Вы внедрили ЭДО: как окончательно расправиться с бумагой
Переход на обмен электронными документами — процесс формально простой. Вы подключаетесь к оператору ЭДО, приглашаете контрагентов к обмену и начинаете отправлять электронные документы. Но на этом история не заканчивается.
Во-первых, вам придется какое-то время работать с бумагой из-за того, что не все ваши контрагенты быстро подключатся и не все документы можно быстро оцифровать. Во-вторых, вам придется встраивать ЭДО в ваши внутренние процессы: вы столько лет печатали акты, нельзя просто так взять и перестать делать это — надо привыкать и перестраиваться. В-третьих, очень скоро вам захочется новых возможностей и всяких удобств в работе с документами. И обо всем этом можно задуматься еще до того, как вы приступите к ЭДО. В этой статье поговорим о том, какие направления развития есть у вашего проекта по переходу на ЭДО.
Новые документы
Самое правильное направление тиражирования ЭДО — это перевод в цифру новые виды документов. Но здесь все зависит от того, как будет организован ваш переход на ЭДО, как будут выстраиваться процессы внутри компании, какие документы вы переводите в электронный вид в первую очередь и т.п. Мы всегда советуем абонентам начинать поэтапно, с процессов работы с конкретными документами, например, товарными накладными или счетами-фактурами — а потом расширять практику, анализировать результаты и масштабировать. Важно понимать, что эффект будет лишь тогда, когда вы будете подходить к процессу перехода на ЭДО комплексно — не оставляя за собой «бумажные мосты».
Оператор ЭДО в этом процессе должен быть вашим главным помощником и методистом. Его задача — предоставить вам работающий механизм управления двумя потоками документов.
Бумага остается
Это так. Вам по-прежнему будет приходить бумажная корреспонденция, часть документации придется распечатывать, некоторые внутренние документы останутся прежними. Это нормально. Сегодня мы можем назвать два наиболее жизнеспособных варианта управления разными потоками документов. Первый — использование системы электронного документооборота (СЭД). Данный способ подойдет крупным и средним компаниям, в которых либо уже стоит СЭД, либо идет ее внедрение.
Функциональности СЭД более чем достаточно для того, чтобы полностью закрыть проблемы с документооборотом. Поступивший бумажный документ сканируется и распознается, затем поступает на обработку, бумажный же оригинал хранится в архиве со специальной наклейкой — штрих-кодом — и ждет своего часа. Вся операции с данными документа, учет и другие процессы осуществляются в электронном виде. То есть, по факту, вся работа с бумажным документом ограничивается регистрацией и занесением в СЭД секретарем. Таким образом, задача эффективного управления двумя потоками документов решается полностью.
Второй способ, подходящий для тех организаций, которым полновесная СЭД не нужна или недоступна — это электронная регистрация документов с сохранением бумажного архива. Сами по себе электронный и бумажный архивы друг другу не мешают: компания продолжает принимать документы в двух видах, просто в журналах учета по конкретным документам делается отметка, в каком виде он хранится, в каком конкретно шкафу находится бумажный оригинал. Также в электронном виде ведутся книги покупок и продаж — их всегда можно распечатать, если такая потребность возникнет. В этом варианте вы продолжаете работать с бумагой, так как работали раньше, только теперь хранение и обращение к документам систематизируется.
Также на рынке существуют решения, которые помогают легко управлять «гибридным» хранением, например. С их помощью можно не только хранить документы на разных носителях, но быстро искать их, готовить к проверкам и выемкам, анализировать их данные.
Интеграция с другими сервисами
Вы уже знаете, что работать с отправляемыми документами можно в собственной корпоративной системе. Кроме КИС, в компании уже налажены внутренние процессы взаимодействия, которые имеют свои особенности.
Процессы крупной компании не ограничиваются только одной системой, они могут быть сквозными и охватывать сразу несколько систем. Хранение документов также может быть настроено по-разному. Некоторые процессы крупного предприятия вынесены за его рамки (аутсорсинг) либо, наоборот, имеют один крупный центр обслуживания. Необходимо учитывать, что в крупных организациях существует два потока документов одновременно: бумажные документы и электронные. В связи с этим возникает необходимость их грамотной обработки и учета.
Например, каждый интернет-магазин имеет в своем распоряжении портал поставщиков, с помощью которого общается с партнерами, оформляет поставки и т.п. Интеграция сервиса ЭДО с таким порталом позволит поставщикам генерировать юридически значимые документы прямо в личном кабинете без перехода на сторонний сервис. Другой пример: в страховых компаниях пратикуется работа с удаленными агентами через агентские порталы, в которых можно формировать отчеты и другие документы. Встроив функциональность сервиса ЭДО в такой портал, компания решает сразу множество различных задач по взаимодействию с агентами.
Источник: ИА "Клерк.Ру"