«ЛУКОЙЛ-Интер-Кард» перешел на электронные бухгалтерские документы с 10 000 контрагентов
Компания «ЛИКАРД» формирует для контрагентов 840 000 комплектов документов в год. Их важно быстро доставить, но почта и курьерские службы не гарантируют оперативности. Задачу удалось решить с помощью электронного документооборота (ЭДО).
ООО «ЛИКАРД» — оператор системы безналичных расчетов за топливо на АЗС «ЛУКОЙЛ», который обслуживает более 3 700 АЗС в РФ и за рубежом. Компания ведет документооборот с 65 000 контрагентов и формирует для них порядка 840 000 комплектов документов в год.
Объем пакета может превышать 200 листов, которые нужно распечатать, подписать, проставить на них печать и упаковать. Все это — рабочее время сотрудников. Клиентам нужно дождаться, когда документы дойдут до них, получить, подписать, проштамповать и отправить обратно подписанные экземпляры. В отдаленных регионах документов можно дожидаться до месяца. Еще столько же они могли идти обратно в «ЛИКАРД».
На данный момент электронные юридически значимые документы от «ЛИКАРДа» получают 10 000 контрагентов оператора.
«ЭДО позволил „ЛИКАРДу“ доставлять документы быстро: контрагенты компании получают электронные документы прямо на своем рабочем месте через несколько секунд после отправки, — поясняет Константин Козлов, руководитель проекта Контур.Диадок. — При этом отправитель всегда уверен в том, что документы доставлены, и в любой момент может узнать их статус».
Также компания существенно экономит время: «При ЭДО полный цикл документооборота обычно занимает менее одного дня. Как только мы узнаем через систему ЭДО, что клиент получил документы, наши обязательства перед ним считаются исполненными. При отправке обычной почтой такой механизм не предусмотрен», — отмечает Виталий Долгих, руководитель Операционного управления ООО «ЛИКАРД».
Сервис ЭДО Контур.Диадок интегрировали с системами по подготовке первичной документации ООО «ЛИКАРД», с системой личных кабинетов клиентов для юридических лиц, процессинговой системой и программой бухгалтерского учета 1С:Бухгалтерия. Это заняло около года. Сначала команда Диадока доработала под требования ООО «ЛИКАРД» свой стандартный модуль для 1С, внедрила его на рабочие места пользователей. Затем разработала специальный коннектор для информационных систем компании, который позволяет получать и подписывать документы, а также уведомляет об их статусах.
Справка о компании:
ООО «ЛУКОЙЛ-Интер-Кард» (ООО «ЛИКАРД») — дочернее общество ПАО «ЛУКОЙЛ», оператор по развитию и эксплуатации системы безналичных расчетов за топливо на АЗС «ЛУКОЙЛ» с использованием пластиковых карт. «ЛИКАРД» более 18 лет работает на российском и зарубежном рынках и имеет широкую сеть обслуживания — более 3 700 АЗС в РФ и за рубежом.
СКБ Контур разрабатывает программы для электронного документооборота, бухучета и управления предприятием, которыми пользуются 1,25 млн компаний по всей стране. СКБ Контур — крупнейший поставщик SAAS в России в 2015 году (по версии CNews).
Пресс-релиз