоматически формируется информационная квитанция. Квитанция содержит информацию о подписантах, дату и время подписания, информацию о том, что документ был подписан в Synerdocs. Квитанция формируется в формате pdf, ее можно распечатать и предоставить в суд вместе с заверенной бумажной копией электронного документа или в электронном виде вместе с оригиналом документа.

Незарегистрированный пользователь: Как настроить электронный документооборот с поставщиком товаров? Товар привозится на склад автотранспортом поставщика, наш складской работник электронных подписей не имеет. Как, в какой момент и каким образом может подписываться ТОРГ-12, если она должна быть подписана в момент передачи товара? А не раньше или позже.

Карина Кассис: Для решения задачи можно рассмотреть несколько вариантов. Автоматизировать описанный процесс, обеспечив работника склада необходимыми техническими средствами и программными продуктами, т.е. предоставить ему компьютер, произвести настройку, подключить к сервису обмена. В таком случае бухгалтер поставщика будет отправлять электронную накладную ТОРГ-12 через оператора, а принимать и подписывать ее будет работник склада.

Другой вариант — подключить к сервису вашего бухгалтера. При получении электронной ТОРГ-12 от поставщика, бухгалтер посредством печати делает бумажную копию документа, передает ее на склад, после приемки товара работник склада сообщает о результатах, затем бухгалтер либо принимает и подписывает электронный документ, либо отказывает в подписи в случае каких-то нестыковок. Такой вариант менее удобный, но даже у него есть плюсы — мгновенная доставка документов, отсутствие риска потери документов, оперативное внесение поправок. Транспорт поставщика стоит еще под окнами вашего офиса, а вы уже закрыли отгрузку первичной документацией.

Незарегистрированный пользователь: Как обстоит дело с защитой информации в вашей компании? Документами многих компаний хотели бы завладеть их конкуренты. И если бумажные копии достать не так легко, то взлом баз данных в наше время обычное дело. Какие вы даете гарантии своим клиентам по защите их информации?

Карина Кассис: Информационная безопасность — один из ключевых элементов работы сервиса обмена. Разумеется, мы уделяем ей особенное внимание. С технической точки зрения мы соблюдаем все необходимые меры для исключения несанкционированного доступа к данным:

• используем шифрование по протоколам SSL/TLS;
• жестко регламентируем механизм доступа к сервису (по сертификатам ЭП);
• данные хранятся в ЦОД высокой степени защищенности и надежности (TIER 3);
• при необходимости (если у абонента повышенные требования к безопасности) мы можем использовать дополнительные возможности шифрования, защищенные каналы передачи данных и т.п. — все зависит от абонента.

Эти технологии гарантируют, что данные не будут перехвачены во время передачи. Или не попадут в чужие руки, если, например, даже кто-то ворвется в ваш офис и унесет с собой ваши компьютеры.

Но, как показывает опыт зарубежных компаний, самое уязвимое место в информационной безопасности — это сами люди. К сожалению, нет 100% эффективного инструмента, защищающего вас от недобросовестных сотрудников и человеческих ошибок. Но работая в тесной связке с собственной службой безопасности абонента мы можем предоставить определенные гарантии, что документы не утекут в третьи руки без вашего ведома.

Незарегистрированный пользователь: Какие типичные сложности возникают, если в компании существует бумажный и электронный документооборот? Можно ли комбинировать электронный и бумажный документооборот с одним контрагентом?

Карина Кассис: Комбинировать электронный и бумажный обмен документами можно. При этом, главное, грамотно выстроить внутренние процессы организации. Сочетать бумагу и электронные документы можно по разным видам документов, по отдельным контрагентам и др. Комбинируя в рамках одного контрагента, важно не допускать дублирование (см. Письму Минфина России от 17.06.2013 N ЕД-4-3/10769). Например, электронными счетами-фактурами и первичкой обмениваться в электронном виде, а договорами в бумаге. Отправлять один и тот же документ в бумаге и электронно нельзя. Это может привести к путанице с определением оригиналов документа.

