Центр гигиены и эпидемиологии в Алтайском крае выбрал eDocLib: Актив Бизнес для организации коллективного взаимодействия персонала

В ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Алтайском крае» успешно стартовал проект по созданию единой системы автоматизации.

Внедряемая система будет решать задачи по управлению корпоративным документооборотом и коллективным взаимодействием персонала. В качестве инструмента для реализации поставленных задач выбран программный продукт eDocLib: Актив Бизнес, разработанный ООО «КС-Консалтинг», партнером ЭОС в сибирском регионе. В настоящее время эксперты «КС-Консалтинг» совместно со специалистами заказчика завершили информационное обследование, результатом которого стала согласованная концеп-ция проекта.

Прикладная конфигурация eDocLib: Актив Бизнес создана на базе ECM-платформы eDocLib, разработанной ЭОС. Этот продукт ориентирован на сегмент предприятий среднего и малого бизнеса. Наряду с управлением организационно-распорядительными документами и де-ловой перепиской, eDocLib: Актив Бизнес позволяет автоматизировать бизнес-процессы подго-товки, согласования и исполнения договоров, документального сопровождения внутренней дея-тельности (служебные записки, хозяйственные заявки и пр.) и ряд других. Кроме этого, продукт обладает и другими функциями ECM-систем: он дает возможность управлять заданиями и пору-чениями, взаимоотношениями с клиентами, упорядочить хранение любых данных и обеспечить взаимодействие персонала в единой информационной среде.

Федеральное бюджетное учреждение здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии в Алтайском крае» входит в единую федеральную централизованную систему органов и учре-ждений, осуществляющих государственный санитарно-эпидемиологический надзор. В структу-ре ФБУЗ «ЦГЭ» 46 подразделений, включая пятнадцать территориально-распределенных фили-алов. Общая штатная численность персонала — более 1000 человек.

Текущая схема документооборота ФБУЗ «ЦГЭ» предусматривает централизованную журнальную регистрацию входящих и исходящих документов. При этом в некоторых подразде-лениях также ведутся отдельные журналы для фиксирования входящей корреспонденции и ис-ходящих писем, подписанных руководством этого подразделения. Внутренние документы име-ют различные маршруты прохождения и места регистрации — так, договорная документация ре-гистрируется в отделе юридического обеспечения, приказы — у секретаря и т.д. Контроль испол-нения документов ведется сотрудниками Организационно-методического отдела посредством контрольных карточек, куда вручную заносятся сведения об исполнении поручений и докумен-тов. Текущий контроль в подразделениях возложен на их руководителей.

Обследование схемы движения документов, бизнес-процессов и взаимодействия сотруд-ников в ФБУЗ «ЦГЭ» началось в середине февраля. По итогам обследования выявлен ряд задач, которые должна решить внедряемая система:

• обеспечение хранения и автоматизированной обработки документов, поручений, проек-тов документов и иной информации, находящихся в структурированных файлохранищах на сер-верах учреждения;
• создание системы оперативного и достоверного контроля исполнительской дисциплины с возможностью автоматизированной подготовки статистической и аналитической информации о движении и исполнении документов и поручений;
• обеспечение инструментария для реализации внедренной Системы Менеджмента Каче-ства и мониторинга актуальности действующих ОРД, процедур, формуляров, с возможностью формирования отчетов для осуществления текущего мониторинга;
• модернизация взаимодействия подразделений, служб и филиалов (транспортные, хозяй-ственные и прочие заявки для обеспечения деятельности учреждения);
• обеспечение возможности интеграции внедряемой системы с иными информационными системами заказчика.

Концепция проекта, разработанная по итогам обследования, предусматривает автомати-зацию делопроизводства и документационного обеспечения управленческой деятельности ФБУЗ «ЦГЭ», а также создание единого информационного пространства для коллективного взаимо-действия персонала при работе с документами и поручениями в рамках существующих произ-водственных процессов деловой активности. Система должна охватывать все документы, вклю-чая переписку с корреспондентами, внутренние документы, ОРД, за исключением документов оперативного и бухгалтерского учета, обрабатываемых имеющимися учетными информацион-ными системами (1С:Предприятие и т.д.).
Результатами внедрения eDocLib: Актив Бизнес должны стать:

• внедрение единого унифицированного порядка индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях;
• повышение оперативности и качества работы с документами, усиление контроля испол-нения;
• оптимизация и сокращение временных и материальных затрат на выполнение производ-ственных задач учреждения;
• создание условий для поэтапного отказа от создания и обработки бумажных копий доку-ментов и перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному;
• повышение доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами, снижение трудозатрат на рутинные операции;
• создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства (своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений).

На первом этапе проекта заказчиком приобретено 60 рабочих мест на систему eDocLib: Актив Бизнес, а также 60 лицензий на приложение «ДокАгент». Данное приложение является собственной разработкой компании «КС-Консалтинг» и является дополнением к системе eDocLib. Оно предназначено для мониторинга и оповещения пользователя eDocLib о событиях, происходящих в его личных папках: поступлении новых документов и изменениях в ранее про-смотренных регистрационных карточках (появление новых заданий, отчетов и т.д.).

Кроме этого, для решения задач по интеграции с Microsoft Outlook приобретено 20 лицен-зий на «Модуль интеграции eDocLib: Актив Бизнес с Microsoft Outlook». Он также разработан компанией «КС-Консалтинг» специально для обеспечения пользователям максимально удобного управления информацией и заданиями. Данный модуль значительно расширяет функционал си-стемы eDocLib: он дает возможность автоматической регистрации и связывания переписки по электронной почте с документами eDocLib: Актив Бизнес, позволяет синхронизировать кон-такты Outlook с единой базой контактов системы eDocLib, а также обеспечивает синхронизацию поручений, задач и своевременное получение пользователями напоминаний, даже если в насто-ящий момент система eDocLib: Актив Бизнес недоступна. Модуль особенно полезен мобиль-ным сотрудникам, так как они могут в любой момент видеть на экране своего ноутбука, план-шета или смартфона актуальные контакты, запланированные задачи и другую необходимую ин-формацию.

Реализация проекта разбита на три этапа. На первоначальном этапе пользователями си-стемы станут ключевые должностные лица, отвечающие за документальные процессы. На вто-рой стадии проекта система должна охватить все основные делопроизводственные и управлен-ческие процессы в ФБУЗ «ЦГЭ», включая оперативное взаимодействие с представителями фи-лиалов. Третий этап (перспективный) предполагает полномасштабное вовлечение в работу ранее неохваченных должностных лиц всех подразделений и филиалов ФБУЗ «ЦГЭ», а также автома-тизацию обработки и хранения архивных документов. Также заказчик рассматривает возмож-ность интеграции eDocLib: Актив Бизнес с иными АИС, используемыми в учреждении.

Напомним, что eDocLib: Актив Бизнес является одной из самых востребованных в СМБ прикладных конфигураций, разработанных на базе платформы eDocLib. Наиболее интересные проекты по внедрению данного решения реализованы в ООО «Взлет-Алтай» (предприятие, спе-циализирующееся на установке тепловодоприборов), ОАО «Управляющая компания «Промыш-ленно-логистический парк» (Новосибирская область), в ЗАО «Бизнес Решения» (крупнейшая аптечная сеть «Первая помощь», работающая на территории Алтайского края и ряда соседних регионов).

Пресс-релиз