Группа «Т Плюс»: потенциал экономии с помощью электронных документов более 60 млн рублей за 3 года
Начиная с 2016 года компания планирует перевести в электронный вид порядка 15 % документооборота, то есть отправлять около 857 000 электронных документов в год.
Группа «Т Плюс» — крупный поставщик электро- и теплоэнергии. У нее более 160 000 потребителей — юридических лиц в 16 регионах РФ. Ежегодно компания формирует и отправляет им порядка 5 400 000 документов. В бумажном виде они замедляют как внутренние, так и внешние бизнес-процессы. Годовые затраты на документооборот с одним контрагентом составляют 1 280 руб. Таким образом, весь документооборот обходится группе в 204,8 млн рублей в год.
Принимая решение о переходе на электронный документооборот (ЭДО), группа преследовала три основные цели. Во-первых, уменьшить затраты. Во-вторых, оперативно получать подписанные документы от клиентов. При бумажном документообороте этот процесс мог затянуться на месяц. В-третьих, сократить трудозатраты: при работе с бумагой они достигали 30 % рабочего дня сотрудников.
При этом группе было важно, чтобы все ее компании работали с электронными документами централизованно, единообразно, в одном формате и по одной схеме. Попытки перейти на ЭДО уже были, но каждое подразделение занималось этим самостоятельно. В итоге привести процесс к единому знаменателю не удалось.
«Электронный документооборот — это не просто экономия на бумаге и доставке документов. Он дает группе комплексный положительный эффект, — считает Константин Козлов, руководитель проекта Контур.Диадок. — Существенное ускорение документооборота — это быстрый возврат подписанных документов, своевременное закрытие периода, оперативная оплата счетов. Кроме того, при электронном документообороте под контролем каждый его этап и видно, что происходит с конкретным документом в данный момент».
Проектная команда, в которую вошли специалисты группы «Т Плюс» и выбранного ею сервиса ЭДО Контур.Диадок, разработала регламент внутреннего взаимодействия при ЭДО. Это был необходимый этап, так как группа использует корпоративные учетные системы SAP, 1С и различные биллинговые системы. Кроме того, проектная команда утвердила формулу расчета экономической эффективности ЮЗДО для группы.
Интеграция Диадока с учетными системами группы заняла три месяца. Для интеграции с 1С был использован типовой модуль Диадока. Интеграция с SAP была произведена средствами программного интерфейса (API).
Сегодня электронные документы (как подписанные клиентами, так и входящие) автоматически попадают в корпоративные системы SAP и 1C напрямую из личных кабинетов Диадока. По подсчету «Т Плюс», на обработку и проведение электронного документа, полученного через Диадок и поступившего в учетную систему, уходит около двух минут.
«В результате мы рассчитываем получить именно то, к чему стремимся. Процент нагрузки по документообороту на сотрудников сократится с 30 до 5 %, уменьшится число технических ошибок, — считает Станислав Карамушко, заместитель начальника управления и анализа систем учета, руководитель рабочей группы проекта ЭДО Группы „Т Плюс“. — Затраты на документооборот при текущем трафике уже снизились на 1 990 000 рублей (2014–2015 гг.). За последующие три года планируется уменьшение на 13 120 000 рублей по сбытовому холдингу».
Интеграцию с биллинговыми системами осуществляли совместно IT-специалисты подразделений группы и команда оператора СКБ Контур. В энергосбытовых компаниях «Т Плюс» для этого использованы различные модификации решения Диадок.Коннектор.
Екатеринбургский и Оренбургский филиалы используют оперативно-информационный комплекс «СБЫТ». Он умеет выгружать счета-фактуры в утвержденном ФНС формате xml. Акты приема-сдачи услуг, а также счета на оплату эти компании выставляют в формате pdf. Для подписания и отправки документов используется Диадок.Коннектор DC.DelivererLight.
Кировский и Удмуртский филиалы выгружают пакеты документов из биллинговых систем в формате одного из операторов, через которого пытались организовать ЭДО до Диадока. Разработчики СКБ Контур специально для таких случаев написали версию Диадок.Коннектор — DC.SbisDelivererLight, который и используется для отправки документов клиентам.
Пресс-релиз