Электронное делопроизводство и электронный документооборот. Преимущества цифровизации
Если компания до сих пор применяет устаревшие технологии в делопроизводстве, это плохой знак.
Причём не только для руководителя, но и для всех сотрудников. Бумажные процессы доставляют массу неудобств. Чтобы избавиться от них, достаточно перейти на электронное делопроизводство.
Современные компании используют электронное делопроизводство и электронный документооборот. И это их явное конкурентное преимущество на любом рынке. Цифровизация помогает ускорить процессы компании, сделать их прозрачнее и тем самым повысить эффективность управления.
Переход на безбумажное делопроизводство обычно окупается быстро – за несколько месяцев. При этом экономический эффект сохраняется на годы вперёд.
Преимущества электронного делопроизводства
Цифровизация – это уже не тренд, а необходимость в бизнесе. Сегодня сложно представить успешную компанию, которая ещё работает исключительно с бумажными документами.
Делопроизводство касается корреспонденции, распорядительных и организационных документов в компании. Рассмотрим основные преимущества цифровизации подробнее.
Быстрая регистрация и обработка документов
Современные решения позволяют сделать это в два клика, без ручного ввода данных. Чтобы обработать и занести входящий документ в информационную систему компании, достаточно просто отсканировать бумажный оригинал или нажать на кнопку в почтовом клиенте. Если компания ведёт электронный документооборот с контрагентами, то документ можно перенести в систему прямо из сервиса обмена.
Но и это ещё не всё. Умные инструменты уже автоматически заполняют все реквизиты входящих документов. Исходящие можно отправить, не вставая со стула – через сервис обмена электронными документами. В результате делопроизводитель тратит меньше времени на рутинные операции и может заняться чем-то более интересным.
Регистрация документов в электронном делопроизводстве проходит быстрее на 30-50%*.
Удобно руководителю
Представим ситуацию: начальник должен срочно изучить входящий документ, вынести решение по нему или передать в работу другому сотруднику. Но он не может приехать в офис. Если документ на бумаге, придётся ждать.
Если в компании уже используют электронное делопроизводство и электронный документооборот, всё становится намного проще. Руководитель может подключиться к системе через веб-доступ или мобильное приложение. Не посещая офис, он не только рассмотрит, но и подпишет документы, вынесет по ним резолюции и распоряжения.
Благодаря цифровизации растут эффективность управления и дисциплина работников. Выданные поручения по документам руководитель может отследить онлайн. Так легче проконтролировать ответственных и выявить просроченные задания.
Проще ознакомить сотрудников с документами
Электронное делопроизводство позволяет ускорить этот процесс в 2-3 раза*. Все распоряжения, приказы и другие организационные документы в электронном виде приходят сотрудникам одновременно. В системе можно всегда отследить, кто уже открыл и прочитал приказ, а кто ещё нет.
Если у сотрудника нет доступа к компьютеру, то ознакомить его с электронным документом можно через чат-бот в Telegram, Viber или другом мессенджере.
Нужный документ найдётся за пару минут
Чтобы отыскать его, нужно только ввести реквизиты. Также можно найти документ по тексту, который содержится в нём. При этом риск потерять оригиналы сводится к нулю – в системе отображается информация, где именно они хранятся.
Безбумажное делопроизводство ускоряет поиск документа в 6-12 раз*.
Организация электронного делопроизводства
Итак, скорее всего для организации электронного делопроизводства вам потребуются:
- Система электронного документооборота (СЭД). Позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).
- ECM-система. Функционал и применение шире, чем у СЭД. ECM (Enterprise Content Management) в переводе звучит как «управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)». Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, чтобы стать ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать их сохранность, поддерживать правила хранения и т.д.
- Система управления бизнес-процессами (BPM). Приоритет в данном случае – не документ и связанные с ним данные, а процессы в компании. Объектом оптимизации становятся операции и лица, ответственные за их выполнение.
- Система электронного архива. Обеспечивает физическое хранение электронных копий документов. Чаще всего представляют собой клиент-серверные базы данных.
- Другие системы, сервисы, приложения и т. д. Чаще применяют по индивидуальным потребностям компании, а также исходя из её отраслевой принадлежности.
Какая именно система или решение вам подходит, придётся определить заранее. Именно поэтому цифровизация делопроизводства, как и любого другого направления, начинается с анализа текущих процессов в компании. Эксперты выявляют, в каких именно кейсах необходима оптимизация и что для этого потребуется.
Параллельно аналитики могут выявить операции, от которых можно отказаться совсем. Причём сделать это можно согласно законодательству, о чём делопроизводитель может не знать. Хотя это уже совсем другая история.
* Расчёты проведены компанией Directum и основаны на результатах проектов внедрения
Источник: ECM-Journal.ru