Документальный стандарт
Отправлять письма, издавать приказы и иные документы частным компаниям и государственным органам рекомендовано по новым стандартам. Впервые к адресатам бизнесмены и чиновники будут обращаться как к «господам» и указывать свои имя и отчество. Также легализуются электронная подпись на бумажных документах и единые правила отправки e-mail.
Новый национальный стандарт (ГОСТ), утвержденный Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии, вступит в силу уже с 1 июля. Он устанавливает требования к оформлению организационно-распорядительной документации – подготовке писем и справок, договоров и актов, приказов и решений, постановлений и распоряжений, а также уставов, положений, правил, инструкций, регламентов, протоколов и другой управленческой документации. «Стандарт определяет состав реквизитов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий, виды бланков и состав их реквизитов, схемы расположения реквизитов на документе, образцы бланков, правила создания документов. Положения стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях», – отмечается в ГОСТе.
Новый национальный стандарт заимствует традиционную еще для советской бюрократической системы структуру деловых бумаг. Например, в шапке бланка должны размещаться герб, код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), гриф ограничения доступа и так далее. Правда, в современной политико-правовой обстановке использование государственного герба допускается только на бланках ведомств соответствующего уровня. Негосударственные организации вправе размещать собственную эмблему, товарный знак, а также коммерческое обозначение юридического лица.
В бланк компаний следует включать справочные данные, в том числе почтовый адрес, номер телефона и факса, адрес электронной почты и сетевой адрес (сайта), а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН), ИНН и КПП. Текст документа рекомендуется печатать шрифтами Arial, Times New Roman, Verdana или Calibri, через один-полтора интервала с красной строкой (абзацным отступом в 1,25 см).
В отличие от советских ГОСТов, новый российский национальный стандарт предусматривает и новые требования к грифу ограничения доступа. Вместо «совершенно секретно» или «государственная тайна» на исходящих от бизнес-структур документах появятся предупреждения «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна». Кроме такой ограничительной надписи, на каждой «тайной» бумаге следует проставлять номер экземпляра и другие сведения.
Впервые в стандартах подготовки документов регламентируется обращение к адресату. В начале писем следует использовать прилагательное «уважаемый» и имя-отчество или обращение «господин» («господин Председатель», «господин Иванов», «госпожа Захарова» и тому подобное). Неопределенную группу получателей рекомендовано именовать «господами», а сообщение следует завершать этикетной фразой «С уважением». Отметка об исполнителе также должна включать не только фамилию, но и имя, отчество и номер телефона соответствующего сотрудника. Рекомендовано указывать также должность ответственного лица, структурное подразделение и адрес электронной почты.
Кроме того, новый стандарт не устанавливает каких-либо особых требований к электронной переписке. То есть все официальные письма в любом случае необходимо оформлять на бланках, указывать все реквизиты и так далее. Единственное исключение – вместо почтового адреса в шапке следует печатать e-mail.
Национальный стандарт впервые легализует применение даже в бумажных документах электронной подписи. Для этого вместо автографа достаточно проставить штамп «Документ подписан электронной подписью» с указанием номера сертификата ключа, фамилии, имени и отчества его владельца, а также срока действия. «Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти, товарного знака (знака обслуживания) организации».
Такая новация позволит существенно сократить бумажный документооборот, в том числе пересылку бумаг между бухгалтериями. Например, с согласия контрагента компания может изготовить его штамп и заверять им распечатки получаемых по электронной почте актов, счетов и иной так называемой «первички». В этом виде переписку должны признавать даже налоговые инспекции и иные надзорные органы. Более того, согласно разъяснениям самого фискального ведомства, для первичных документов допускается использование даже простой электронной подписи – специальная усиленная квалифицированная требуется только для удостоверения счетов-фактур, налоговых деклараций и в некоторых иных случаях (АПИ подробно писало об этом – http://апи-пресс.рф/view/144 Безбумажная бухгалтерия).
Одновременно исключается возможность проставления факсимиле, применение которого вместо собственноручной подписи регулировалось действующим ГОСТом. Хотя принятый еще в 1994 году Гражданский кодекс РФ допускал использование таких «печаток» только «в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». Судебная практика свидетельствует, что в спорных ситуациях факсимиле может быть оспорено, причем нередко принявшую подписанный таким образом документ сторону уличают в неосмотрительности. Юридически право проставлять факсимиле в банковских ордерах http://апи-пресс.рф/view/947 предоставлено только инвалидам по зрению.
В то же время вступающий в силу 1 июля национальный стандарт предусматривает проставление печати, в том числе на документах, «фиксирующих связанные с финансовыми средствами факты». Хотя еще два года назад законодатели исключили обязанность большинства коммерческих организаций изготавливать «резинки», налоговая служба также не считает их обязательным реквизитом даже для финансовых документов.
Отсутствует в новом стандарте и порядок оформления телефонограмм. Тогда как действующий ГОСТ предусматривает, что при указании исходящего и входящего номера, должности, фамилии, имени и отчества отправителя и получателя устно переданное сообщение приобретает юридическую силу. Телефонограммы рекомендовалось использовать для оперативного решения вопросов (приглашения на совещания, заседания и так далее).
Несоблюдение таких требований исключало принятие телефонограммы в качестве документа и нередко приводило даже к отмене судебных решений, постановлений о привлечении организаций к административной ответственности и иным серьезным последствиям. Например, Арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области отменил наложенный на ООО «Аксель» штраф и взыскал в его пользу 35 тысяч рублей судебных расходов, так как налоговая инспекция не смогла подтвердить получение компанией телефонограммы о дате и месте рассмотрения дела. Хотя действующее процессуальное законодательство (арбитражное, гражданское и административное) допускает использование телефонограммы для вызова участников процесса в суд.
Формально национальные стандарты применяются добровольно, то есть носят исключительно рекомендательный характер. Гражданский кодекс РФ предусматривает, что дополнительные требования к форме сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и иные) должны устанавливаться только законом, правовыми актами или соглашением сторон. В то же время практика споров по использованию факсимиле, телефонограмм и иным вопросам оформления документов подтверждает, что соблюдение установленных ГОСТом требований позволяет исключить неопределенность во взаимоотношениях с партнерами.
Источник: legalpress.ru