Дмитрий Шимкив об электронном документообороте на Украине

2014 стал не только годом больших изменений в политической жизни страны, но и годом прихода в госуправление людей из корпоративного бизнеса. Самой заметной в сфере ИТ личностью, пришедшей в государственное управление, стал Дмитрий Шимкив — украинский топ-менеджер в сфере информационных технологий, экс-генеральный директор «Майкрософт Украина», а с июля 2014 заместитель главы Администрации Президента Украины по вопросам проведения административных, социальных и экономических реформ. Одной из первых задач Дмитрия в Администрации Президента стало внедрение системы электронного документооборота.

Портал itvesti.com.ua, издание «Электронный документооборот и ИТ для бизнеса» провело интервью, в ходе которого Дмитрий рассказал о процессе внедрения СЭД и его взглядах на наиболее значимые вопросы развития систем электронного управления в Украине.

Дмитрий, расскажите пожалуйста в каком состоянии находилась система электронного документооборота в Администрации Президента Украины на момент начала вашей работы в ней?

В администрации президента работала и продолжает работать система учета документов. Электронный документооборот и система учета документов это две разные вещи потому, что в системе учета вы документа не найдете, а в системе электронного документооборота вы документ найдете.

В системе учета фиксируются только учетные записи о перемещении документов. Например, есть регистрационная запись о получении письма и данные о его списании на определенного человека. Эти записи — это все что вы могли в системе учета увидеть.

Расскажите с чего вы начали работу по внедрению полноценного электронного документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота всегда нужно рассматривать в комплексе. Суть системы электронного документооборота в том, что это не просто передача электронного документа от одного сотрудника к другому, а создание полноценной информационной среды для совместной эффективной работы персонала.

Поэтому начали с самых базовых вещей: запуск современной электронной почты, общих рабочих календарей, настроили сервисы управления задачами и добавили возможность удаленного доступа к новым сервисам.

Вторым этапом стало создание информационных порталов. Созданы порталы департаментов и приемных. Порталы используются для постановки задач, сбора аналитики, накопления, поиска и обмена рабочей информацией, здесь же публикуются важные события и новости, касающиеся работников структурных отделов.

Все наши порталы объединены в единую систему и интегрированы с существующей системой учета документов АСКОД, что позволило создать унифицированную систему отслеживания и обработки документов. В системе реализована работа с сервисом «Звернення громадян», идет тестирование целого ряда новых сервисов. На данный момент нами уже налажен процесс оцифровки и распознавания входящих документов. После распознавания все документы в системе индексируются и становятся доступны для системы обработки и поиска данных.

Сейчас мы ведем разговор с другими органами власти, что бы они нам предоставляли данные в электронном режиме. Это, скажем честно, не очень просто. Сбор данных необходим для консолидации информации, которая сейчас в разрозненном виде хранится в различных органах власти.

Еще у нас идет процесс обсуждения планов по созданию системы информационного взаимодействия между областными и районными администрациями. Тут накладывается очень много проблем, но все они вполне решаемые.

Единственный вопрос, который нам еще только предстоит побороть, это вопрос электронной подписи. В украинском законодательстве ЭП засунули всюду куда можно и нельзя. Во всем мире нет такого «молебна» на электронную подпись.

Насколько я знаю сейчас есть планы по унификации украинской цифровой подписи с европейскими стандартами.

Есть разные точки зрения по поводу электронной подписи. В Украине есть целый «зоопарк» версий ЭП которые между собой плохо совместимы и не интероперабельны.

Скажу честно, я сторонник того что цифровая подпись должна быть универсальна. Желательно использовать международные стандарты, которые работаю на всех существующих платформах: Google, Apple, Microsoft, Linux, FreeBSD.

Я часто слышу «слезную» историю о том, что «українські інститути розробили супер криптографічну систему, яка більше ніде в світі не використовується». Но в этой истории ключевое слово «не використовується», никто из крупных разработчиков программного обеспечения не хочет встраивать ее в свои продукты. Поэтому, нам сейчас нужно очень хорошо подумать над этим вопросом.

Все разговоры о том, что у нас есть «супер технология» электронной подписи не состоятельны. И то, что 65 процентов рынка этой технологии сконцентрировано в одной компании в Харькове меня очень сильно смущает. Я буду настаивать на том, что это неправильно.

Идея некоторых государственных органов благословить всю эту модель и придумать центр интероперабельности не пройдет. Мы должны использовать модели, которые существуют во всем мире. Пора уходить от тех рудиментов, которые не дают нашей стране нормально развиваться.

Скажите какими критериями оценивается эффективность работы системы электронного документооборота в Администрации Президента?

На данный момент для себя мы определили, что будем оценивать работу системы электронного документооборота по количеству пользователей и количеству документов попадающих в систему.

На самом деле, сейчас еще очень рано говорить об действительной эффективности системы потому, что мы ее еще достраиваем. Мы работаем с этим проектом по методу Scrum: внедряем, смотрим как работает, видим неудобства, тут же меняем, улучшаем.

Говоря об оценке эффективности еще нужно понимать, что не все сотрудники администрации «счастливы» от того, что им приходится использовать электронный документооборот.

Люди привыкли письма носить. Переключиться на работу в электронной системе им бывает не легко и это тоже нужно учитывать при оценке эффективности.

Чтобы показать удобство работы с электронным документооборотом мы активно обучаем наших сотрудников. Для обучения работе с системой созданы видео курсы, также у нас проходят тренинги по обучению работе с электронной системой, организована удобная служба поддержки пользователей.

Скажите с какими трудностями вы столкнулись при внедрении системы электронного документооборота в Администрации Президента Украины?

