Восемь распространенных заблуждений об ЭДО
Законодательная база для обмена электронными документами между компаниями сформировалась еще в мае 2012 г.
За это время частично или полностью перешли на электронный документооборот (ЭДО) не менее 680 тыс. организаций, а через серверы оператора прошло более 40 млн. документов. Тем не менее многие бухгалтеры и руководители до сих пор сомневаются в юридической силе электронных актов и счетов-фактур и думают, что отправить документы почтой дешевле, чем воспользоваться услугами оператора ЭДО. Попробуем развеять мифы.
Заблуждение 1. Нормативные акты приняты, но ЭДО не развивается, ничего не меняется
С 2012 года интерес компаний к электронному документообороту друг с другом стабильно растет. За 2014 г. число компаний, которые отправляют документы через Интернет, увеличилось вдвое и достигло 14,4 тыс. А количество организаций, которые принимают электронные документы, выросло в 7,8 раза и составило 680 тыс.
Далее мне бы хотелось сказать о мифах, которые касаются самих электронных документов как объектов делопроизводства.
Заблуждение 2. Электронные документы сомнительны с юридической точки зрения — их могут не принять в контролирующих органах
Легитимность электронных документов еще в 2002 г. утвердил Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Однако Налоговый кодекс разрешал составлять счета-фактуры только в бумажном виде. Поэтому и первичные документы по-прежнему составлялись на бумаге, ведь формировать пакет имело смысл единообразно.
Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ внес изменения в Налоговый кодекс, согласно которым стал возможен обмен электронными счетами-фактурами. Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур утвердил приказ Минфина России № 50н от 25.04.2011. Тем не менее на практике обмениваться электронными счетами-фактурами было невозможно, пока приказ ФНС России № ММВ-7-6/138@ от 05.03.2012 не утвердил формат данного документа.
После этого появилась возможность весь пакет документов по сделке формировать в электронном виде. Они имеют юридическую силу, могут быть представлены в суд и контролирующие органы.
Например, вот уже несколько лет компании могут представить электронные документы в ответ на поступившее требование налогового органа. Такая возможность появилась у налогоплательщиков в 2010 году с выходом приказа ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. А с лета 2012 года (приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@) через интернет можно направить и скан-образы бумажных документов. Специалисты налоговых органов только «за»: такой способ представления документов позволяет им быстрее проводить проверки.
Заблуждение 3. Электронные документы могут потеряться или пропасть при поломке компьютера или сервера
Электронные документы потерять невозможно — они хранятся на сервере оператора ЭДО, и он отвечает за их сохранность. Поэтому при выборе оператора компании нужно узнать, как у него защищены данные: где физически находятся серверы, кто имеет к ним доступ и т. д. Необходимо, чтобы серверы оператора были расположены в дата-центре, где обеспечено отказоустойчивое электроснабжение, оборудование, способное выдержать выход из строя некоторых комплектующих, благоприятный температурный режим.
Защита данных от потери или повреждения обеспечивается за счет троекратного копирования и хранения на разнесенных серверах. Серверы находятся под постоянным видеонаблюдением. Доступ к ним ограничен и осуществляется по индивидуальным магнитным картам.
Замечу, что вероятность потерять бумажные документы в офисе или архиве, где они зачастую хранятся в беспорядке, гораздо выше.
Перейдем к заблуждениям, которые касаются непосредственно процесса перехода на электронный документооборот.
Заблуждение 4. Внедрить ЭДО дорого и сложно
Переход на ЭДО может занять от нескольких часов до нескольких месяцев. Это зависит от размера и структуры компании, а также от того, насколько тесно она планирует интегрировать ЭДО с ПО, которое уже использует. Самый простой и быстрый способ начать работать с электронными документами — это использовать веб-версию системы ЭДО выбранного оператора.
Если же компания стремится максимально автоматизировать документооборот и свести к минимуму человеческий фактор, то ей понадобится интеграция сервиса ЭДО с ее учетной системой. Эта услуга платная. Цены на нее варьируются в зависимости от оператора, разработчика решения, сложности внедрения и ряда других факторов.
Заблуждение 5. Нецелесообразно платить операторам ЭДО, дешевле и надежнее пользоваться почтой
ЭДО обходится бизнесу дешевле бумажного документооборота.
Если компания прибегает к услугам «Почты России», то использует заказное отправление, чтобы при необходимости проконтролировать, где находится письмо. Минимальная цена заказного письма — 15 рублей, в два раза выше, чем стоимость отправки через оператора ЭДО. Если речь идет о курьерской доставке, то там вообще совершенно другой порядок цен, гораздо выше. Если контрагенты уже после обмена бумажными оригиналами решили внести в документы исправления, отправка повторяется и, соответственно, оплачивается заново.
