Еще раз о юридической значимости электронных документов
Вопрос о юридической значимости документов многим кажется малоинтересным и не заслуживающим особого внимания. Однако, сам термин практически у всех на слуху. В частности, за это можно благодарить отечественных e-invoice операторов, которые свои улуги называют не иначе как юридически-значимым документооборотом (ЮЗД), нимало не смущаясь отсутствием какого-либо законодательно закрепленного значения этого термина и тем, что раньше объект их автоматизации и документооборотом то никто не называл.
Юридическая значимость
Употребить этот термин спокойно может даже человек с юридическим образованием. «Ваш скан не будет иметь юридическую значимость». А попросите его четко сформулировать, что это значит?
В свежем терминологическом ГОСТе по делопроизводству есть определение: юридическая значимость документа — свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
Скан не является юридически значимым? Вы уверены? А почему? Он не может быть подтверждением? На каком основании? Есть сомнения в его подлинности? Вот! Кажется мы подбираемся к чему-то важному!
В российской нормативно-законодательной базе определение юридической значимости отсутствует. Не находил я его и в теории права (поправьте, если ошибаюсь).
Более интересное, на мой взгляд, определение есть в решении совета Евразийской Экономической Комиссии от 18.09.2014 г. № 73 «О концепции использования при межгосударственном информационном взаимодействии сервисов и имеющих юридическую силу электронных документов.» Согласно ему, юридическая значимость электронного документа — свойство электронного документа, позволяющее воспринимать содержание данного документа как подлинное.
В недавно вышедшем Постановлении Правительства Хабаровского края мы немного переформулировали данные определения: под юридической значимостью документа в СЭД понимается присущее ему свойство, позволяющее выносить заключение о подлинности документа, на основании которого он может применяться в правоотношениях, вызывать правовые последствия, использоваться при совершении юридически значимых действий или являться результатом таких действий.
Очевидно, что вопрос о юридической значимости документа связан прежде всего с такими его свойствами, как подлинность и целостность. Причем, сама по себе юридическая значимость свойством документа являться не может, она может лишь возникнуть (или не возникнуть) когда документ необходимо использовать в качестве подтверждения тех или иных юридических фактов (например, в качестве доказательства в суде). По большому счету надо говорить не об обеспечении юридической значимости электронных документов, а о принятии мер, направленных на повышение вероятности того, что в нужный момент ваш документ будет признан юридически значимым.
ЮЗ по русски и 63-ФЗ
В России вопрос применения электронных документов призван решить закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Прежде всего речь идет о статье 6 этого закона, в которой устанавливаются критерии равенства электронных документов аналогичным бумажным. Однако, если проследить за изменениями, вносимыми в российское законодательство в последнии несколько лет, можно просто ужастнуться от количества поправок, вводящих возможность использования электронных документов практически во все законы, в которых речь идет о каких либо документах.
Известный российский эксперт Наталья Александровна Храмцовская в одной из своих статей, посвященных теме юридической значимости документов справедливо замечает, что у нас все идет к «созданию двух параллельных законодательств — одного для бумажных документов, и второго — для электронных. Между ними неизбежно возникают расхождения, на которых можно играть в случае судебных споров.» Например, как рассматривать документ, для которого в специальном законе не установлена электронная форма? Ведь для других документов такие поправки в законы внесены. При чем тут вообще 63-ФЗ с его условиями эквивалентности двух видов документов?
Более того, я уверен, что 63-ФЗ не только не помогает в деле использования электронных документов, а наоборот — активно мешает! Поскольку в нем речь идет о признании электронных документов исключительно как эквивалентов аналогичным бумажным, используя подходы этого закона мы обречены на бумагоподобный электронный документооборот. Стоит немного усовершенствовать процесс и получить электронный обмен, который не имеет хорошо известных бумажных эквивалентов, как сразу возникает вопрос о законности такого обмена. Конечно можно по каждому такому случаю выпускать специальный закон (как 210-ФЗ для СМЭВ), но это продолжение движения в тупиковом направлении к двум параллельным законодательствам.
