Электронный документооборот
Сегодня большая часть всех документов создается в электронном виде. Однако, чаще всего после создания они распечатываются на бумаге и курсируют между компаниями и внутри них. Счета-фактуры, акты сверок, товарные накладные, договоры и т.п. — все это необходимо сверить, согласовать и подписать.
С 2011 года Министерство финансов Российской Федерации разрешило использование счетов-фактур в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее - электронная цифровая подпись, ЭЦП). Это послужило толчком к активному развитию и внедрению электронного документооборота.
Электронный документооборот — это не только движение документов, но и способ организации работы без использования бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения, ведение архива и т.д.
Фактически, электронный документооборот — это обмен документами в электронном виде через локальную сеть, сеть Интернет или иными средствами. Информация, которой Вы обмениваетесь, может носить конфиденциальный характер. Попадая в общедоступную сеть, она нуждается в защите. Защищать электронный документ в процессе обмена Вам помогает электронная подпись. Она же обеспечивает и юридическую значимость пересылаемых электронных документов.
Существуют специальные системы для удобной и эффективной организации электронного документооборота.
Системы электронного документооборота применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, при работе на электронных торговых площадках.
Преимущества систем электронного документооборота
Экономия денежных средств
Благодаря системе электронного документооборота снижаются расходы на бумагу, печать, канцелярские принадлежности, а также на почтовые услуги и транспорт.
Надежность
Передавая документы через сеть, система обеспечивает защиту информации от попадания в третьи руки. Доступ к ней устанавливается в соответствии с правами пользователя.
Контроль над дисциплиной и исполнительностью
Система электронного документооборота позволяет следить за ходом работы в режиме реального времени. Благодаря этой функции руководству легче устанавливать контроль над дисциплиной сотрудников и корректностью выполнения задач.
Мобильность
Совершать обмен информацией с помощью системы электронного документооборота можно 24 часа в сутки, из офиса или из дома, из командировки или отпуска. Если под рукой имеется компьютер с электронной подписью и точка доступа в Интернет, то все операции будут доступны.
Обратная связь
Информационные и благодарственные письма, жалобы или претензии от контрагентов поступают в общую систему, доступ к которой имеется у руководителя и ответственных лиц. Это исключает вероятность того, что то или иное письмо будет утеряно либо останется без внимания.
Систематизация корреспонденции
Система дает возможность наводить порядок в электронной корреспонденции. Информационные письма, договоры с контрагентами, свидетельства, отчетность и т.д. можно удобно сортировать, чтобы быстро отыскать тот или иной документ при необходимости.
Экономия времени
Сокращаются временные затраты как сотрудников, так и руководителей за счет того, что согласование, подписание и другие операции с документами занимают считанные секунды. В том числе, ускоряется процесс заключения сделки с контрагентом. Для подписания двустороннего договора, счетов-фактур и актов требуется ряд простейших действий на компьютере, и не нужно для этого покидать офис.
Актуальность
В системе электронного документооборота можно настроить осведомление автора о получении письма. При необходимости, адресат может заверить документ подписью с отметкой о прочтении. Таким образом, отправитель всегда находиться в курсе актуальных событий.