Пересылка бумажных документов предполагает и другие затраты. Их нужно распечатать, собственноручно подписать, упаковать и отправить. По подсчетам одного из наших клиентов — крупного промышленного холдинга, подготовка и отправка одного бумажного документа обходится в 80 руб.
К этому прибавляются такие минусы бумажного документооборота, как продолжительность обмена (до нескольких недель) и риск потери. Не говоря уже о том, что отправителю нужно проконтролировать, чтобы контрагент получил и своевременно вернул подписанные экземпляры. При ЭДО полный цикл документооборота может быть завершен за одни сутки.
Кроме того, нельзя забывать и о том, что ЭДО избавляет компании от необходимости содержать архив документов, что также предполагает затраты на площади и ставки сотрудников. С переходом на электронные документы архив сначала перестает пополняться, а впоследствии, когда истекут пять лет, отведенных законодательством на обязательное хранение уже имеющихся бумажных документов, от него можно будет избавиться совсем.
Переходя к следующим мифам, мне бы хотелось прояснить те моменты, которые касаются деятельности операторов ЭДО и их взаимодействия с контролирующими органами.
Заблуждение 6. Операторы ЭДО не нужны, так как создается государственная электронная почтовая система (ГЭПС)
О данном проекте много говорят, но пока это все-таки только проект. Он не реализован. Пока складывается впечатление, что создаваемая государственная электронная почтовая система (ГЭПС) и юридически значимый ЭДО — это разные сущности.
Оператор ЭДО не является оператором почтовой связи. Деятельность оператора ЭДО регулирует в основном приказ Минфина № 50н, а оператора почтовой связи — федеральный закон «О почтовой связи» № 176-ФЗ и органы исполнительной власти в области связи.
ГЭПС, скорее всего, предназначается для получения информационных сообщений от органов государственной власти и организаций, а также для ведения переписки по обжалованию начислений. Также в компетенции государственной электронной почтовой системы предполагается пересылка уведомлений (при судебных разбирательствах, от министерств и ведомств, о штрафах и т. д.) по утвержденному для ГЭПС порядку.
Что касается электронных счетов-фактур, то они имеют юридическую силу только при передаче через операторов ЭДО. ГЭПС не планирует становиться таковым. Но если у ГЭПС появится такая задача, то она сможет зарегистрироваться как оператор ЭДО, и, соответственно, на рынке ЭДО станет на одного игрока больше.
Заблуждение 7. ЭДО между компаниями и ЭДО с контролирующими органами — это одно и то же, разница только в адресатах
Электронный документооборот с контролирующими органами и электронный документооборот между компаниями — это разные процессы, которые реализуют разные операторы. Тем не менее и те, и другие называются операторами ЭДО. Некоторые операторы совмещают обе функции и предоставляют сервисы электронного документооборота как между организациями, так и с контролирующими органами.
Компания, которая уже пользуется интернет-отчетностью, в любой момент может начать обмен электронными документами с партнерами. Во-первых, переход на ЭДО для нее проще чисто психологически. Она знает, что это такое, понимает, как действует электронный документооборот, знает, как обеспечивается юридическая сила документов и т. д. Во-вторых, у нее есть для этого главное — квалифицированная электронная подпись. Все, что ей нужно, — это зарегистрироваться в системе ЭДО.
Заблуждение 8. Операторы ЭДО аффилированы с ФНС
Операторы ЭДО специализируется на передаче открытой и конфиденциальной информации по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота. Операторы — это самостоятельные субъекты бизнеса, которые работают в условиях жесткой конкуренции. Ни один из них не имеет никаких преференций со стороны государства.
Финансово работа операторов ЭДО никак не связана с ФНС. Хотя, безусловно, налоговым органам действующая система удобна. Во-первых, операторы выступают в роли своего рода третейских судей, которые подтверждают дату, время и состав отправленной отчетности. Во-вторых, они снимают с ФНС нагрузку по консультированию налогоплательщиков относительно электронной отчетности, а это очень актуально: контакт-центры некоторых операторов насчитывают по несколько сотен сотрудников и нагрузка на каждого из них очень высока. В-третьих, именно операторы хранят электронные документы компаний и отвечают за них. В-четвертых, операторы разрабатывают ПО для документооборота, обновляют его и совершенствуют в соответствии с пожеланиями пользователей.
Электронный документооборот ускоряет финансовые потоки компании, снижает непрофильные затраты и помогает продуктивно использовать рабочее время. Эти факторы приобретают особое значение в кризисный период. Надеюсь, что мне удалось развенчать мифы вокруг ЭДО, которые мешают компаниям отказаться от бумажных документов.
Источник: PCWEEK