На онлайн-семинаре Synerdocs ведущие эксперты рассказали, как хранить электронные документы
22 марта сервис обмена Synerdocs провел онлайн-семинар на тему «Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов». В течение часа мы делились со слушателями общими и частными рекомендациями, как правильно хранить электронные документы.
Число электронных документов, используемых современными компаниями, продолжает расти. В электронный вид переходит не только бухгалтерская первичка, но и те документы, с которыми предполагается работать длительное время. Таким образом, перед бизнесом встает сразу несколько вопросов: как организовать хранение таких документов, чтобы обеспечить при этом их актуальность? какими законами, правилами и стандартами руководствоваться? какое ПО использовать?
Чтобы разобраться в этой щепетильной теме, мы провели онлайн-семинар «Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов». А осветить вопросы, связанные с архивным хранением, мы попросили двух авторитетных специалистов.
Сергей Кузнецов, к.и.н., главный редактор журнала «Делопроизводство», автор книг и ведущий семинаров, затронул в своем рассказе сразу несколько важных аспектов обсуждаемой темы. Из его доклада слушатели смогли узнать о новых правилах хранения, касающихся форматов, электронной подписи, раздельного хранения. Также он перечислил главные проблемы отрасли, в числе которых миграция и конвертация электронных документов.
Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs, продолжил тему в практической плоскости и поделился полезными рекомендациями, основанными на собственном опыте и наблюдениях. В частности, рассказал о том, в каких случаях компания может выбрать для себя корпоративный или облачный электронный архив. Прокомментировал Иван Агапов и такой деликатный вопрос, как уничтожение электронных документов. По его словам, вместе с электронным документом должны уничтожаться и все его копии — из системы, из сервиса оператора ЭДО, с бэкапа и носителей.
Стоит отметить, что тема хранения электронных документов не просто интересна пользователям. Они активно приступают к организации электронных архивов у себя в компаниях и старательно выясняют, какие шаги для этого необходимо предпринять. Доказывают это и вопросы, которые слушатели задавали нашим экспертам: какие носители информации выбрать? как документировать хранение? как построить работу комиссии? как сопровождать удаление документов? Был проявлен и более конкретный интерес. В частности, слушатели узнавали, может ли оператор ЭДО взять на себя задачу хранения и требуется ли для этого подписывать отдельный договор.
Отдельное спасибо пользователям за каждый вопрос. Подробные ответы мы уже опубликовали на сайте. Также предлагаем ознакомиться с видеозаписью прошедшего онлайн-семинара.
