Джеймс Лепен: Управление электронной почтой в государственных органах Великобритании – комментарии государственного служащего
Данная заметка известного британского консультанта и педагога в области управления документами Джеймса Лепена (James Lappin — на фото) была опубликована в его блоге «Thinking Records» (Думая о документах).
Сойдя сегодня с поезда, я наткнулся на своего знакомого —государственного служащего. Уже лет двадцать он работает на достаточно высоком посту, а в последние три года принимал участие в довольно важной инициативе по разработке политики.
Он спросил меня, что я сейчас занимаюсь. Я ответил, что по-прежнему консультирую по вопросам управления документами, но параллельно начал учиться в аспирантуре и готовить диссертацию. На его вопрос, какую именно тему я выбрал, я рассказал, что изучаю, как государственные органы Великобритании управляют электронной почтой. Он начал смеяться. Не хихикать, заметьте, а именно смеяться, что называется, «от живота».
Я поинтересовался, что тут такого смешного. На это он мне сказал, что, по его мнению, надлежащее управление государственными документами закончилось с ликвидацией бумажных документных систем в конце 1990-х годов. В течение какого-то времени его министерство использовало мощную систему управления электронными документами, но «никто в ней не мог ничего отыскать, и вряд ли кто-либо всерьёз ей пользовался».
Год назад министерство от использования этой электронную систему управления документами. Были планы внедрить новую систему на основе SharePoint, но они были отложены, так что министерству пришлось обходиться учетными записями электронной почты и общими дисками.
По его словам, в последний раз он что-либо сохранял в какой-либо централизованной документной системе лет пять тому назад.
Вся его переписка идёт по электронной почте. В его учётной записи хранится 11 тысяч сообщений электронной почты. Раньше министерство регулярно проводило уничтожение сообщений электронной почты давностью более 2,5 лет, но эта практика сейчас приостановлена ввиду отказа от использования электронной документной системы.
Я поинтересовался, что он сможет, в случае ухода из министерства или перехода на другую должность, передать своему преемнику. Его ответ был: «почти ничего». По его словам, законченные результаты его работы доступны на веб-сайте министерства, но вот материалы, отражающие ход размышлений и показывающие, как именно он пришёл к этим выводам, будут в таком случае потеряны. Затем он поправил себя, отметив: «на самом деле потеряны они, конечно, не будут. Они будет лежать где-то на сервере, — их лишь будет практически невозможно отыскать».
Большинство британских государственных органов, судя по всему, удаляет содержимое учетных записей электронной почты спустя несколько месяцев или лет после ухода государственного служащего, так что я подозреваю, что переписка моего знакомого не слишком долго пролежит на сервере в случае его ухода с работы.
Источник: Блог Натальи Храмцовской