Мнение: Пять мировых трендов, изменивших управление документами
Первая волна управленцев документами пришлась на 1990-е и 2000-е. Перешагнув первый десятилетний рубеж нового века, специалисты отрасли заговорили о первых больших изменениях, с которыми должен считаться каждый современный специалист по управлению документами.
Технологии изменили лицо профессии. И это бесспорный факт. Новые технологические процедуры, алгоритмы и методы нашли отражение в законодательстве многих стран. Наряду с общим понятием «документы» появились уточняющие термины и широкие определения. Одной из базовых словарных и профессиональных единиц стала информация, в том числе «информация, хранимая в электронном виде» (electronically stored information). Не заставила себя долго ждать и новая дисциплина — полномасштабное управление информацией (information governance), представляющая развитие традиционного подхода records management в новых технологических условиях.
Переход от управления документами к полномасштабному управлению документами
В основе нового подхода к управлению документальными и информационными ресурсами лежит целостное и всеобъемлющее понимание жизненного цикла цифровой информации: ее создания, использования и защиты. Отсюда появление нового проактивного инструментария работы, которым охотно пользуются молодые и динамично развивающиеся компании.
Платформы наступают
Объем рынка облачных технологий (сайты обмена документами, социальные и маркетинговые платформы, управленческие и бухгалтерские системы) в 2011 году составлял $41 млрд. К 2020 году специалисты прогнозируют прирост до $240 млрд. При этом около половины рыночной доли приходится на SaaS («облако как услуга»). Привычные инструменты управления документами постепенно мигрируют в облака, констатируют IT-профессионалы.
Электронное архивирование
Электронные документы с продолжительными сроками хранения оказываются под угрозой, когда «железо», софт и файловые форматы устаревают или приходят в негодность. Сегодня технологический инструментарий первого поколения практически нежизнеспособен. Исследование, проведенное американскими архивными службами, показало, что существует большой разрыв между сроком жизни документа из обычного бумажного архива и носителем информации длительного срока хранения. Компании во всем мире начинают постепенно просыпаться и обращать внимание на проблемы электронного архивирования и обеспечения сохранности контента, а также институциональные риски так называемых «Темных веков» цифровой эпохи.
Открытые стандарты и открытые источники
Концепцию открытости охотно эксплуатирует государственный сектор, и все чаще от чиновников звучат призывы о переходе к программному обеспечению с открытым исходным кодом. В первую очередь правительства озабочены быстрым устареванием ПО и увеличением расходов, связанных с работой в электронной среде. В 2011 и 2012 годах ряд национальных правительств издали распоряжения, направленные на то, чтобы их IT-департаменты и RM-специалисты двигались в сторону более открытых технологических платформ.
Технологии автоматического анализа данных
Операционный (транзакционный), регламентированный и полуструктурированный контент — объект для автоматизированного захвата и категоризации. На рынке появляется все больше решений, позволяющих автоматизировать классификационную работу для рутинной, объемной и прогнозируемой информации. Электронный контент с последовательной структурой, встроенными метаданными и предсказуемыми наборами чисел или текста, который строится при помощи новейших архивных решений, например, Symantec и CommVault, служит дополнительным преимуществом при работе с архивными данными.
Источник: Наш архив