Главная / Статьи / Какие возможности поиска имеются в системах электронного документообоорта?

Какие возможности поиска имеются в системах электронного документообоорта?

27 февраля 2015

Возможность без особого труда найти нужный документ — одна из причин, по которой организация решается на внедрение СЭД или ЕСМ-системы. Некоторые методы поиска присутствуют во всех системах, некоторые — в наиболее продвинутых.

Один из самых простых способов добраться до нужного документа — просто взять его там, где ему положено быть согласно здравому смыслу и принятым в организации правилам. Для этого требуется умение гибко оперировать папками документов, и вряд ли себе можно представить СЭД без подобных возможностей. Но чтобы этот способ работал, сотрудники должны соблюдать жесткие правила «раскладывания» по папкам и выстраивание системы папок.

Ещё один простой и очевидный инструмент — поиск по атрибутам документа типа наименования, автора, дат создания и изменения и прочим — также неотъемлемая часть СЭД. Удобно использовать стандартные правила типа «найти документы, с которыми я работал вчера», ещё удобней, когда подобные правила можно создавать самому.

Поиск по содержимому документов — вещь крайне полезная, но, к сожалению, реализованная не во всех системах — сказывается и не всегда прозрачный доступ к тексту документа, и морфологические проблемы, и часто низкая релевантность результатов такого поиска.

Особо стоит отметить не часто используемый, но при правильном подходе весьма мощный механизм — теги или ключевые слова. Правда, с тегированием документов есть определённые трудности. При ручном добавлении ключевых слов необходимо следовать чётко проработанным правилам, а автоматический разбор документа и проставление правильных тегов пока скорее мечта, чем реальность.

Кроме текста документы могут содержать информацию другого рода — например, картинки, видео или звук. Умение искать по подобному разнородному контенту внутри системы на данный момент тоже скорей в перспективе, чем в действительности. Однако, с учётом того, что отдельные компании добились успехов в этом направлении, что-то подобное скоро появится и в СЭД.

Источник: ECM-Journal.ru

Читайте также:

25 февраля 2015

Три кита безопасного электронного документооборота

Бизнес сегодня активно переходит на электронный документооборот. Системы электронного документооборота (СЭД) — это гибкий удобный инструмент, данные передаются за считанные секунды. Благодаря электронной подписи документооборот стал юридически значимым.