Главная / Статьи / Проблемы переноса бумажного ДО в СЭД

Проблемы переноса бумажного ДО в СЭД

15 января 2015
Проблемы переноса бумажного ДО в СЭД

Пользователи часто сталкиваются с проблемами переноса бумажного документооборота в систему электронного документооборота.

В основном, эти проблемы связаны с существующей в организации традицией работы с бумажными документами, отсутствием возможности перенести документы «как есть» и авторитетным мнением заказчика по этому поводу. К традициям работы с документами можно отнести:

  1. Шаблон оформления документа должен строго соответствовать бумажному варианту;
  2. Перечень сотрудников, визирующих документ «плавает» в зависимости от ЦУ руководства на планерках;
  3. Часть сотрудников, визирующих документ не являются участниками ЭДО;
  4. Маршрут движения документа выходит за рамки реализуемого БП;
  5. Сроки согласования документа определяются на уровне сотрудников, согласующих документ (нет регламента);
  6. Сверх нормативная загруженность ответственных сотрудников, задачами, не относящихся к их основным функциональным обязанностям;

Проблема переноса бумажного документа «как есть» в ЭДО:

  1. Оформление документа не регламентировано нормативными документами. Отсутствует единый шаблон.
  2. С точки зрения автоматизации формирования и обработки документа, создание электронной копии и приведение к единому стандарту компании, приводит к переосмыслению назначения документа, а иногда к созданию совершенного нового документа внутри СЭД;
  3. Стремление заказчика получить на выходе СЭД идентичный бумажному документ, содержащий все записи согласующих сторон БП, приводит к потери функциональности документа;
  4. Для лиц, не являющихся участниками СЭД, но сохраняющих право на согласования документов, необходимо обеспечить вывод из СЭД документа, идентичного бумажном для визирования с последующим вводом результатов его работы в СЭД. Это приводит к появлению избыточных операций и дополнительной нагрузки для отдельных групп сотрудников по выводы/вводу информации в СЭД.

Перечисленные выше проблемы в совокупности с авторитарным мнением заказчика о процессе внедрение могут создать ситуацию, когда каждый переводимый бумажный документ в ЭДО необходимо прорабатывать и согласовывать с заказчиком практически в ручном режиме. Т.е. приходится разбивать документ на блоки, расписывая структуру, маршруты и их функции.

Анализ бумажного документа для переноса в СЭД с учетом маршрута исполнения БП

Как видно из схемы, документ был разбит на блоки, с описание функциональных особенностей взаимодействия СЭД и участников БП. Такая схема позволила сильно упростить взаимодействие с заказчиком и сократить время, необходимое для перевода бумажного ДО в СЭД.

Источник: ECM-Journal.ru

Читайте также:

15 января 2015

Топ-5 самых эффективных советов по открытию eCommerce бизнеса от профессионалов

Основываясь на богатом опыте разработки проектов в сфере электронной коммерции, Merkeleon — ведущий разработчик онлайн аукционов и торговых площадок в СНГ — представляет список советов, которые полезно принять во внимание при выборе разработчика платформы.