Например, ECM система Directum позволяет автоматизировать управление как бумажными, так и электронными документами компании.

Незарегистрированный пользователь: Как работать с документами в вашем сервисе, если формировать их должен один человек, а подписывать — другой?

Карина Кассис: Все очень просто. Оба сотрудника регистрируются в сервисе. На примере веб-клиента: первый создает документы, сохраняет их во вкладке «Черновики», другой — только подписывает. При этом первый сотрудник может заходить в веб-клиент по паре логин-пароль, не приобретая электронную подпись, поскольку он не будет ей пользоваться. Второй авторизуется по сертификату электронной подписи. Сохраненные в черновиках документы будут доступны второму пользователю, потому что специалисты работают в одной компании. Права доступа также настраиваются для каждого отдельного случая.

Незарегистрированный пользователь: Как выбрать оператора обмена электронными документами? На что обратить внимание прежде всего?

Карина Кассис: Каждый выбирает себе сервис, опираясь на множество факторов, и не всегда они справедливы для всех компаний. Кто-то предъявляет особые требования к безопасности, а кому-то нужна возможность множественной подписи. У всех разные «хотелки».

Поэтому я просто рекомендую вам обратить внимание на ту информацию о сервисе, которая важна одинаково для всех во время выбора (и дальнейшей работы):

1. Стоимость обмена — конечно, на это смотрят чуть ли не в первую очередь. Однако, почти всегда оператор будет готов предложить цену специально для вас. Задавайте вопросы оператору, выясняйте, из чего состоит цена и как можно ее изменять.
2. Подключение ваших контрагентов. Количество уже подключенных компаний — это интересно, но нужно ли? Далеко не факт, что среди абонентов будет нужный вам контрагент. Поэтому правильней будет выяснить, как оператор поможет подключить к вам нужного контрагента, как он будет переводить ваших контрагентов на электронный обмен, какие работы он может взять целиком на себя.
3. Опыт компании. Вот это действительно важно. Если у сервиса или его разработчика уже есть опыт в ЭДО, успешные проекты, значит, команда умеет качественно выстраивать процессы, реагировать на ваши требования. Например, я бы рекомендовала посмотреть, насколько богат опыт работы с документами вообще — не только в области межкорпоративного обмена.
4. Техническая поддержка. Это та служба, с который вы будете общаться, когда у вас возникнут пожелания к системе. Узнайте, как быстро она реагирует на запросы, какие есть нюансы взаимодействия.
5. Интеграция. Многие абоненты работают в своих информационных системах и не хотят менять привычек. Узнайте, обладает ли сервис интеграционными возможностями, спросите оператора о своей системе.
6. Роуминг — в последнее время очень популярный вопрос. Важно знать, готов ли оператор по вашему желанию сделать роуминг с любым оператором ЭДО, на которого вы укажете. Если же оператор говорит, что роуминга нет и не будет, стоит задуматься, нужен ли вам этот сервис.
7. Готовность к доработкам функциональности. У вас могут быть специфические потребности, которые придется каким-то образом переводить в электронный вид. Готов ли оператор сделать это для вас? Сколько это будет стоить?

Есть еще множество мелочей, которые лучше обсуждать с конкретным оператором. Обращайтесь! Смотрите запись вебинара «Метод мультиварки: выбираем оператора документооборота».

Незарегистрированный пользователь: Существует ли какая-нибудь конкуренция между операторами ОЭД? Или все они могут предложить лишь стандартный набор услуг?

Карина Кассис: Конкуренция существует и, более того, нарастает. Операторов сейчас довольно много — рынок бурно растет, порог входа для технологических компаний с хорошим опытом не очень высок. Уже сейчас можно выбирать среди десятков сервисов примерно одинаковых по функциональности, и их численность до сих пор растет.

