РМСЭД ЯНАО: 10 лет успешной работы СЭД CompanyMedia в условиях Крайнего Севера

В Ямало-Ненецком автономном округе на протяжении 10 лет развивается региональная межведомственная система электронного документооборота (РМСЭД) на базе флагманской разработки компании «ИнтерТраст» — СЭД CompanyMedia.

Сегодня система охватывает все органы исполнительной власти ЯНАО, в ней ежедневно работают более 4000 пользователей, ежегодно обрабатывается порядка 7 млн документов, широко используются мобильные места, поддерживаются три вида электронной подписи. В ближайших перспективах проекта — перевод всех органов исполнительной власти на CompanyMedia 4, сопровождение государственной кадровой службы, а также включение поселковых муниципальных образований в общий контур электронного документооборота.

О заказчике

Ямало-Ненецкий автономный округЯмало-Ненецкий автономный округ (ЯНАО) входит в состав Тюменской области и является частью Уральского федерального округа. Административный центр АО — город Салехард. Округ занимает площадь в 769 250 кв. км, на его территории находится полуостров Ямал — самая северная материковая точка округа. Численность населения ЯНАО по данным Росстата составляет 534104 человек (из них около 84 % — городское население).

Об исполнителе

Компания "ИнтерТраст«Компания «ИнтерТраст», созданная в 1994 году, — один из лидеров рынка автоматизации деловых процессов, делопроизводства и документооборота. Компанией выполнено свыше 3 тыс. проектов, более 500 тыс. пользователей ежедневно работают с документами с помощью программных продуктов «ИнтерТраст». CompanyMedia, флагманский продукт «ИнтерТраст», представляет собой корпоративную систему управления документами, задачами и личной продуктивностью. Сохраняя функции делопроизводства, система сфокусирована на работе руководителей и бизнес-специалистов.

Предпосылки проекта

Как рассказал заместитель руководителя, начальник управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа Юрий Кулаков, инициатива внедрения СЭД исходила от ИТ-специалистов, которые считали, что именно с электронного документооборота нужно начинать информатизацию в органах власти. «Для нас документ это и сырье, и инструмент, и конечный результат работы. Поэтому сомнений не было — именно СЭД должна стать той системой, внедрять которую необходимо в первую очередь. Все, что у нас было на тот момент, в 2005-2006 годах, это система регистрации документов, рассчитанная на 5 рабочих мест, чего было явно недостаточно даже для администрации региона», — рассказывает Юрий Кулаков.

Уже на этапе изучения рынка СЭД инициаторы проекта искали систему не только для аппарата губернатора — требовалось решение регионального уровня, система «на вырост». Поэтому масштабируемость была одним из главных критериев. В то же время необходима была модульная система, чтобы внедрять ее можно было поэтапно, постепенно закрывая потребности в автоматизации различных видов документооборота. Кроме того, учитывались особенности региона — территориальная распределенность объектов автоматизации и слабые каналы связи. Нужна была система, способная обеспечить работу в таких условиях.

После тщательного отбора поставщика и программного продукта выбор был остановлен на компании «ИнтерТраст» и системе CompanyMedia. Помимо перечисленных критериев (масштабируемость, распределенность, возможность работы в условиях слабых каналов), заказчики ориентировались на обширный опыт использования этой системы во властных структурах других российских регионов.

Ход проекта

РМСЭД ЯНАО планомерно развивалась на протяжении всех 10 лет своего существования:

• 2006 год — в Администрации ЯНАО внедрена система электронного документооборота на базе CompanyMedia, также произошли первые внедрения системы на муниципальном уровне (Новый Уренгой, Тазовский и Приуральский районы).
• 2007-2009 годы — к системе подключены органы исполнительной государственной власти ЯНАО (все ОИГВ подключены к системе в 2009 году). Происходит функциональное развитие системы (внедрение делопроизводческих модулей) и ее адаптация под требования заказчика, а также интеграция с порталом госуслуг ЯНАО. На этом этапе к проекту подключился региональный информатизатор — департамент информационных технологий и связи ЯНАО.
• 2010 год — внедрение системы в Законодательном Собрании ЯНАО.
• 2011 год — внедрение системы в Счетной палате ЯНАО.
• 2011-2012 годы — ведется тиражирование системы в муниципальных образованиях, интеграция автоматизированных участков в единое для всех муниципалитетов решение. Происходит подключение к системе учреждений, подведомственных органам исполнительной власти, а также внедрение мобильных рабочих мест CompanyMedia (т.н. «Мобильный офис губернатора»). Количество участников системы в 2012 году резко увеличивается.
• 2012 — 2013 годы — развиваются интеграционные возможности системы (к настоящему времени система интегрирована с сайтами губернатора ЯНАО, правительства ЯНАО, региональным порталом госуслуг, сайтом Президента РФ — в части обработки обращений граждан).
• 2014 год — начало подключения к системе поселковых муниципальных образований.
• 2015-2016 годы — внедрение модуля «Законотворчество» в Законодательном собрании ЯНАО (модуль является разработкой партнеров «ИнтерТраст» — компании «Тринити»). Разработка функционала для кадрового учета госслужащих; разработка региональной нормативной базы для внедрения ЭП в органах исполнительной власти. Также начат переход на новую версию системы — CompanyMedia 4.

