Готовимся к жизни без шкафа: немного советов по организации хранения электронных документов

В этой статье собрано несколько организационных моментов по хранению электронных документов, а также ссылки на необходимые нормативные акты, регулирующие данные вопросы.

«Их еще и хранить надо?!» — часто удивляются знакомые бухгалтеры, которые только-только переходят на работу с электронными документами. Удивление понятно: для большинства компаний хранение электронной первички не представляет особой проблемы — она спокойно находится на серверах Synerdocs нужный срок. Но когда речь заходит о хранении других документов, с более длительным сроком, или о создании собственного электронного архива, — возникает множество вопросов.

Хранение счетов-фактур

Хранение электронных документов (ЭД) по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Оно регламентируется аналогичными нормативными актами. Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а конкретные требования по бухгалтерским документам вы найдете в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В письме Минфина РФ от 13.01.2016 года № 03-03-06/1/259 говорится, что в случае обмена счетами-фактурами в электронном виде участники обмена обеспечивают хранение всех установленных Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 года № 50н документов, подписанных электронной подписью, а также сертификата ключа применявшейся электронной подписи в течение установленного срока хранения счетов-фактур.

Счета-фактуры, составленные в электронном виде, а также подтверждения оператора электронного документооборота и извещения покупателей о получении счета-фактуры хранятся в хронологическом порядке по мере их выставления или получения за соответствующий налоговый период. При этом распечатывать их не нужно. Проще всего хранить прямо в сервисе ЭДО, в котором вы работаете в данный момент.

Напомним, что минимальный срок хранения счетов-фактур как на бумажном носителе, так и в электронной форме — 4 года с окончания квартала, в котором документ использовался в последний раз для исчисления НДС и составления отчетности.

Длительное хранение

В первую очередь необходимо определить продолжительность хранения. Обратимся к Рекомендациям по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, разработанным Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД).

Электронные документы сроков хранения до 10 лет включительно находятся в информационной системе или файловом хранилище в том формате, в котором они были созданы. В архив организации они не передаются.

Электронные документы систематизируются в информационной системе в соответствии с номенклатурой дел организации и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел в графе «Примечание» указывается, что дело ведется в электронном виде. При включении заголовков электронных дел в номенклатуру индексы и заголовки составляются по тем же правилам, что и индексы и заголовки дел с документами на бумажном носителе.

По окончании делопроизводственного года в итоговой записи номенклатуры дел отдельно указывается количество заведенных электронных дел постоянного и временных сроков хранения.

Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав архивного фонда организации. Они должны быть систематизированы, описаны и внесены в описи и другие архивные справочники таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиск и использование. Систематизация электронных документов и их индексация в соответствии с номенклатурой дел, формирование контейнеров электронных документов для передачи электронных документов в архив организации осуществляются в структурных подразделениях организации в соответствующих информационных системах.

Что такое контейнер документа?

Электронный документ, переданный на длительное хранение, запаковывается в контейнер, который представляет собой zip-архив (сжатую zip-папку). В эту папку включаются:

• электронный документ в формате архивного хранения;
• метаданные документа, включая электронные подписи.

Электронные документы — это не просто файл, это еще и служебная информация, сертификат ключа электронной подписи, ряд других данных, которые надо хранить вместе с документом. Бывают еще и приложения (например, график, список, смета, план и др.), являющиеся неотъемлемой частью документа, а также листы согласования к документам при конвертировании в формат архивного хранения, которые присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл.

Контейнеры электронных документов могут передаваться в архив организации на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух идентичных экземплярах — основном и рабочем.

Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, а также для создания копий рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного. Рабочий экземпляр электронных документов в архиве организации является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются копии электронных документов, в том числе для фонда пользования.

Хранение на носителях

Большинство компаний хранят документы в информационной системе или в специализированном файловом хранилище. Но многие архивы работают с обособленными материальными носителями цифровой информации, например, с оптическими дисками. Существуют специальные правила хранения электронных документов на физически обособленных материальных носителях для обеспечения их сохранности (их также можно найти в приведенных выше Рекомендациях). Наряду с этим существуют Рекомендации по выбору оптических дисков для хранения архивных документов.

Что еще?

Конечно, сегодня в России тема хранения юридически сильных электронных документов все еще находится в стадии разработки. Однако, это совершенно не мешает бизнесу уже строить свою практику. Узнать о наиболее актуальных кейсах и методиках можно у операторов ЭДО, которые активно разрабатывают тему хранения. Например, Synerdocs в начале весны проводил вебинар «Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов», материалы которого доступны для всех желающих. Основные вопросы, которые сегодня волнуют бизнес, связаны именно с механикой хранения.

В целом, для бизнеса нет никаких ограничений, государству не принципиально, как вы храните документы — в облаке или нет. Важно лишь обеспечивать те моменты, о которых мы говорили выше. Чем шире будет распространяться эта практика, тем больше мы будем знать о различных нюансах хранения, и тем меньше будет нерешенных вопросов.

Источник: ИА "Клерк.Ру"