ЭДО в нотариальной деятельности: необходимость или излишество?

Нотариальная деятельность неразрывно связана с документами, поэтому нотариусам так важно следить за последними изменениями в области документооборота и делопроизводства. Учитывая тенденцию госорганов переводить взаимодействие друг с другом и с физлицами в электронное поле, нотариусы естественно не остались в стороне.

Для них переход на электронное взаимодействие означает, в том числе, и сокращение личных контактов с клиентами. Но насколько это уместно в деятельности, где личное присутствие всегда было важно? Предлагаю рассмотреть этот и другие вопросы ниже.

Предпосылки появления электронных документов в деятельности нотариуса

Говоря про электронные документы в нотариальной деятельности, нужно обратить внимание на определение, содержащееся в пункте 197 Приказа Министерства юстиции РФ от 16.04.2014 года № 78 «Об утверждении правил нотариального делопроизводства». Под электронными документами законодатель понимает:

• исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;
• полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.

То есть документы подразделяются на изначально оригиналы в электронной форме и на электронные копии документов, составленных на бумажных носителях.

Нотариальная деятельность в России регулируется «Основами законодательства Российской Федерации о нотариате», утвержденными Верховным Советом РФ 11.02.1993 года.

Что из себя представляет деятельность нотариуса? В первую очередь это удостоверение юридических фактов, то есть событий или действий, влекущих юридические последствия (возникновение, изменение или прекращение правоотношений). Помимо этого, в обязанности нотариусов входит хранение документов, обеспечение доказательств, принятие мер к охране наследственного имущества и многое другое. И все это, так или иначе, связано с документами, обладающими юридической силой.

Долгое время нотариат работал «с бумагой», так как только с ее помощью можно было зафиксировать юридическую значимость события или документа. Именно с данным фактом можно связать довольно запоздалую разработку норм законодательного регулирования в отношении электронных документов в нотариальной деятельности. Однако с появлением возможности придавать электронным документам юридическую силу законодатель не мог проигнорировать этот вопрос.

Юридическая сила электронного документа обеспечивается за счет применения электронной подписи, которой посвящен Федеральный закон РФ № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Именно с ее помощью документ обретает неоспоримые авторство и целостность.

Более того, электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях, кроме исключительных случаев, установленных законодательством РФ (статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Применение электронных документов в деятельности нотариуса

В 2014 году вступили в силу (за некоторым исключением) положения Федерального закона от 21.12.2013 года № 379-ФЗ, вносящего изменения в «Основы законодательной деятельности РФ о нотариате». Так, с февраля 2014 года была введена часть вторая статьи 11 «Основ законодательной деятельности РФ о нотариате», которой предусмотрено использование нотариусами усиленной квалифицированной электронной подписи для совершения нотариальных действий с электронными документами и передачи сведений в единую информационную систему нотариата.

Упомянутым выше Федеральным законом от 21.12.2013 года были внесены поправки и в части полномочий Федеральной нотариальной палаты, в которые были включены, например:

• обеспечение создания и функционирования единой информационной системы нотариата;
• обеспечение электронного взаимодействия нотариусов и государственных и муниципальных информационных систем;
• обеспечение возможности проверки нотариусами соответствия электронных подписей лиц, с которыми он взаимодействует, на соответствие требованиям закона для квалифицированных электронных подписей.

Внесенные Федеральным законом от 21.12.2013 года № 379-ФЗ изменения (статья 35 «Основ законодательства РФ о нотариате») позволили нотариусам удостоверять равнозначность электронных документов документам на бумажном носителе и наоборот, то есть распечатывать электронный документ и заверять в обычном порядке либо заверять электронную копию оригинального документа на бумажном носителе своей КЭП.

Помимо этого, была введена статья 44.2 «Основ законодательства РФ о нотариате», которая позже была изложена в новой редакции от 29.12.2015 года. Данная статья устанавливает возможность совершения нотариальных действий в электронной форме: по просьбе лица, обратившегося за совершением нотариального действия, нотариус может произвести его путем изготовления нотариального документа в электронной форме.

