Госархив Китая провел отраслевой семинар с целью оценки развития электронного документооборота и электронной архивации
Данная заметка была первоначально напечатана 17 июля 2017 года в газете «Китайские Архивы» и затем выложена на интернет-сайтах архивов. 16 июля 2017 года в Пекине прошел организованный Государственным архивным управлением Китая (далее Госархив) отраслевой семинар по оценке положения дел с электронным документооборотом.
На семинаре присутствовал и выступил с докладом заместитель директора Госархива Ван Шаоджун (Wang Shaozhong). Во встрече приняли участие представители центрального правительства, министерств и ведомств, руководители различных подразделений и соответствующих департаментов провинций, автономных районов и городов центрального подчинения, а также участники первой волны пилотных проектов перехода на электронный документооборот.
Ван Шаоджун отметил, что в соответствии с такими документами, как «Мнения об укреплении и совершенствовании архивной работы в новой ситуации» (документ выпущен ЦК КПК и Госсоветом КНР 5 мая 2014 года, см. http://news.xinhuanet.com/politics/2014-05/05/c_126464500.htm – примечание Натальи Храмцовской) и «Национальное управление электронными документами в 13-м пятилетнем плане» (документ выпущен ЦК КПК и Госсоветом КНР 3 ноября 2016 года, см. http://www.gz-ei.com/downloadsfront.do?method=picker&flag=all&id=9425e0e6-2be2-4bb6-b798-49c32a659f7d&fileId=22&memstate=/members_login.html&isDownloadPermissions=true – примечание Натальи Храмцовской), переход на электронный документооборот стал задачей партии и государства, направленной на укрепление архивно-документационной работы в новых условиях. Развитие электронного документооборота имеет большое значение и окажет существенное воздействие. В то же время управление электронными документами – ключевое звено, соединяющее информатизацию и электронные архивы, и его развитие является общей задачей информатизации архивной деятельности и информатизации государственного управления. Это также основной путь для трансформации и совершенствования архивно-документационной работы в государственных органах, поэтому данному вопросу необходимо придавать большое значение и целеустремленно внедрять на практике.
Ван Шаоджун подчеркнул, что при внедрении электронного документооборота следует уделять особое внимание вопросам безопасности, а также упорядоченному, эффективному и продуктивному продвижению этой работы. Для того, чтобы сделать следующий шаг, необходимо точно определить направление усилий по проектированию и оценке, обратив особое внимание на ряд взаимоотношений.
Во-первых, необходимо разобраться во взаимоотношениях между базовыми требованиями архивно-документационной деятельности и потребностями в информации. Нам следует действовать в соответствии с принципами, правилами и требованиями информационных технологий, - уделяя в то же время в полной мере внимание теоретическим основам, базовым процедурам и требованиям традиционного архивного дела, развитию основных навыков работы, гармонизируя базовые требования архивного дела с потребностями в информации.
Во-вторых, необходимо разобраться во взаимоотношениях между технологиями и управлением. Мы должны следовать принципу «технологической нейтральности», поощрять применение зрелых, надёжных, экономичных и всесторонних технических методов для создания хранилищ документированного контента. Одновременно следует дать в полной мере проявить себя управлению, поскольку управление и технология – как две руки, и они обе должны быть сильными.
Третий вопрос – взаимоотношение между потребностями в ресурсах и обеспечением долговременной сохранности. При создании электронных хранилищ документов следует сфокусировать внимание на необходимых ресурсах, но в то же время нам следует в полной мере учитывать требования, связанные с обеспечением долговременной сохранности электронных ресурсов, и активно готовится к дальнейшим этапам внедрения.
Четвертый вопрос – взаимосвязь текущего взгляда на положение дел и прогноза на среднесрочную перспективу. Следует активно отслеживать развитие новых технологий, серьёзно их изучать и с должной осмотрительностью внедрять, обеспечивая непрерывное совершенствования электронного документооборота и электронных хранилищ документов.
На встрече о своём опыте рассказали и продемонстрировали функциональные возможности систем центральный аппарат таможенной службы и архивная служба города Джуншаня. Участники встречи смогли обменяться мнениями и посетить центральный аппарат таможенной службы.
Госархив будет и впредь оказывать архивно-документационным службам разного уровня методическую поддержку с тем, чтобы повышать общую осведомленность, развивать ответственное отношение, стремление к высокому качеству работы, осведомленность об инновациях и вопросах безопасности при освоении электронного документооборота и создании, и тестировании электронных хранилищ документов, с тем, чтобы обеспечить надёжность, долговечность и научность результатов.
Источник: Блог Натальи Храмцовской