«Благодаря решениям «ДЕЛО» и «Архивное Дело» мы можем вести учет документов АМС на протяжении всего их жизненного цикла»

В Администрации местного самоуправления (АМС) г. Владикавказа с 2010 года ведется проект внедрения СЭД «ДЕЛО» (компании ЭОС).

В начале 2014 года система была дополнена решением «Архивное Дело», благодаря чему стала возможной поддержка полного жизненного цикла документов. Сегодня решена главная задача проекта — создана и функционирует целостная информационная инфраструктура электронного документооборота. В планах — увеличение числа рабочих мест, в том числе внедрение нескольких мобильных рабочих мест «Дело WEB». Интегратором выступает партнер ЭОС в г. Ставрополе ГК «Бизнес ИТ». О проекте рассказывает начальник отдела информатизации и защиты информации АМС г. Владикавказа Сослан Александрович Бериев.

— Сослан Александрович, расскажите, пожалуйста, о предпосылках проекта внедрения системы электронного документооборота в Администрации города Владикавказа.

— В 2009 году у руководства Администрации г. Владикавказа сформировалось четкое понимание, что развитие информационных технологий и информационно-коммуникационной среды для взаимодействия с гражданами стало необходимостью. Путь развития стал очевиден: пришло время внедрения современных масштабных информационных систем. В числе приоритетных направлений было внедрение электронного документооборота: мы изначально понимали, что СЭД — это инструмент автоматизации основной деятельности, результатом которой являются именно документы.

Нам также требовалось решение, которое постоянно совершенствуется разработчиками с учетом изменений в отечественном законодательстве и потребностей заказчиков. Подготовку проекта мы начали с анализа рыночной ситуации. Изучили ряд предложений от лидеров рынка СЭД — по доле проектов в госструктурах и количеству внедренных рабочих мест. Выбор мы остановили на программном продукте СЭД «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы». Для обмена опытом наши сотрудники выезжали в ближайшие города, где данная система уже эксплуатировалась. После чего было принято решение о ее внедрении.

— Какими силами ведется проект?

— Со стороны Администрации г. Владикавказа в проекте участвуют 4 сотрудника, знающие специфику нашего документооборота и требования к документам: это специалисты Отдела информатизации и защиты информации и Управления документационного обеспечения деятельности АМС и приема граждан, прошедшие обучение и получившие квалификацию технических инженеров и технологов.

Со ставропольской компанией «Бизнес ИТ», партнерами компании ЭОС, мы познакомились в процессе изучения реализованных проектов по внедрению СЭД «ДЕЛО», где данная компания проявила себя как команда высоко профессиональных специалистов. Далее в результате проведения открытого аукциона по внедрению СЭД «ДЕЛО» в Администрации г. Владикавказа компания «Бизнес ИТ» стала победителем. В настоящее время со стороны «Бизнес ИТ» в проекте участвуют 5-6 человек, которые занимаются консультированием, нахождением и устранением неполадок, а также сопровождением системы. По моему мнению, проект стал успешным и показательным во многом благодаря слаженной работе с опытным партнером.

— Когда стартовало внедрение, какие этапы оно прошло?

— Внедрение СЭД «ДЕЛО» в АМС г. Владикавказа началось в феврале 2010 года, в марте этого же года система была запущена в промышленную эксплуатацию. На первом этапе внедрения системы было установлено11 рабочих мест для сотрудников Управления документационного обеспечения деятельности АМС и приема граждан, так как это самый важный участок прохождения и контроля поручений и документов администрации, в том числе обращений граждан. В то же время для перевода документов, поступающих в Управление документационного обеспечения деятельности АМС и приема граждан, в электронный вид были приобретены поточные сканеры.

Следующий этап начался в марте 2011 года. Для руководителей и делопроизводителей всех структурных подразделений администрации было приобретено 40 дополнительных рабочих мест СЭД «ДЕЛО». После чего система начала работать во всех отделах, управлениях, комитетах и префектурах муниципалитета. Хочу отметить, что для делопроизводителей СЭД — инструмент автоматизации их основной деятельности.

В 2013 году нами было куплено еще 50 рабочих мест СЭД «ДЕЛО» для сотрудников структурных подразделений, отвечающих за предоставление муниципальных услуг, а также 18 рабочих мест для МБУ «Владикавказский правовой центр». Также приобретен и интегрирован с СЭД программный продукт компании ЭОС — «Архивное Дело». Несмотря на то, что для технических специалистов СЭД «ДЕЛО» и «Архивное Дело» — это два различных продукта, для специалистов-делопроизводителей они должны представлять собой единую систему. На сегодняшний день мы можем не только вести учет документов, но и поддерживать процесс управления документами на протяжении всего жизненного цикла, от создания до уничтожения.

В феврале 2014 года система «Архивное Дело» была запущена в эксплуатацию в структурных подразделениях АМС г. Владикавказа. Была проведена установка серверной части, развернуты 14 клиентских рабочих мест системы, пользователи прошли индивидуальное обучение по курсам «Архивный работник» и «Делопроизводитель». Кроме того, была установлена и настроена опция «Сканирование», ее пользователи обучены по курсу системного технолога системы «Архивное дело», а также разработаны дополнительные формы отчетности СЭД «ДЕЛО».

— Что представляет собой созданная таким образом система документооборота сегодня?

— На сегодняшний день в Администрации г. Владикавказа установлено 128 рабочих мест, сформирована большая база электронных документов с учетом их специфики, к базе подключены все отделы, управления, комитеты и префектуры, ведется учет обращений по муниципальным услугам. Каждый специалист Администрации и ее подразделений, ответственный за предоставление муниципальных услуг, может видеть, на каком этапе исполнения находится обращение, какое по нему принято решение и предоставлен ли ответ заявителю. Помимо стандартных задач регистрации входящей и исходящей корреспонденции, а также организационно-распорядительных документов, в системе автоматизирован учет исковых документов и дел.

— Каковы планы развития СЭД?

— Одной из основных задач является установка СЭД на каждое рабочее место в структуре Администрации г. Владикавказа и подведомственных учреждений — в общей сложности таких мест около 1 тыс.

Еще одна задача — это юридически значимый электронный документооборот. База для полноценного функционирования такого документооборота еще не подготовлена, но мы будем работать над этим вопросом.

В перспективе планируем приобрести мобильные рабочие места для руководства администрации. Для этого собираемся также использовать программные продукты компании ЭОС.

Но для начала необходимо обеспечить надежную защиту данных с учетом существующих реалий. Данный вопрос отдельно прорабатывается с компанией ЭОС и организациями, занимающимися информационной безопасностью. В перспективе станет необходимой интеграция СЭД и ведомственных информационных систем, предоставляющих электронные услуги и автоматизирующих внутренние деловые процессы, с интеграцией в межведомственный электронный документооборот (МЭДО).

Спасибо!

Пресс-релиз