Поскольку технически они все делают одно и то же, уровень сервиса является единственным конкурентным фактором. Например, более конкурентоспособны те сервисы, которые могут гибко реагировать на потребности абонента, помогать ему эффективно выстраивать процессы, подключать контрагентов, развивать интеграцию и создавать новые возможности — от внедрения дополнительных кнопок в интерфейсе до настройки роуминга. И в этом направлении мы развиваемся.

С другой стороны некоторые операторы в условиях растущего рынка стараются успеть подключить как можно больше абонентов, отодвигая качество услуг на второй план («вот сейчас всех подключим, потом займемся качеством»). Прямым следствием этого, например, является очень длительное и тяжелое появление роуминга. Это, разумеется, мешает всем — и потребителям в первую очередь.

Поскольку рынок еще только формируется, то и механизмы ценообразования тоже до конца еще не сложились. Некоторые операторы могут, например, сильно демпинговать или задирать цены. На данном этапе это не критично, но может внести некоторое смятение среди потребителей услуг, которые и так-то довольно смутно представляют себе, как формируется стоимость электронных документов.

Словом, конкуренция на рынке ЭДО сегодня проявляется все острее. Наконец-то операторы вошли в локтевой контакт, что в конечном счете приведет к повышению качества услуг. И к роумингу)

Незарегистрированный пользователь: Можно ли привлечь оператора к ответственности за сбои в системе и утрату данных?

Карина Кассис: Вопросы ответственности сторон, как правило, закрепляются в договоре. При подключении к Synerdocs между оператором и клиентом заключается лицензионный договор. Также принципы работы с Synerdocs, разрешение разногласий и т.п. закреплены в Регламенте сервиса. Чтобы начать обмен через Synerdocs следует просто присоединиться к Регламенту. Ознакомиться с документом можно на нашем сайте.

Решение каких-то конкретных ситуаций можно также включить в договор.

Незарегистрированный пользователь: Как будет развиваться рынок систем электронного документооборота в 2015 году?

Карина Кассис: Подозреваю, что вы все-таки хотели спросить про сервисы ЭДО, поскольку системы электронного документооборота (СЭД) — это несколько другой класс решений для автоматизации внутреннего обмена документами.

На наш взгляд в 2015 несомненно будет увеличиваться количество участников обмена, а вместе с этим и документопоток. Трафик вырастет не только за счет новых подключений к операторам, но и за счет увеличения количества документов, переводимых в электронный вид. Вместе с этим операторы будут предлагать новые интеграционные и отраслевые решения.

Однозначно будут появляться новые форматы, уже в начале года ожидается формат УПД. И конечно, роуминг, без которого дальнейшее развитие рынка не будет столь стремительным, как хотелось бы.

Надвигающийся экономический кризис также может оказать влияние на развитие рынка обмена, какое — покажет время. Очевидно, что бизнес будет искать пути экономии, начнет активнее переходить на электронные документы, потому что их обработка и пересылка значительно дешевле бумаги. При этом бизнес не будет начинать что-то новое.

В целом рынок обмена ЭД еще не устоялся, основные игроки определились, но их позиции еще могут существенно измениться. Операторы будут продолжать активно делить рынок... кто больше наподключает контрагентов и т.п.

Незарегистрированный пользователь: Сроки хранения бумажных и электронных документов одинаковы или есть различия?

Карина Кассис: Сроки хранения бумажных и электронных документов одинаковы и не имеют никаких отличий.

Незарегистрированный пользователь: У вас тариф — 600 р в месяц за 100 документов. А если у меня скажем, 102 документа, я буду платить 2850?

Карина Кассис: Не понимаю, откуда появилась такая цифра :). Стоимость отправки одного формализованного документа (счет-фактура, товарная накладная по форме ТОРГ-12 или акт выполненных работ) 6 руб. Неформализованного, например, договор — 3 руб. При этом, если вы отправляете счет-фактуру и документ-основание за один раз, то стоимость пакета составит 6 руб. Получается, если вы в месяц отправляете 100 формализованных документов или пакетов (счет-фактура + основание), то платите 600 руб. Отправите 102 документа, заплатите 612 руб.

