«Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления». Итоги форума Инфодокум 2015

26-27 мая 2015 года в конгресс-центре Торгово-промышленной палаты Российской Федерации состоялся очередной профессиональный форум управляющих документами органов власти страны.

Участниками конференции стали руководители и специалисты служб информационного и документационного обеспечения администраций и законодательных собраний из регионов России, муниципальных образований, федеральных министерств, ведомств, крупнейших российских предприятий, компаний, банков. Московская городская Дума, Законодательное Собрание Нижегородской области, Фонд социального страхования Российской Федерации, Правительство Москвы, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Банк России, «Газпромбанк», банк «ВТБ», «ЛУКОЙЛ», компания «АЛРОСА», «Центр Международной Торговли», «Мобильные ТелеСистемы», «Атомредметзолото», Администрации городов Вологды, Омска, Астрахани, Новокуйбышевска, Администрации Новосибирской и Липецкой областей, и др. направили своих представителей для участия в форуме.

Характерной особенностью форумов ИНФОДОКУМ остается их направленность на раскрытие практических аспектов деятельности служб ДОУ в использовании новейших делопроизводственных технологий, опирающихся на современные разработки систем управления электронными документами (СУЭД).

В выступлениях ораторов лейтмотивом звучало, что в современном мире становится все очевиднее, что в управленческом процессе ключевую роль играет не сам документ, а зафиксированная в нем информация, причем независимо от носителя. Фактически документационное обеспечение управления постепенно превращается в информационное обеспечение управления, юридически значимое информационное обеспечение управления.

Пересмотр основ «документационного обеспечения управления» и поворот к управлению информационными потоками влечет как минимум два революционных изменения: в организации работы с документами в аппаратах управления; в организации обучения специалистов в области документоведения.

В связи с этим становится актуальным процессный характер документационного обеспечения управления, и объектом автоматизации становится бизнес-процесс или поток работ и операций. Требуется регистрация любого движения документа внутри системы, включая перенаправления, отчеты об исполнении, возвраты на доработку с соответствующими комментариями, и пр.

Попроцессная автоматизация функций информационного обеспечения управления путем внедрения систем класса ERP неизбежно приводит к демонтажу некогда единого организма системы управления документами.

Меняется объект документационного обеспечения управления, должен меняться субъект, участник процесса управления документами. Высшая школа готовит специалистов, которые не готовы работать со сложными технологиями электронного делопроизводства. Они являются лишь пользователями предлагаемых рынком СУЭД, но не получают необходимых знаний, чтобы влиять на их функциональные и технологические параметры. Учат будущих бакалавров традиционному перекладыванию бумаг и составлению номенклатуры дел. Высшая школа до сих пор не готовит специалистов способных одновременно разбираться в делопроизводстве и в информационных технологиях.

Информационные технологии являются ключевым инструментом в обеспечении эффективного управления и административного руководства. Поэтому:
а) неизбежен переход на управление потоками информации, закрепленными на любых носителях. Традиционное делопроизводство, какое оно было столетиями, неизбежно уходит в лету;
б) система управления документами типа «экспедиция — канцелярия — отдел контроля — архив» постепенно меняется, реформируется как устаревшая и архаичная;
в) требует кардинальной перестройки существующая система обучения специалистов в области управления документами.
Этим и многим другим проблемам в сфере управления документами и архивами посвящались выступления специалистов и чиновников федеральных и региональных органов власти. Среди выступающих:

• Андреев Владимир Сергеевич, президент компании «DocsVision», компания «DocsVision»;
• Белов Артем Андреевич, главный специалист Отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды;
• Бурова Елена Михайловна, заведующий Кафедрой архивоведения Историко-архивного Института РГГУ;
• Быков Максим Владимирович, начальник Отдела технологий ДОУ контроля аппарата Президента — Председатель Правления ОАО Банк ВТБ;
• Варламова Людмила Николаевна, заместитель декана Факультета документоведения и технотронных архивов Историко-архивного института РГГУ;
• Жук Сергей Алексеевич, заместитель директора Департамента делопроизводства и архива Правительства Российской Федерации;
• Иритикова Вера Степановна, эксперт «Гильдии Управляющих Документацией» (ранее — заведующий отделом ДОУ ВНИИДАД);
• Коробова Анна Николаевна, начальник Отдела информационно-технологического развития префектуры Зеленоградского административного округа Москвы;
• Кузнецова Ольга Евгеньевна, заместитель начальника Отдела по работе с обращениями граждан — заведующий сектором контроля Правительство Москвы;
• Ларин Михаил Васильевич, директор ВНИИДАД;
• Малых Вадим Васильевич, эксперт «Гильдии Управляющих Документацией» (ранее заместитель начальника управления по организации работы с документами Губерна-тора и Правительства Хабаровского края);
• Музалевский Юрий Александрович, заведующий сектором Банка России;
• Романченко Елена Валерьевна, руководитель Административного департамента САО «ВСК» (Военно-страховая компания);
• Сидоренко Людмила Викторовна, заместитель начальника Отдела выпуска нормативных актов, подготовки протоколов и архива Управления информационных технологий и документооборота Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
• Храмцовская Наталья Александровна, ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС»;
• Шарнина Любовь Александровна, советник Отдела выпуска нормативных актов, подготовки протоколов и архива Управления информационных технологий и документооборота Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
• Ярополов Ярослав Олегович, начальник Отдела межведомственного электронного Взаимодействия Минсвязи России.

ИНФОДОКУМ стал сегодня главным профессиональным событием для специалистов по управлению документацией в аппаратах органов государственной власти всех уровней. Ежегодные встречи, обмен практическим опытом, посещение Аппаратов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Москвы благотворно влияют на профессиональный уровень сотрудников аппаратов органов власти, способствуют развитию межведомственного информационного взаимодействия, углублению информационного взаимодействия органов государственного управления и граждан, обеспечению информационной безопасности и пр.

Участникам конференции предоставлена уникальная возможность познакомиться с инновационными решениями, применяемыми в аппаратах органов власти всех уровней. По итогам конкурса «Инновационные решения в управлении документами» лауреатами стали компания ИнтерТраст, Администрация муниципального образования поселок Уренгой, Администрация города Вологды.

Пресс-релиз