Трудовые книжки станут электронными

В обозримом будущем главный для работника документ - трудовая книжка - по его желанию будет переведен в электронный формат. Однако уже сейчас в целом ряде российских компаний трудовой документооборот почти не предусматривает наличия бумажных вариантов договоров, заявлений и служебных записок.

И природе польза
С трудовой книжкой пока сложно: несмотря на то что вице-премьер правительства РФ Ольга Голодец заявила, что уже в нынешнем году подготовят предложения по запуску электронного варианта этой книжки, для его полноценного введения надо править существующее законодательство. Тем не менее разработка виртуального формата документа идет, а базой его хранения предполагается сделать Единый портал государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ), поскольку свыше 50% россиян уже имеют на нем личный кабинет.

При этом основными препятствиями для появления электронных трудовых книжек (и трудовых договоров тоже) эксперты признают отсутствие у большинства граждан электронной подписи, а также психологическую приверженность ряда инстанций (например, судов) бумажным документам. Однако опыт ряда компаний показывает: ситуация быстро меняется и избавиться от лишних бумаг в кадровом делопроизводстве возможно уже сегодня. Причем даже значительные инвестиции в разработку и внедрение таких новинок оказываются выгодны всем сторонам.

Одним из самых удачных проектов в деле автоматизации кадрового делопроизводства может похвастать группа компаний «Юлмарт». «За исключением документов о приеме, переводе и увольнении, все остальные у нас находятся только в электронном виде, - рассказывает директор управления персонала Дарья Беляева. - И оформляются они в режиме онлайн».

Представьте себе ситуацию: вы хотите пойти в отпуск. Какова обычная процедура? Надо на бумаге написать заявление. Подписать его у начальника (а то и нескольких). Отнести в отдел кадров или бухгалтерию. Соответственно, изрядно побегать по кабинетам, потеряв энное количество времени и нервов. Ведь могут и не подписать...

Когда кадровый документооборот автоматизирован, бегать никуда не надо: в личном кабинете на портале предприятия вы заполняете нужные места в готовом бланке заявления. Ставите цифровую подпись. Жмете кнопку «отправить» - и заявление само «побежало» по инстанциям. Остается дождаться ответа. Причем если в отпуск вы идете по графику, система сама все проверит и выдаст положительный ответ, а положенные на отпуск деньги вовремя поступят на карточку.

В «Юлмарте» подсчитали: при наличии 6,5 тыс. сотрудников, работающих по всей стране, ежемесячно кадровикам компании приходится пересылать 23 тыс. документов. На что затрачивается примерно 15% времени сотрудников и около 3 млн рублей. «Вот почему мы замахнулись на создание онлайн-системы, которая могла бы стать стандартом, годным для использования практически в любой компании и отрасли», - объясняет Дарья Беляева. И, несмотря на ряд трудностей, сделать это удалось.

У 100% сотрудников на сайте компании имеется личный кабинет, а также официально полученная цифровая подпись. В результате любой специалист, где бы он ни находился, легко получает нужный ему документ в режиме онлайн, выполнив нехитрые действия. Удобство такого формата общения с «кадрами» работники оценили: только 10 человек отказались от электронного документооборота, предпочтя бумажный. И хотя предприятие потратило 8 млн рублей на разработку системы, еще 400 тыс. ушли на ее внедрение и продвижение, а 800 тыс. рублей потребовалось вложить в оцифровку подписей сотрудников, новинкой довольны и работодатель, и трудящиеся. Да и экологический плюс очевиден: по экспертным оценкам, в данном случае электронный документооборот позволяет сохранить жизнь 18 деревьям.

Открытая бухгалтерия
Каждый из нас, наверное, хотя бы раз в жизни ходил в бухгалтерию с расчетным листком, чтобы выяснить нюансы начисления заработка. Однако у ряда работников уже сейчас есть возможность этого не делать. К примеру, в российском подразделении «Хейнекен» внедрена система, которая позволяет в круглосуточном режиме оценить свой вклад в деятельность компании. Причем доступ возможен с любого устройства - от стационарного компьютера до мобильного телефона. Как поясняет руководитель отдела льгот, компенсаций и отчетности этой компании Екатерина Ненашева, «мы хотели создать систему, которая стала бы простой и доступной для рядовых сотрудников». И хотя изначально проект был ориентирован на прозрачность определения их доходов (в частности, на точное определение размера квартальной и годовой премии специалистов), теперь он перерос в нечто гораздо большее. И в конечном итоге привел к тому, что растут производственные показатели предприятия.

«Четко понимая, как и за что можно получать деньги, сотрудники больше заинтересованы в достижении результата, - продолжает Екатерина Ненашева. - Мобильность и открытость системы позволяют избежать лишних вопросов, экономят время и делают работу каждого специалиста более эффективной».

Тенденция времени
Автоматизация кадрового делопроизводства не какая-то прихоть или мода, это веление времени. И если в небольших компаниях еще есть возможность все делать по старинке, то в имеющих множество иногородних филиалов или удаленных работников электронный документооборот необходимость.

«Сегодня предприятия, стремясь оптимизировать расходы, нередко переводят сотрудников в режим удаленной занятости, - говорит директор «HeadHunter Северо-Запад» Юлия Сахарова. - Поэтому автоматизация учета и контроля их трудовой деятельности становится одним из важнейших инструментов управления».

«Конечно, работодателям это выгодно, поскольку они экономят, - скажете вы. - А нам-то это зачем?» Ответ простой: если бумажные документы в случае внедрения электронного кадрового оборота нам придется заполнять только при приеме на работу и увольнении с нее, выгода очевидна. Ведь при возможности общаться с отделом кадров или бухгалтерией удаленно любые документы (заявления, справки, записки и пр.) можно будет запрашивать и получать без излишней беготни. А наше время, как известно, тоже стоит денег.

КСТАТИ

Введение электронного кадрового документооборота, который в общем документообороте компании может достигать 50%, позволяет сократить ее издержки в размере до 5%.

Источник: Санкт-Петербургские ведомости