Незарегистрированный пользователь: Как вы считаете, падение курса рубля скажется на тарифах операторов ЭДО? Как часто тарифы повышаются?

Карина Кассис: На мой взгляд, падение курса рубля не скажется на тарифах операторов. В сравнении с прошлым годом тарифы не то, что не повысились, а понизились почти на 15%. Стоимость отправки формализованного документа в Synerdocs в 2013 году составляла 7 руб., в конце 2014 — 6 руб. При этом появилась еще пакетная отправка. Стоимость счета-фактуры и документа-основания составляет на сегодняшний день 6 руб.

Незарегистрированный пользователь: Как можно быстро сменить оператора ЭДО? Каков порядок и насколько это затратно?

Карина Кассис: Какого-то определенного порядка смены оператора нет. На мой взгляд, надо просто руководствоваться здравым смыслом. В первую очередь следует выбрать нового оператора, чтобы в переходный момент вам не пришлось возвращаться к работе с бумагой. Перед тем, как расторгнуть договор с прежним оператором, выгрузить все документы из сервиса на свои носители. Подключиться к новому сервису, протестировать обмен, подключить контрагентов или уведомить их о смене оператора, если они уже подключены. При необходимости загрузить документы, выгруженные из прежнего сервиса, в новый. Начать обмен.

Незарегистрированный пользователь: У нас есть один поставщик в Крыму и мы склоняем его к введению ЭДО. К каким операторам он может подключиться? Есть ли какие-то ограничения по Крыму?

Карина Кассис: Никаких ограничений относительно Крыма нет. Доверенные операторы ЭДО ФНС работают на всей территории России. Сейчас Крым такой же регион РФ, как и все другие. Поэтому подключиться можно к любому оператору.

Незарегистрированный пользователь: Соответствуют ли требованиям текущего законодательства по защите персональным данным предлагаемые вами решения, в которых участвуют персональные данные?

Какие документы вы можете предоставить о соответствиии ваших решений законодательству в области защиты персональных данных?

Карина Кассис: Да, передача документов, содержащих сведения ограниченного распространения (коммерческая тайна, персональные данные и т.п.) возможна через Synerdocs.

При подключении к сервису создается защищенный канал передачи данных. Защита данных, передаваемых через Synerdocs, обеспечивается 128-битным шифрованием на основе протокола HTTPS и обеспечивает их надежную защиту.

Уточните, пожалуйста, о каких документах идет речь.

Незарегистрированный пользователь: Мы собираемся внедрять ЭДО, но не знаем когда лучше: сейчас или подождать начала года. Что Вы бы посоветовали?

Карина Кассис: Исходя из практики, можем сказать, что осуществить полноценное внедрение до конца года не получится, мало времени. Минимально, что можно сделать, это зарегистрироваться в сервисе, приобрести электронные подписи, если их нет, попробовать обмен в веб-клиенте с несколькими контрагентами, чаще не более 10. Настройка интеграции, перевод основной массы контрагентов на электронный обмен займет некоторое время.

В итоге, мы советуем вам начать знакомство с обменом электронными документами в этом году, а внедрение уже в следующем.

Незарегистрированный пользователь: Какие нормативно-правовые акты регулируют порядок проведения выездной налоговой проверки при электронном документообороте?

Карина Кассис: Каких-то специфичных нормативных актов, регулирующих порядок проведения выездной проверки при обмене электронными документами, нет. Основной закон, которым следует пользоваться — Налоговый кодекс РФ, глава 14, а также другие нормативные акты, применяемые для бумажных документов. Смотрите запись вебинара, посвященного этому вопросу.

Источник: ИА "Клерк.Ру"