Как рассказали в «ИнтерТраст», наиболее сложными были 2011-2012 годы, когда все структуры ЯНАО — ОИГВ и МО — нужно было связать в единую систему. Включение поселковых муниципальных образований в единый контур электронного документооборота стало очередным шагом в преодолении «цифрового» неравенства. «Многие поселки находятся в нескольких сотнях километров от ближайших городов, каналы электронной связи с ними зачастую отсутствуют, и в результате на то, чтобы информация из поселкового муниципалитета дошла до уровня района, требуется несколько дней. Подключив эти населенные пункты к региональной системе электронного документооборота, мы обеспечили оперативную обработку обращений граждан и надлежащее качественно оказываемых государственных услуг на всей территории Ямало-Ненецкого автономного округа», — говорит Юрий Кулаков.

Статистика по количеству организаций-участников РМСЭД в 2006-2016 годах

Что касается самых интересных задач в рамках проекта, то специалисты интегратора называют внедрение мобильных рабочих мест в 2011-2012 годах. «Главным инициатором был самый главный человек в нашей системе — губернатор автономного округа. Все специалисты, задействованные в обеспечении системы, были к этому не просто готовы, а активно этого желали и на своем уровне пропагандировали. Уже после недели работы глава автономного округа поделился своими впечатлениями и настоятельно рекомендовал всем членам правительства освоить и использовать этот полезный инструмент в работе, а через месяц такие же рекомендации были даны и всем главам муниципальных образований», — вспоминает Юрий Кулаков.

Статистика по объему обрабатываемых в РМСЭД ЯНАО документов с 2006 по 2015 годы

В «ИнтерТраст» также рассказали, что ИТ-специалисты ЯНАО со своей стороны активно участвовали в проведении проекта: за 10 лет они хорошо изучили систему, многие вещи могут дорабатывать самостоятельно, в частности, тиражирование системы в небольших муниципалитетах проводят сами. Специалисты «ИнтерТраста» занимаются крупными разработками, при необходимости выезжают в ЯНАО для проведения работ на территории заказчика. Что касается числа привлеченных на проект специалистов, то оно составляло от 2-3 специалистов «ИнтерТраста» до 12-13 человек в наиболее активные фазы проекта. Например, в 2011-2012 годы, когда проводилось масштабное тиражирование системы в муниципалитетах, на проекте работало до 12-13 специалистов «ИнтерТраст» (4-5 инженеров и 4-5 консультантов — на месте в ЯНАО, 2-3 специалиста по поддержке — в Москве, до непосредственного развертывания системы также привлекались 2-3 разработчика).

Итоги проекта

На данный момент все без исключения органы исполнительной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, в том числе представительства округа за его пределами (в городах Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Тюмень, Курган), работают в РМСЭД. Система активно используется и в других органах власти: в Законодательном Собрании, Счетной палате, Избирательной комиссии автономного округа. Так же к системе подключен аппарат Главного федерального инспектора. «Если начинали мы с 5 рабочих мест в аппарате губернатора, то сейчас в системе работают больше 4 тыс. пользователей — 2660 в муниципальных образованиях и 1453 в органах исполнительной власти. С помощью СЭД ежегодно обрабатывается почти 7 млн документов», — отмечает Юрий Кулаков.

Показатели на середину 2016 года по числу пользователей РМСЭД в МО и в ОГИВ

С использованием системы реализуют общее документационное обеспечение все лечебно-профилактические учреждения и большинство государственных учреждений иной направленности. Аналогично в городах и районах автономного округа, где все без исключения органы местного самоуправления и значительное количество муниципальных учреждений используют СЭД. В некоторых муниципалитетах подключены даже школы и детские сады.

С помощью CompanyMedia обрабатываются обращения граждан из всех источников. Интеграция модуля «Обращения граждан» реализована со всеми официальными интернет-ресурсами, включая сайты губернатора, аппарата губернатора и правительства ЯНАО, а также с порталом государственных услуг. РМСЭД ЯНАО интегрирована с МЭДО, поэтому обращения, поступающие в органы власти ЯНАО через администрацию Президента, также автоматически попадают в CompanyMedia. Кроме того, в CompanyMedia поддерживаются все три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Поскольку для применения ЭП необходима адекватная правовая база, в начале 2016 года в ЯНАО принят соответствующий правовой акт, узаконивший применение всех трех видов электронной подписи.

Перспективы проекта
В ноябре 2016 года планируется перевести все органы исполнительной власти на четвертую версию CompanyMedia и начать процесс обновления СЭД в муниципалитетах. Это большой проект, который продолжится и в 2017 году. Еще одна масштабная задача — это сопровождение государственной кадровой службы, автоматизация кадрового делопроизводства. Сейчас проходит ряд пилотных проектов в отдельных органах власти, а на 2017 год запланирован переход к ведению реестра государственных гражданских служащих в полностью электронном виде.

Кроме того, в ближайшем будущем произойдет включение поселковых муниципальных образований в общий контур электронного документооборота. Речь идет о селах и поселках на территории автономного округа, и здесь на первый план выходит техническая проблема обеспечения устойчивых каналов связи.

«Также хочу упомянуть о проекте, который сейчас осуществляется нашими коллегами из Законодательного Собрания ЯНАО — там идет внедрение специализированного модуля „CompanyMedia-Законотворчество“, разработанного компанией „Тринити Урал“, партнером „ИнтерТраст“. Этот этап развития системы важен и для правительства, поскольку оно является ключевым источником законодательной инициативы в регионе. Что касается стратегической задачи в области электронного документооборота, то мы движемся в сторону полного исключения бумажных носителей для документов временного срока хранения. Именно для этого мы формируем среду применения электронной подписи: ведется работа по созданию нормативной документации, решаются организационные и технические вопросы. Когда необходимые условия будут созданы, мы сможем перейти к полностью электронному документообороту на всех уровнях — и в органах исполнительной власти, и в муниципальных образованиях», — завершает свой рассказ о РМСЭД ЯНАО Юрий Кулаков.

Источник: spbIT