Электронные документы в сфере B2G: реальные примеры электронного взаимодействия бизнеса и власти

Электронные документы с каждым годом расширяют ареал своего распространения. Отдельного внимания заслуживает сфера B2G, где между бизнесом и государством выстроились особые отношения с использованием электронных документов.

Число ведомств, готовых принимать электронные документы от организаций и индивидуальных предпринимателей, с каждым годом только растет. Рассмотрим специфику электронного взаимодействия между бизнесом и властью на примере некоторых российских ведомств.

Электронная бухгалтерская отчетность и таможенные декларации

В первую очередь следует акцентировать внимание на тех достижениях, которых на поприще электронного документооборота добилась Федеральная налоговая служба.

Для большинства налогоплательщиков сдача отчетности в электронном виде стала обязательной с 2014 года. При этом ФНС установила свои требования к представляемым электронным документам. В электронном виде ведомство принимает только те документы, которые оформлены по утвержденным ФНС форматам. Так, формат электронного счета-фактуры (.XML) утвержден Приказом ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@, форматы электронных ТОРГ-12 и акта выполненных работ (.XML) рекомендуемы и утверждены Приказом ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@.

ФНС принимает электронные документы, подписанные только квалифицированной электронной подписью. При этом Минфин РФ поясняет, что электронную первичку можно подписывать любым видом электронной подписи. Обращаем ваше внимание, что разъяснения Минфина не распространяются на электронные счета-фактуры, которые разрешено подписывать исключительно квалифицированной ЭП.

Федеральная таможенная служба. Основной документ, регламентирующий вопросы таможенного декларирования в электронном виде, это Таможенный кодекс Таможенного союза (далее — ТК ТС) от 13.12.2010. Согласно ч. 3 ст. 179 таможенное декларирование может производиться в письменной и (или) электронной формах. На основании ч. 5 ст. 183 ТК ТС при таможенном декларировании товаров документы могут представляться в виде электронных документов. Таким образом, применение бумажных носителей при совершении таможенных операций максимально исключается.

С мая 2015 года согласно ФЗ № 70 «О таможенном регулировании в РФ» появилась дополнительная обязанность для лиц, владеющих складами для временного хранения. Им надлежит сдавать отчетность в электронном виде, заверяя ее квалифицированной электронной подписью.

Небольшое лирическое отступление, связанное с возможным объединением двух представленных ведомств в одно. Правительством России это планируется сделать с целью создания единой автоматизированной системы для сбора данных двух служб. В частности, благодаря объединению ФНС и ФТС будет упрощена процедура подтверждения нулевой ставки НДС при экспорте. Новость о запланированном слиянии двух ведомств появилась в сентябре 2015 года.

Электронные документы в суде

Правительство РФ сегодня ведет активную работу по внедрению системы электронного правосудия. Определенных успехов удалось достичь в арбитражном судопроизводстве, рассматривающем спорные ситуации в рамках предпринимательской и иной экономической деятельности.

Оглянемся в недавнее прошлое. Возможность принимать электронные документы в суде появилась еще в 2002 году, когда в Арбитражно-процессуальный кодекс РФ (далее — АПК РФ) были введены соответствующие изменения (п.3 ст. 75). В 2015 году положение электронных документов в суде еще более укрепилось с выходом Федерального закона N41-ФЗ, внесшего ряд поправок в отдельные законодательные акты, и разрешивший применять электронные документы в качестве судебных доказательств в арбитражном, уголовном и гражданском процессах.

Таким образом, при возникновении конфликта между предпринимателями каждый из них вправе обратиться в арбитражный суд, представив в качестве письменных доказательств документы в электронном виде, заверенные электронной подписью. Заявление в суд истец также может подать в электронной форме, воспользовавшись сервисом электронной подачи документов в арбитражные суды «Мой Арбитр».

О других нюансах, которыми сопровождается подача электронных документов в арбитражный суд, вы подробно можете прочитать в материале «Судебный процесс и электронные документы».

Электронные лесные декларации и расчеты за негативное влияние на окружающую среду

Федеральные органы исполнительной власти, находящиеся в ведении Минприроды, также делают свои первые шаги по приему электронных документов от обычных граждан, представителей бизнеса и органов местного самоуправления.

В рамках мероприятий по информатизации лесного хозяйства 16 января 2015 г. Федеральное агентство лесного хозяйства соответствующим Приказом утвердило форму электронной лесной декларации, определилось с требованиями к ее формату, порядком заполнения и подачи.

Электронная лесная декларация должна составляться в формате .XML и может быть подана в Рослесхоз через Единый портал государственных услуг, Единую государственную автоматизированную информационную систему (ЕГАИС) учета древесины и сделок с ней, а также с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования. Ведомство также сохраняет возможность подачи бумажных лесных деклараций через МФЦ. Сдавать декларации в электронном виде могут как задействованные в лесозаготовке частные предприятия, так и органы государственной власти и местного самоуправления.

В Рослесхозе подчеркивают, что сдача электронной отчетности является добровольной, и при необходимости лесные декларации могут быть представлены в бумаге. Однако некоторые сведения должны подаваться в ведомство только в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

31 декабря 2014 года свой порядок представления электронных документов установила Федеральная служба по надзору в сфере природопользования, приняв Временный регламент (далее — Регламент) по организации электронного документооборота (Приказ Росприроднадзора от 31.12.2014 г. № 872). Лица, отчитывающиеся перед органом за негативное воздействие на окружающую среду, теперь могут представлять расчеты не только на бумаге, но и в электроном виде через веб-портал ведомства или с помощью оператора электронного документооборота (далее — Оператор ЭДО). Регламент указывает на то, что в случае успешно представленных электронных расчетов через личный кабинет или Оператора ЭДО, природопользователям не нужно дополнительно подавать бумажные копии расчетов. Также в соответствии с Регламентом электронные расчеты в Росприроднадзор должны подписываться квалифицированной электронной подписью.

Электронная статистика

С 2013 года число компаний, обязанных сдавать годовую бухгалтерскую отчетность в Федеральную службу государственной статистики, увеличилось, что только прибавило работы Росстату. Сотрудники ведомства с трудом справлялись с огромным объемом поступающих бумажных писем. Плюс ко всему бумажная отчетность существенно тормозила размещение данных в интернете. В связи с этим Росстат разработал законопроект «О внесении изменений в статью 18 Федерального закона «О бухгалтерском учете», в соответствии с которым организации и индивидуальные предприниматели обязаны представлять органам статистики бухгалтерскую отчетность исключительно в электронном виде.

При этом сообщается, что при подписании электронной отчетности квалифицированной электронной подписью отпадает необходимость в подтверждении отчетности еще и на бумажном носителе. Возможность сдавать отчетность на бумаге Росстат сохраняет для мелких предприятий с численностью сотрудников не более 15 человек и средней выручкой за год не выше 60 млн руб. Закон вступит в силу с 1 января 2016 года.

***
Как видите, при электронном взаимодействии с государственными инстанциями — в частности, при сдаче электронной отчетности — законодательство рекомендует использовать квалифицированную электронную подпись. Электронные документы, заверенные данным видом ЭП, получают наибольший уровень защиты. К тому же квалифицированная ЭП равнозначна собственноручной подписи, к которой мы все так привыкли и которой доверяем.

Автор: Евгения Герасимова, PR-специалист сервиса обмена Synerdocs, специально для Единого портала Электронной подписи iEcp.ru.