"Цифровой офис": Способы экономии при помощи технологий
Вопрос оптимизации расходов в компаниях никогда не теряет своей актуальности. Современные разработки позволяют от методов уровня «печатать на черновиках» перейти к более продвинутым инструментам: тайм-трекерам, искусственному интеллекту, сбору биометрии и прочему.
Издание «Inc.» совместно с компанией «HP» подготовило обзор на тему экономии в офисе при помощи новых технологий. Предлагаем читателям портала iEcp.ru ознакомиться с основными инструментами и «плодами» их использования:
Умные устройства, на основе ИИ, и экономия электроэнергии
Искусственный интеллект (ИИ) в 2016 году позволил Google сократить расходы на электричество и на 15% увеличить энергоэффективность дата-центров. Разработанная в купленной компанией лаборатории DeepMind нейросеть регулировала порядка 120 параметров, в том числе открытие и закрытие окон и работу системы охлаждения. В 2018 году нейросеть помогла сэкономить уже около 30% электроэнергии в месяц.
Если нет денег на покупку лаборатории и создания нейросети?
В стремлении сделать офис «умным» можно оснастить его другими более доступными технологиями для экономии электроэнергии:
- выключатели с задержкой времени (экономия до 20% затрат),
- датчики движения (до 45%),
- люминесцентные лампы вместо обычных (до 20%).
Биометрические системы и оплата рабочих часов
Согласно данным HeadHunter за 2017 год, 31% работников хотя бы раз в неделю опаздывают. Американское исследовательское агентство Nucleus Research заявляет о том, что внедрение биометрических систем учета рабочего времени экономит до $800 в расчете на одного сотрудника. Для компании со штатом более 1 000 человек сумма общей экономии достигнет почти $1 млн.
Биометрия — дорого, как быть?
Рекомендация портала iEcp.ru: В зависимости от возможности компании, ее руководство может выбрать способы учета рабочего времени, начиная с ведения бумажных журналов и заканчивая веб-приложениями для управления проектами.
Работа на «удаленке» и содержание офиса, зарплата, представительские расходы
Рекрутинговая компания Hays заявляет, что перевод сотрудников на удаленную работу приводит к тому, что 2/3 организаций (67%) в этом случае экономят на накладных издержках, еще 14% - на фонде оплаты труда, и каждое десятое предприятие — на представительских расходах.
Какие инструменты полезны для организации удаленной работы?
Популярный сервис для совместной работы над документами — GoogleDocs, для управления проектами — Trello и Jira, для общения в команде — Slack и Telegram. Также заслуживающие внимания решения: RealTimeBoard – сервис для визуализации проектов и совместной работы над ними, сервисы для тайм-трекинга Hubstaff, Toggle и другие.
Дизайн и экономия на перепланировке
Среди способов экономии здесь можно перечислить переход к офису типа «open-space», отказ от переговорных комнат в пользу акустических диванов с высокими спинками и переговорных боксов, замена тумбочек и шкафов на шкафы с ячейками, которые закрываются картой доступа в офис.
ЭДО и «время-деньги»
Компания «Т-Плюс» внедрив электронный документооборот (ЭДО) еще в 2014 году сэкономила почти 2 млн. рублей. В 2019 году прогнозная экономия составляет 60 млн. рулей. Используя систему ЭДО, компания также снизила время на обработку документа до 2 минут.
Подробнее об электронном документообороте можно узнать по ссылке.
Источник: Inc.Russia