Впрочем, согласно оценкам многих экспертов (см. например здесь), закон не работает и в отношении других вопросов — собственно электронной подписи и удостоверяющих центров.
ЮЗ, хранение, метаданные, реквизиты
Вопрос юридической значимости документов неразрывно связан с вопросом их хранения (неважно долговременного или оперативного). Доказательство, которое обеспечивается юридической значимостью документа, как правило требуется спустя какое-то время по прошествии доказываемых событий. В этом и состоит основная миссия документа: фиксировать информацию и передавать ее во времени и пространстве.
За рубежом ведется множество исследований, направленных на обеспечение доверия к электронной информации, т.е. подлинности и целостности электронных документов. Пожалуй, наиболее известным из них является проект InterPARES Trust. Этой же теме посвящены многие работы экспертов в области электронных архивов, например Long-Term Preservation of Digital Records: Trustworthy
Digital Objects.
В большинстве таких исследований речь идет о правильной организации метаданных документа. Например проект PREMIS посвящен исключительно этому вопросу. В нем предложена структура метаданных, позволяющая сохранять информацию обо всех событиях и действиях, относящихся к хранимому цифровому объекту.
Во многом правильной организации метаданных посвящен MoReq, стандарт по организации систем электронных архивов OAIS и другие подобные разработки.
Правильная организация метаданных позволяет сохранять всю значимую информацию о движении документа с момента его создания до текущего момента. Во многих работах по отношению к электронным документам применяется понятие «chain of custody», пришедшее из судебной системы и связанное с правилами обращения с доказательствами по делу, которые призваны обеспечить гарантию их подлинности.
Chain of custody и правильный сбор метаданных обеспечивается, в частности, trust services, которые получили законодательное закрепление в Евросоюзе. На сайте среди прочих возможных применений сервисов доверия упомянута и «legal admissibility», т.е. та самая наша юридическая значимость. Согласно сайту, её цель — обеспечить гарантию аутентичности и целостности электронного документа.
Что же говорит современная отечественная «наука о документе» по этому поводу? К понятию метаданных ближе всего русские «реквизиты документа». Перечень реквизитов можно найти, например, в ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И ни один из этих реквизитов никак не помогает в деле обеспечения доказательной силы электронных документов, разве что электронная подпись. Про попытки ВНИИДАД создать какую-то свою уникальную систему работы с электронными документами тут не упоминаю, т.к. смеяться над убогими грешно.
Выводы
Выводы делайте сами. Кто виноват давно понятно. А что делать?
Станислав Петраков, аналитик Synerdocs:
Одно из главных заблуждений данной статьи, на мой взгляд, состоит в том, что документ не отделяется от формы его представления, под которой я понимаю бумажный или электронный документ. В данном контексте под документом будет логично понимать некоторую совокупность информации, которая имеет значение (ценность) для его владельца (пользователя). Принимая такой понятийный аппарат вполне логичным становится наличие ФЗ 63-ФЗ, который вовсе не противоречит и даже не идет параллельно нормативно правовым актам, которые выдвигают требования к использованию документов в форме бумажных документов, а лишь предоставляет основания, которые позволяют говорить о юридической силе и юридической значимости электронного документа.
Также хочется отметить некоторую неточность, которая состоит в употреблении понятия «эквивалент»: электронный документ не является эквивалентом бумажному он равнозначен документу на бумажном носителе и это крайне удачная формулировка, которая с одной стороны позволяет нам использовать документы в форме электронного документа в тех правоотношениях, которые это позволяют, и оперировать теми же понятиями (юридическая сила и юридическая значимость), при этом не исполнять требования, предъявляемые к оформлению бумажных документов, а формировать свои стандарты и методологии. Последнюю мысль хотелось бы особенно акцентировать, так как в статье приводятся примеры стандартов по работе с электронными документами, но это стандарты, а не нормативно правовые акты, т.е. требовать от ФЗ 63-ФЗ устанавливать стандарты, технологии и т.д. по меньшей мере странно, он лишь определяет правовое поле для их использования или создания.
Автор: Вадим Малых.
Источник: ECM-Journal.ru