Контролировать внедрение СЭД должен генеральный директор

Если поручить контроль СБ или юристам, проект может завершиться провалом, предупреждает руководитель IT-департамента RosLogistics Павел Баскаков.

«Несколько лет назад автоматизация документооборота на предприятии внедрялась не повсеместно: преимущественно в крупных организациях. В последние два года таким программным обеспечением заинтересовались также малые и средние компании. Системы стали функциональнее и проще в использовании. Появились возможности потокового ввода данных. Комплект, состоящий из современного промышленного сканера и набора ПО, позволяет за несколько минут распознать бумажный документ, преобразовать его в электронный, проиндексировать по ключевым словам и классифицировать.

Cамое подходящее время для внедрения системы электронного документооборота

Вам нужно задуматься об автоматизации документооборота на предприятии, если документы долго рассматриваются сотрудниками (из-за чего могут срываться сделки) или теряются внутри компании (это касается как файлов, так и бумажных копий). Как правило, предприятию стоит внедрять систему автоматизации документооборота, если численность его работников достигает 100 человек, а в юридическом отделе заняты минимум два специалиста.

Как подготовиться к автоматизации документооборота на предприятии

Прежде всего нужно составить схему рабочего процесса управления документами. Как правило, эту работу выполняет юридическое подразделение компании. При подготовке к внедрению системы электронного документооборота нужно рассмотреть все этапы оборота документа: создание, согласование, утверждение, исполнение, утилизацию. Важно определиться с правами доступа к информации, системой оповещений при согласовании документа и в течение его оборота.

Первый шаг к запуску системы автоматизации документооборота — подготовка процедуры работы с документами. С процедурой нужно под подпись ознакомить всех участников процесса, обязав их точно следовать установленному порядку. От первого лица компании на начальных этапах проекта зависит очень многое. Задача Генерального Директора — требовать от персонала неукоснительного соблюдения процедуры. Документы, не внесенные в систему электронного документооборота и не согласованные в ней, не должны подписываться.

Некоторые работники в ходе внедрения могут пробовать процедуру на прочность, придумывая однотипные отговорки, почему невозможно работать с системой: документы вносить туда долго, программа неприменима к уникальным бизнес-схемам предприятия. Такие проблемы возникают потому, что раньше в компании составлялись плохие проекты договоров. На этом этапе генеральному директору важно понять: электронные системы разрабатывались не один год и прошли не одно внедрение. Поэтому важно, несмотря на возникающие проблемы, сделать новый порядок обязательным для всех, а чуть позже заняться его локальной оптимизацией.

Еще раз подчеркну: контролировать внедрение должен лично генеральный директор. Если контроль результатов делегировать службе безопасности или (еще хуже) юридическому департаменту, есть риск, что проект завершится провалом. Вместе с тем юридическому отделу можно доверить управление ходом внедрения, контроль его сроков и стоимости. Чтобы стимулировать сотрудников к своевременному завершению проекта, разработайте систему бонусов. Вознаграждение должно выплачиваться только в случае выхода системы на запланированную мощность в срок, причем без перерасхода бюджета.

Сроки реализации проекта

Внедрение автоматизированного документооборота обычно занимает от месяца до года — в зависимости от размера компании. Этот процесс может идти поэтапно. Например, на первом этапе запускается электронное согласование только в отношении поставщиков компании либо только в выбранном филиале или подразделении.

Этапы автоматизации документооборота на предприятии

• Этап запуска — подготовка предложений и принятие решения о целесообразности проекта. Занимает 10% всего времени реализации.
• Этап подготовки к внедрению — формулирование требований к системе, выбор поставщика, заключение договора, разработка внутренних положений, подготовка команды. Занимает 20% времени.
• Этап внедрения — развертывание системы, конфигурирование, обучение персонала, реализация пилотного проекта. Занимает 40% времени.
• Этап выхода на запланированную мощность — массовый ввод документов, контроль соблюдения процедур. Занимает 30% времени.

В нашей компании процесс внедрения системы электронного документооборота проходил именно в несколько этапов. Инициатором и «мотором» проекта стал юридический департамент. До начала внедрения документы у нас, как и во многих других компаниях, согласовывались на бумаге. Автоматизация длилась около пяти месяцев. Были внедрены решения для юридического департамента (электронное визирование договоров) и департамента операций (хранение технологических карт операций, согласование документации, разрабатываемой в ходе реализации проектов). В планах — автоматизация внутренней канцелярии (приказы, распоряжения, регламенты) и кадрового документооборота (приказы, документы, касающиеся финансовой мотивации).

Как выбрать подходящую систему автоматизации документооборота

На российском рынке представлены решения более чем 20 производителей, из которых четыре-пять игроков — очень технологичные. Большинство программных продуктов — отечественные. Российские разработчики систем электронного документооборота предлагают более конкурентоспособные решения, чем международные компании. При выборе системы оцените следующие ее параметры:

• совокупная стоимость владения за год (типовое решение + услуги внедрения и обучения + сервисная поддержка);
• обеспечение актуальности продукта (обновление системы в течение года или двух в рамках стандартной технической поддержки без дополнительной оплаты);
• возможность легко и быстро подключать дополнительные модули (без оплаты дополнительных услуг внедрения);
• потенциал интеграции системы документооборота с другими программами (почтовые клиенты, учетные системы).

Автоматизация документооборота на предприятии и облачные технологии

Облачные технологии позволяют не устанавливать систему документооборота на компьютеры компании — данные будут храниться на удаленных серверах. Использование таких технологий существенно снижает затраты на лицензии и инфраструктуру. Однако есть и серьезные минусы — в основном они касаются безопасности данных. Особо остановлюсь на двух недостатках.

1. Во многих договорах есть положения о конфиденциальности, в соответствии с которыми за разглашение информации предусматривается штраф. Если ваша компания хранит документы на собственных серверах, вы полностью контролируете риск разглашения (например, закрепив соответствующие условия в трудовых договорах). При заключении же контракта на использование облачных технологий поставщик решения, как правило, не берет на себя риски, связанные с нарушением конфиденциальности. А значит, в случае разглашения информации из договора финансовые потери понесете вы, а не поставщик услуги.

2. В договорах, как правило, содержатся персональные данные. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ устанавливает особый порядок работы с такой информацией. Поэтому, подключая облачную систему электронного документооборота, имейте в виду, что персональная информация может неконтролируемо уходить третьим лицам, в том числе за рубеж. А значит, при заключении договора на использование облачной системы нужно обсудить с поставщиком безопасность персональных данных, а также принятие им рисков на себя в случае утечки этой информации".

Автор: Павел Баскаков, руководитель IT-департамента компании RosLogistics

Источник: iBusiness