Электронное заочное голосование участников ООО
Что необходимо сделать для проведения электронного заочного голосования с использованием КЭП?
В связи с коронавирусом участникам ООО разрешили до конца 2020 года проводить все собрания по любым вопросам в форме заочного голосования, что повлекло увеличение затрат на почтовые услуги, снижение скорости обработки документов и подсчёта голосов, повышение рисков утраты документов, иные негативные последствия.
Всего этого можно избежать, используя усиленную квалифицированную электронную подпись (далее - КЭП) и электронный документооборот между участниками общества. Что необходимо сделать для проведения электронного заочного голосования с использованием КЭП - в статье компании «Цифровые технологии».
Почему следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись
- КЭП является аналогом собственноручной подписи в силу положений Федерального закона № 63-ФЗ.
- При её создании используются криптографические средства защиты информации, имеющие сертификаты соответствия требованиям ФСБ России.
- КЭП обеспечивает идентификацию подписанта и неизменность содержания подписанного документа.
- Подписанный файл можно в неизменном виде воспроизвести на материальном носителе.
- Подписанный документ можно зашифровать, обеспечив конфиденциальность содержащейся в нём информации.
Таким образом, КЭП отвечает всем требованиям, предъявляемым Гражданским кодексом РФ и Федеральным законом «Об ООО» к электронным и иным техническим средствам.
Преимущества электронного обмена документами при проведении заочного голосования
- уменьшение расходов на оплату почтовых услуг;
- снижение временных затрат на приём и обработку документов;
- обеспечение достоверности, неизменности и целостности документов и их содержания;
- минимизация рисков утраты документов;
- обеспечение идентификации личности подписанта;
- ускорение процесса сбора голосов;
- обеспечение конфиденциальности содержания документов.
Положение о порядке проведения заочного голосования
Возможность принятия решения участников общества с помощью электронных и иных технических средств предусмотрена Гражданским кодексом РФ и мало чем отличается от традиционного способа заочного голосования с помощью заказных писем. Помимо стандартного положения в уставе общества о возможности проведения заочных голосований необходимо утвердить внутренний документ общества (например, регламент, положение).
В данном документе необходимо учесть следующие положения:
- конкретизация используемого вида электронной подписи (усиленная квалифицированная электронная подпись, выданная аккредитованным удостоверяющим центром);
- определение адресов электронной почты участников и лица, которое будет считать голоса (рекомендуем использовать корпоративную почту);
- определение перечня средств электронной подписи согласно действующему законодательству;
- исполнение владельцами КЭП обязанностей к участникам электронного взаимодействия, установленных Федеральным законом № 63-ФЗ;
- утверждение документов, подлежащих обмену в электронном виде:
- уведомление о проведении общего собрания в форме заочного голосования:
- извещение о проведении общего собрания;
- повестка дня;
- порядок ознакомления участников с материалами общего собрания;
- сроки окончания процедуры голосования (срок окончания приема электронных документов с голосованием от участников);
- электронный адрес для направления бюллетеня или иного электронного документа с голосом участника.
- бюллетень для голосования по вопросам повестки дня;
- предложение о внесении изменений в порядок проведения общего собрания;
- протокол общего собрания;
- прочие уведомления, обусловленные соглашением об электронном взаимодействии.
- уведомление о проведении общего собрания в форме заочного голосования:
Для того чтобы подписать документы КЭП, необходимо приобрести:
- криптопровайдер СКЗИ КриптоПро CSP версии 5.0;
- приложение для подписи файлов КриптоАРМ ГОСТ;
- сертификат квалифицированной электронной подписи.
Источник: Цифровые технологии