Первое с чем столкнулись это с проблемой описания и прорисовки процессов. Как оказалось, половина всех процессов ходит по кругу и в том виде, в котором они работали, автоматизировать их не было смысла. Поэтому, прежде чем переносить процессы в электронную систему, нам необходимо было заниматься еще и их оптимизацией, что занимает довольно много времени. О второй проблеме я уже говорил, это сложности с обучением пользователей.

Дмитрий, вы как человек, который довольно много работал как с государственными, так и с коммерческими заказчиками замечали ли вы разницу в подходе к построению информационных систем. В чем они выражаются?

На сегодняшний момент, когда бизнес заказывает информационную систему, он четко знает чего хочет. Бизнес, при помощи автоматизации, пытается решить какую-то проблему или получить какое-то преимущество. В государственной же организации до конца не понимают, что они получат с внедрением новой системы. Большинство госслужащих не хотят перемен, их все устраивает так как есть.

Дмитрий, периодически возникают призывы к замещению в органах власти импортных программных продуктов отечественными. Как вы относитесь к этому вопросу?

Я считаю, что государство должно тратить деньги налогоплательщиков не на создание каких-то непонятных базовых «национальных» программных продуктов, а на создание общественно важных информационных систем.

Сегодня вам, как гражданину, и мне, как гражданину, все равно на чем будет построена система, предоставляющая мне админ услуги. Главное, чтобы она работала в браузере. Важно, чтобы она была удобна для пользования, важно, чтобы реестры были открыты и, чтобы ее модификация стоила дешево.

А стоимость модификации, в первую очередь, определяется стоимостью и доступностью специалистов, которые владеют технологиями, на которых создана система. Поэтому, когда мы говорим об использовании технологий, давайте смотреть комплексно, а не выкрикивать политические декларации. Давайте думать о том, кто созданную систему будет обслуживать, гарантировать ее безопасность и, главное, сколько это все будет стоить. Нужно всегда оценивать совокупную стоимость владения.

Как вы считаете, какие информационные системы сейчас наиболее актуальны для Украины?

Во-первых, необходимо объединение и публичность реестров. Сюда входят реестры пациентов, реестры недвижимости, кадастровые реестры. Все это должно быть открыто и доступно для любого гражданина Украины в электронном виде. Некоторые мне рассказывают, что это требует очень много денег. Я, как человек выросший в ИТ бизнесе, не понимаю откуда такие возгласы о сложности открытия реестров.

По сути, что такое открытый реестр — это база данных с веб интерфейсом. Если мы соберем группу программистов, то за месяц они построят эти системы и создадут единый интерфейс с функцией поиска в этой системе. И не надо рассказывать, что это мегасложно.

Например, сейчас инициативная группа ИТишников делает электронную систему гос. закупок. Я поддержал эту идею ИТ общественности. Работа в этом направлении сейчас идет и скоро мы сможем посмотреть, что из этого получится.

Во-вторых, актуально построение открытых аналитических систем, в которых отображаются данные о состоянии государства.

Я вам приведу один пример. Попробуйте сегодня найти список государственных предприятий с их оборотом. В открытом доступе вы его не найдете, а это вещь, которая должна быть полностью доступна. Или еще один пример. Зайдите на сайт министерства статистики и насладитесь табличным, совершенно неудобном для восприятия отображением данных.

А если вам для принятия решения срочно нужно собрать информацию о каком-то регионе? Теоретически, все необходимые вам данные есть в разных государственных органах, но они все разбросаны по разным ведомствам и слабо систематизированы. На сбор необходимых данных в единое целое у вас уйдут месяца. То есть о какой-либо быстрой аналитике и своевременном принятии решения в этом случае даже и речи не идет.

К аналитическим системам также можно отнести анализ КPI как отдельных госчиновников, так и государства в целом, чтобы можно было мониторить развитие государства.

В-третьих, Украине необходимы системы взаимодействия с гражданами и системы электронной демократии. У нас даже в конституции записано, что обращение в органы государственной власти должно быть в письменном виде. Сейчас мы доказываем, что обращение в электронном виде это тоже письменный документ и должен обладать с ним равными правами.

Все вместе — это ИТ системы, которые помогут нашему обществу решить проблему прозрачности государственного управления.

Насколько я понимаю, запустив в работу описанные вами системы, мы перейдем к полноценному электронному правительству? Что вы вкладываете в понятие «электронное правительство»?

Электронное правительство — это использование в управлении государством электронных инструментов и системы взаимодействия государства с гражданами и бизнесом электронным способом, без прямого контакта с чиновниками.

Все электронное правительство состоит из двух направлений. Первое направление — это системы оценки внутренней эффективности. Второе направление — это построение сервисов для граждан и бизнеса. Существует обязательный список электронных сервисов, которые на сегодняшний момент одобрены европейским союзом. Всего их двадцать: 8 для бизнеса и 12 для граждан. Передовым примером работы электронных сервисов является Сингапур. Там в электрон виде доступно 1500 сервисов. В Сингапуре вы можете даже компанию открыть с мобильного телефона.

И последний вопрос, как работать в гос. аппарате после крупной международной корпорации, которая использует последние достижения технологий?

Все нормально. Знаете, я пришел сюда потому, что я хочу реальных изменений в нашем государстве. Я решил так «если не я — то, кто»? Все ожидают, что это сделает кто-то другой. Ждать пока кто-то придет и сделает все за нас нельзя. Нужно просто приходить и самому делать. Я к себе в команду зову молодых ребят, волонтеров, специалистов, которые приходят и мы с ними начинаем строить систему. Тут все как в гараже. Если кто-то думает, что у нас здесь какие-то большие ресурсы, то их реально нет. Поэтому приходится строить с теми ресурсами, которые есть. И я уверен, что у нас все получится.

Интервью провел: Роман Иваницкий

Источник: itvesti.com.ua