Приказ Министерства юстиции РФ от 16.04.2014 года № 78 «Об утверждении правил нотариального делопроизводства» содержит раздел, посвященный работе нотариуса с электронными документами.

Нотариус должен регистрировать все электронные документы, получаемые им, независимо от способов доставки. Регистрировать электронные документы можно также в Электронном журнале регистрации входящих электронных документов, который нотариус подписывает своей КЭП в конце каждого рабочего дня. Такой же электронный журнал есть и для исходящих от нотариуса электронных документов.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел, которые индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе и подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе в соответствующих законодательству РФ форматах.

Как видим, работа нотариусов с электронными документами в целом построена на тех же принципах, что и работа с документами на бумажном носителе.

Что осталось прежним?

Говоря о внедрении электронных документов в деятельность нотариусов, отметим, что речь не идет об абсолютном исключении личного контакта между нотариусом и лицом, обратившимся к нему. Да это, в принципе, и невозможно. Несмотря на все нововведения, многое в деятельности нотариусов остается прежним.

Например, заверение копии документа невозможно без его оригинала. Нотариальные доверенности также могут быть выданы только в присутствии доверителя и с соблюдением всех соответствующих условий.

Согласно статье 44.2 «Основ законодательства РФ о нотариате» при совершении нотариальных действий в электронной форме путем изготовления нотариального документа в электронной форме в случае необходимости подписания такого документа обратившимся лицом, оно подписывает его своей КЭП в присутствии нотариуса. Нотариус в свою очередь проверяет принадлежность КЭП данному лицу в соответствии с Федеральным законом РФ «Об электронной подписи».

К тому же многие электронные документы, заверенные надлежащим образом нотариусом, не могут применяться на практике в связи с отсутствием технических средств. Например, в суде намного более уверенным можно быть, представляя нотариально заверенную копию документа на бумажном носителе. Но это уже вопрос соотношения нормативно-правовых актов в области электронного документооборота друг с другом и с теми техническими возможностями, которыми располагают государственные органы.

Надеемся, в скором времени данный вопрос будет решаться. Так, 07.06.2016 года Государственная Дума РФ приняла в третьем чтении законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части применения электронных документов в деятельности органов судебной власти» и направила его на рассмотрение в Совет Федерации РФ.

Данный законопроект предполагает возможность направления в суд в виде электронного документа посредством заполнения электронной формы документа на официальном сайте суда в сети «Интернет» ходатайств, заявлений, жалоб, представлений и других процессуальных документов. Помимо этого, предлагается внести поправки в определение письменных доказательств, отметив, что такими могут быть документы, созданные исключительно в электронном виде и не предполагающие копий на бумажном носителе.

Что останавливает?

Основным вопросом, возникающим при работе нотариуса с электронными документами, является хранение. Действительно, законодательство сейчас разрешает и даже рекомендует использовать электронные документы во многих отраслях, в некоторых случаях даже обязывает к этому, но вопрос хранения электронной документации все так же остается открытым.

Хранение нотариальных документов, конечно, требует отдельного внимания. Так, Приказ Министерства юстиции РФ от 16.04.2014 года № 78 обязывает нотариуса делать резервные копии зарегистрированных электронных документов, а также Электронных журналов регистрации входящих и исходящих электронных документов не реже одного раза в неделю. Хранить копии нотариус может на переносных электронных носителях или на серверах единой информационной системы (исключая при этом несанкционированный доступ).

Собственно, резервное копирование документации отнюдь не новый способ защиты ее от потери. И если риски утратить юридически значимую информацию безвозвратно при использовании электронных документов и есть, то они не превышают тех же рисков с документами на бумажном носителе.

***

Введение в нотариальную деятельность электронных документов нужно рассматривать не как препятствие, а как новую возможность, в первую очередь, для оптимизации взаимодействия нотариуса и обратившегося к нему лица. Однако пока практическую пользу такого внедрения ощутить довольно сложно. Связано это отчасти с тем, что необходимость перехода на электронный документооборот чувствует лишь небольшая доля лиц.

С другой стороны, только соблюдение баланса в применении электронных документов именно в тех сферах, где это объективно необходимо, приносит наибольшую пользу.

Источник: Synerdocs