Роуминг в электронном документообороте
Для бизнеса внедрение электронного документооборота (ЭДО) — один из наиболее эффективных способов оптимизации расходов. ЭДО позволит сэкономить время сотрудников и сократить денежные средства, которые компания расходует на отправку бумажной корреспонденции.
Однако просто вставить в документ отсканированную подпись и отправить по электронной почте недостаточно, чтобы придать ему юридическую силу. Для организации юридически значимого документооборота потребуется электронная подпись и специальное программное обеспечение — система электронного документооборота (СЭД, система ЭДО).
На рынке представлено несколько десятков систем электронного документооборота. Вы можете выбрать готовое решение в зависимости от бюджета, необходимого функционала, дизайна или доработать СЭД под собственные нужды. Однако если Вы планируете использовать систему для внешнего документооборота, при изучении вопроса обязательно обратите внимание на наличие роуминга с другими операторами.
Что такое роуминг?
Всем известно, что такое роуминг в телефонии. Он помогает общаться по телефону вне зоны действия «домашней» сети абонента с использованием ресурсов сети другого оператора связи. Подключив роуминг, Вы сможете использовать собственный номер для звонков, находясь заграницей.
Роуминг в электронном документообороте немного отличается. Он позволяет организовать обмен документами между двумя абонентами разных операторов ЭДО. С позиции абонента, в том, чтобы передать документ из одной системы в другую, ничего сложного быть не должно. Ведь мы спокойно пересылаем электронные письма с разных почтовых доменов.
Но не все так просто. Во-первых, для организации взаимодействия нужно, чтобы участники процесса придерживались определенных правил в процессе разработки. Для систем электронного документооборота такие стандарты изначально не были установлены, поэтому разработчики использовали внутренние стандарты, которые в каждой компании отличаются. Разработка единых стандартов была начата позднее, и поэтому требуется время, чтобы настроить работу СЭД в соответствии с ними.
Во-вторых, разработчики СЭД долгое время не были заинтересованы в том, чтобы организовывать взаимодействие между собой. Основной задачей было увеличить количество собственных клиентов, поэтому если одна компания использовала конкретную систему, то у контрагента не было выбора, если он хотел перейти на электронный документооборот.
По мере роста количества активных пользователей ЭДО и увеличения числа операторов СЭД возникла объективная необходимость для организации взаимодействия. Согласитесь, использовать несколько систем ЭДО для обмена документами с разными контрагентами неудобно и неэффективно, особенно если у Вас большой объем документооборота. Пользователи все чаще начали отправлять запросы, чтобы их оператор настроил работу с другими СЭД.
Разработка технологии роуминга
В 2010 году была создана Ассоциация «РОСЭУ», которая занялась вопросами создания и развития роуминга в электронном документообороте. Совместно с ведущими разработчиками СЭД Ассоциация разработала технологию обмена юридически значимыми электронными документами между операторами ЭДО (проще говоря, технологию роуминга).
Как отмечается на сайте Ассоциации, «целями создания данной технологии являются создание единой сети доверия для хозяйствующих субъектов, имеющих необходимость обмена юридически значимыми электронными документами, обеспечение возможности обмена, наряду со счетами-фактурами, регламент обмена которыми регулируется законодательно, другими юридически значимыми документами, выработка единых требований к процедуре обмена и единых форматов технологических документов».
Эта технология стала отраслевым стандартом для организации роуминга в ЭДО, и дело сдвинулось с мертвой точки. Так, на рисунке ниже мы видим, текущую ситуацию по организации роуминга между 26 операторами СЭД (по состоянию на март 2016 года).
Практические рекомендации
Если Вы решили вести электронный документооборот с контрагентами, обратите внимание не только на стоимость и качество работы самой СЭД, но и на наличие роуминга с другими системами. Особенно с теми, которыми уже пользуются Ваши контрагенты. Обязательно задайте вопрос о наличии роуминга оператору в момент подключения.
Внедрение любых стандартов, которые не закреплены законодательно, — процесс длительный. Как мы видим на рисунке выше, далеко не у всех операторов настроен роуминг с другими операторами. Поэтому будьте готовы к тому, что придется потратить время на ожидание, если Ваш контрагент использует СЭД, с которой у Вашего оператора нет роуминга. В среднем этот процесс занимает от полутора недель до нескольких месяцев. Если роуминг уже налажен, то ждать долго не придется.
Заранее уточните границы стоимости передачи документов в условиях роуминга. Стоимость обмена документами может повыситься из-за расходов оператора на организацию роуминга и доработку СЭД, а также из-за разницы в тарифах.
И помните о принципе «спрос формирует предложение». Чем больше запросов на настройку роуминга поступает от пользователей, тем больше операторы СЭД заинтересованы в развитии этого направления.
Узнать больше об электронном документообороте и его преимуществах Вы можете здесь.
Автор: Елена Егошина
Читайте также: Роль электронной подписи в обмене электронными документами между организациями