Электронный документооборот: почему вашему бизнесу стоит перейти на новый уровень эффективности?
Рассказываем о возможностях и преимуществах.
В современном мире, где технологии играют важную роль во всех сферах жизни, Россия активно движется в направлении цифровизации бизнес-процессов. Одним из ключевых аспектов является переход на электронный документооборот (ЭДО).
В России ЭДО начал свое развитие с момента выхода закона об электронной подписи, применение которой обеспечивает безопасность передачи данных, гарантирует целостность подписанного документа и подтверждает авторство. Многие организации быстро оценили преимущества передачи электронных документов по защищённым каналам связи.
Федеральная налоговая служба (ФНС) поддерживает развитие ЭДО, являясь одним из главных регуляторов этой сферы, разрабатывая электронные форматы единого формата взамен бумажных, адаптируя информационную государственную систему на автоматический приём и обработку данных. ФНС также контролирует вопросы аккредитации доверенных лиц и операторов ЭДО. Минцифры России также активно поддерживает и курирует развитие ЭДО в стране.
ЭДО позволяет государству и бизнесу обмениваться документами в электронном формате, что существенно упрощает процесс взаимодействия и сокращает сроки выполнения задач. Вопросы выбора надежных каналов обмена данными стали особенно актуальным с массовым переходом сотрудников на удаленную работу во время пандемии COVID-19, однако и по возвращении к прежней жизни, компании были не готовы вернуться к бумажным носителям — когда контрагенты расположены на значительном расстоянии друг от друга, ЭДО становится наиболее комфортным каналом передачи информации.
Подключаясь к электронному документообороту, компании получают множество преимуществ, которые упрощают работу и улучшают эффективность бизнеса. Вот несколько причин, почему важно подключаться к ЭДО:
- Экономия времени и ресурсов: электронный документооборот исключает необходимость печати, хранения и доставки бумажных документов, что сокращает затраты времени и денег.
- Безопасность и надежность: электронные документы хранятся в защищенных системах, что снижает риск потери или кражи информации.
- Простота доступа: электронные документы доступны в любое время и с любого устройства, что позволяет сотрудникам работать удаленно или из разных офисов.
- Контроль версий: системы электронного документооборота позволяют легко отслеживать изменения в документах и управлять версиями.
- Соответствие законодательству: в некоторых случаях электронная отчетность является обязательным требованием законодательства, также как и передача электронных счетов-фактур.
- Улучшение коммуникации: электронный документооборот упрощает обмен документами с контрагентами, межд контрагентами, между бизнесом и государством.
- Меньше бюрократии: с помощью ЭДО организации имеют возможность обмениваться закрывающими документами друг с другом, к какой бы сфере деятельности они не принадлежали, а также предоставлять отчетный документы в электронном виде при запросах ФНС.
Для того, чтобы начать пользоваться преимуществами ЭДО, очень важно выбрать надежную систему с гибким тарифным планом и поддержкой юридически значимого обмена документами между компаниями по надежному каналу связи, такую как OLY DOC, которая может быть использована как бесплатно, для ограниченного круга операций, так и на платной основе для более широкого спектра возможностей.
OLY DOC предлагает всем владельцам электронной подписи:
- бесплатный обмен документами без ограничений между пользователями системы, в том числе с физическими лицами;
- конструкторы для создания счетов, фактур, УПД и других документов;
- единое электронное хранилище документов;
- регистрацию любого количества пользователей;
- юридические лица и индивидуальные предприниматели могут обмениваться документами в электронном формате и с физическими лицами;
- автоматическую передачу отчётных сведений из счетов-фактур о прослеживаемых товарах и маркировке в контролирующие органы
- API для интеграции с любой учётной системой
При регистрации система OLY DOC предоставляет бесплатный обмен документами в роуминге и внутри системы для всех зарегистрированных пользователей на один месяц. По истечении этого срока пользователи автоматически переходят на бесплатный безлимитный тариф для обмена документами между абонентами OLY DOC, а также с возможностью бесплатного приема документов из других систем ЭДО. Безлимитный обмен с другими системами электронного документооборота осуществляется на платных тарифах.
Заключение
ЭДО позволяет существенно оптимизировать работу с документами, сокращая затраты времени и ресурсов. Он обеспечивает безопасность, надежность и конфиденциальность хранения и передачи информации.
Внедрение системы электронного документооборота может значительно повысить эффективность работы компании, улучшить взаимодействие между отделами и сократить время на выполнение рутинных операций. Важно помнить, что выбор системы электронного документооборота должен осуществляться с учетом специфики бизнеса, его потребностей и масштабов. OLY DOC прекрасно подойдет для электронного обмена документами как для крупного бизнеса, так и для индивидуальных предпринимателей и самозанятых.