Удалённая отчётность в госорганы. Почему бухгалтеру и кадровику карантин не страшен

Сегодня вопрос удалённой работы стоит особенно остро. Большинство российских компаний вынуждены перевести сотрудников именно на этот формат деятельности.

Есть специальности, для которых не проблема выполнять рабочие обязанности в режиме хоум-офиса. При этом внутренние процессы компании не замедляются и не останавливаются, качество работы не страдает. К таким профессиям можно отнести, например, программистов, дизайнеров, копирайтеров, SMM-специалистов. А вот бухгалтера или сотрудника отдела кадров перевести на удалёнку сложнее.

Особенно это касается малого и среднего бизнеса, многие представители которых привыкли сдавать отчётность традиционным способом, а именно – на бумаге. Ввиду небольшого объема финансовых операций и малочисленного штата, необходимости в электронной отчётности и не возникало. Однако пандемия коронавируса в России внесла коррективы в этот механизм.

Так что же делать бухгалтерам и кадровикам малых и средних предприятий, индивидуальным предпринимателям, чтобы вовремя сдать годовую отчетность и отчётность за первый квартал 2020 года? Несмотря на то, что многие компании получили отсрочку до 6 мая, мы рекомендуем сдать отчётность в стандартные сроки, чтобы не создавать излишнюю нагрузку на налоговые органы.

Преимущества сдачи отчётности через интернет

Первое, самое очевидное преимущество в период пандемии коронавируса – не нужно посещать налоговую инспекцию и подвергать опасности здоровье: своё, сотрудников и окружающих.

Сдача отчетности через интернет экономит время и страхует от ошибок при заполнении форм. Программы электронного документооборота автоматически проверяют корректность файлов отчётности перед отправкой.

ООО и ИП с сотрудниками сдавать электронно выгоднее в материальном плане. Например, в ПФР каждый месяц нужно сдавать новую отчётность по электронным трудовым книжкам по форме СЗВ-ТД (при кадровых изменениях у сотрудников). Отправка только одного этого вида отчёта заказным письмом стоит недёшево, а в электронном же виде – бесплатна.

Ещё одно преимущество – это своевременное обновление форм отчётности. Не нужно самостоятельно отслеживать, что изменилось в форме документа: за вас это сделает оператор, программным продуктом которого вы пользуетесь для сдачи отчётности.

Отправляя отчётность электронно, вы гарантированно знаете, дошла она или нет. Госорган присылает подтверждение о получении документа.

Существенным преимуществом служит конфиденциальность передаваемых данных. Документы передаются по телекоммуникационным каналам связи в зашифрованном виде с использованием средств криптографической защиты информации.

Базовые потребности бухгалтера для удалённой работы

Есть первейшие вещи, необходимые для эффективной удалённой работы любого современного специалиста. Это стабильно функционирующая оргтехника: компьютер, гарнитура для онлайн-общения, мобильное устройство. Нужен также бесперебойный доступ в интернет.

Важный пункт – это наличие дома у бухгалтера профессиональной программы для электронной сдачи отчётности. Сейчас на рынке таких представлено много, но мы советуем выбирать именно облачные сервисы. Зайти в них можно отовсюду и в любое время сдать отчёт или ответить на требование госоргана.

Электронная подпись удалённо

Главный атрибут электронного документооборота, без которого невозможно сдать онлайн-отчётность, – это электронная подпись (далее ЭП).

Компания Такском предлагает удалённое оформление электронной подписи в Едином личном кабинете (ЕЛК). Это возможно для тех, у кого уже есть действующая ЭП, причём подойдёт подпись любого другого оператора. После оформления заявки в ЕЛК, на почту клиента придут документы. В письме также будет ссылка на онлайн-оплату.

Клиенты компании Такском, тоже удалённо, могут продлить срок действия ЭП через Мастер выпуска сертификатов. Перевыпустить ЭП абоненты Такскома могут самостоятельно, если до окончания срока действия текущей остаётся менее 60 дней. После выполнения несложной процедуры перевыпуска ЭП будет установлена на рабочем месте клиента.

Если у вас нет ЭП, то для организаций Москвы и Подмосковья Такском предлагает услугу выездного оформления. Сотрудник компании доставит клиенту весь пакет документов, избавив от посещения офиса. Специалисты оснащены одноразовыми масками и перчатками. При желании клиента оформить документы они могут, не заходя в квартиру или в офис.

Электронная подпись пригодна не только сдачи отчётности, но и для документооборота с поставщиками и контрагентами: подписывать электронно договоры, закрывающие документы. Такском также предлагает электронные подписи для следующих целей:

• участие в электронных торгах;
• взаимодействие с порталами госуслуг, маркировки, ЕГАИС;
• ведение внутрикорпоративного документооборота.

У Такскома есть ЭП и для физических лиц: для получения госуслуг, подачи документов в суд, регистрации сделок с недвижимостью, регистрации ИП/ООО.

Онлайн-сервис для отчётности

Проще всего удалённо сдавать отчётность через сервис Такскома Онлайн-Спринтер. Это веб-кабинет для доступа в который, помимо электронной подписи, нужен лишь компьютер и интернет. Вход осуществляется по логину и паролю.

В тарифные планы Онлайн-Спринтера уже входят электронная подпись и КриптоПро для работы с ней, безлимитная отчётность в любое количество подразделений ФНС, ПФР, ФСС. В тариф Солидный также включён обмен с другими контролирующими органами: Росстат, ЦБ РФ.

В Онлайн-Спринтере реализован функционал проверок на ошибки. После заполнения любой из форм отчётности сервис проверит корректность всех полей и укажет на те, что не соответствуют правилам сдачи. При этом всегда можно вернуться в форму и исправить ошибки.

Сервис не даст забыть об отчёте. Вкладка «Ближайшие» и календарь бухгалтера напомнят об очередной дате отправки документов, укажут крайний срок для ответа на требование госоргана. Журнал уведомлений напомнит о полученных ответах от контролирующих госучреждений.

Во все тарифы входит сверка с бюджетом: справки о состоянии расчётов с ФНС и ПФР, акты сверки, выписки операций, перечень предоставленной отчётности и другие информационные документы.

Кадровому специалисту – рабочее место

В Онлайн-Спринтере можно подключить дополнительное рабочее место для сотрудника кадровой службы. В тарифе «Кадровый» реализован функционал по работе с электронными трудовыми книжками (отчётность в ПФР), с электронными больничными листами (отчётность в ФСС) и с реестрами больничных листов в ходе реализации проекта «Прямые выплаты» Фонда социального страхования РФ.

Такском с клиентом 24/7

Если в процессе оформления (продления) электронной подписи или использования ПО Онлайн-Спринтер у вас возникли вопросы, то техподдержка компании Такском в режиме 24/7 готова оперативно разрешить их. Специалисты компании удалённо подключатся к вашему рабочему столу и выполнят необходимые действия.

* На правах рекламы