Электронные архивы

Сегодня многие компании переходят на электронный документооборот. Почему? Ответ очевиден. Это быстро, удобно, можно найти любой документ и использовать его даже годы спустя. Рассмотрим, каким образом на законодательном уровне регулируется хранение первичных учетных документов в электронном виде и как организовать их хранение.

Электронные архивы

Электронный архив документов представляет собой современную систему хранения электронной информации (бухгалтерской, кадровой, технической, управленческой). Электронный архив позволяет значительно оптимизировать бизнес-процессы современного предприятия, организовать систему согласования, хранения, учета, поиска и дальнейшего использования документации.

В каких же случаях работа с электронной архивной документацией будет более удобна чем с бумажной?

Во-первых, документы могут запросить проверяющие органы, например, ФНС, ПФР или ФСС. На такой запрос документы можно представить в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Напомним, что по общему правилу, срок хранения документов для целей бухгалтерского учета составляет 5 лет, а для целей налогового учета — 4 года.

Во-вторых, в связи с изменениями законодательства компании может понадобиться дополнить уже существующие документы, например, внести правки в локальные нормативные акты.

В-третьих, работникам могут понадобиться архивные справки, например, при выходе на пенсию или трудоустройстве на другую работу.

В-четвертых, архивные документы могут понадобиться для управленческих целей, например, для переоценки активов, проведения due diligence или для продажи компании.

В-пятых, некоторые документы требуются для повседневной работы служб, к примеру договоры, проектная документация и т.д.

Конечно, все цели ведения архивов нельзя перечислить, но часто в работе может понадобиться тот документ, о котором все давно забыли. При этом в ворохе бумажных документов очень часто сложно отыскать необходимый документ. С электронными документами все проще, поскольку можно гораздо проще найти документ, использовать его для работы в электронном виде или распечатать, если потребуется.

Основные же задачи электронных архивов в соответствии с законодательством (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.11.2015) «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказ Роскомархива от 18.08.1992 № 176 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия» (п.3.1.)) следующие:

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов.

Для большинства компаний достаточно вести архив управленческой документации, первичных документов и локальных актов. Но для компаний, осуществляющих разработку научно-исследовательских и конструкторских документов, необходим также научно-технический архив, для кинокомпаний — аудиовизуальный архив. Поэтому каждая компания ставит для себя свои архивные цели и задачи при организации работы.

Организацию работы электронного архива каждая компания выстраивает индивидуально. Как правило, крупные компании для организации документооборота и учета всей специфики работы с документами приглашают профессионалов. Но если говорить о небольших компаниях с небольшим документооборотом, то организация работы архива будет выглядеть следующим образом.

Организация работы электронного архива в компании

1 этап

Принятие управленческого решения об организации электронного архива в компании. Издание приказа или распоряжения с определением ответственных лиц.

2 этап

Выбор компании-поставщика программного обеспечения. Заключение договора и приобретение программного обеспечения.

3 этап

Внедрение программного обеспечение, настройка процессов согласования, подготовка инструкций, нормативных документов с установлением правил работы с документами и сроков согласования, размещения и т.д. Ввод электронного архива в работу приказом генерального директора.

4 этап

Непосредственная организация работы:

• обучение персонала;
• сканирование документов и загрузка в электронный архив;
• использование электронных документов пользователями.

На практике успех в организации работы электронного архива зависит от нескольких составляющих:

• ответственных лиц, которые организуют работу электронного архива;
• выбора поставщика, когда компания хочет сэкономить и сталкивается с недоработанными версиями архивных программ;
• количества пользователей электронного архива;
• правильно построенного обучения и мотивации персонала. Если персонал не знает, как пользоваться электронным архивом, то большинство документов будет оставаться на бумажных носителях, а, следовательно, цели электронного документооборота не будут достигнуты.

Одновременно на практике могут быть достигнуты следующие задачи:

• каждый сотрудник сможет самостоятельно организовать поиск архивной документации без привлечения третьих лиц, например, сотрудника службы документооборота;
• электронные архивы позволят организовать более безопасное и упорядоченное хранение документации без возможности удаления документов третьими лицами;
• организуется коллективный доступ к работе с документами;
• возможно установить четкие критерии использования тех или иных документов, исключающих «утечку информации» или возможность повреждения документа;
• с помощью электронного архива можно будет организовать работу с проверяющими органами таким образом, чтобы свести к минимуму отказ в предоставлении налогового вычета по НДС в связи с отсутствием первичных документов, а также осуществлять оперативный обмен документами в отношении встречных проверок;
• электронный архив позволит минимизировать ручной труд, не отвлекать других сотрудников для подготовки документов, предоставляемых при проведении проверок, формировании подборок документов для руководства при проведении Советов директоров.

В целом, правильная организация работы электронного архива может упростить работу, а неправильно организованный архив, наоборот, способен застопорить работу всей компании. Но для того, чтобы правильно организовать работу архива, мало поставить цели и задачи, приобрести программное обеспечение, сервер и назначить ответственных сотрудников, важно учитывать законодательные нормы, регулирующие работу с первичными документами.

Организация передачи в архив документов и их хранения

При передаче электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

• формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей;
• формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;
• проверка архивом организации электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
• проверка воспроизводимости электронных документов;
• проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях);
• проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Документы в архиве необходимо подразделить на следующие виды:

• постоянного хранения — не менее чем в 4-х экземплярах: 3 на бумажном носителе и 1 — в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра); временного (свыше 10 лет) хранения — не менее чем в 2-х экземплярах;
• документов по личному составу организаций — источников комплектования государственных (муниципальных) архивов — не менее чем в 4-х экземплярах: 3 — на бумажном носителе, 1 — в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);
• документов по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, — не менее чем в 3-х экземплярах.

Порядок использования электронных архивов в конкретной организации утверждается на уровне руководства и структурных подразделений самостоятельно с учетом защиты конфиденциальной информации и допуска конкретных работников к отдельным документам.

В заключение необходимо отметить, что рано или поздно все компании придут к электронным архивам, ведь уже сегодня документы (полностью или частично) хранятся в электронном виде. Поэтому очень важно правильно организовать архивную работу и тогда любой документ можно будет просто и легко найти и использовать в работе через годы.

Автор: Шестакова Е.В.,

кандидат юридических наук, генеральный директор
ООО «Актуальный менеджмент»

Источник: Компания "Такском"