Роуминг в электронном документообороте: что это и зачем нужно?
Разберемся в вопросе.
В современном мире бизнес-процессы становятся все более сложными и разнообразными, требуя постоянного взаимодействия между компаниями, находящимися в разных регионах России. Для обеспечения такого взаимодействия был разработан электронный документооборот (ЭДО), который позволяет упростить и ускорить обмен документами между участниками бизнес-процессов. Больше всего вопросов в терминологии, связанной с ЭДО, вызывает роуминг. В этой статье разберемся что это такое, и как работает.
Роуминг — это технология, которая позволяет обмениваться юридически значимыми документами между разными операторами ЭДО. Благодаря роумингу, компании могут работать с контрагентами, использующими другие системы электронного документооборота, без необходимости переходить на их платформу.
Для того чтобы роуминг работал, необходимо, чтобы обе стороны использовали совместимые системы. Существуют стандарты и протоколы, которые обеспечивают надежность каналов передачи данных, однако не все системы поддерживают одинаковые правила. Поэтому перед подключением к системе ЭДО необходимо удостовериться в том, что с ее помощью можно обмениваться электронными документами со всеми контрагентами без ограничений.
Преимущества роуминга в ЭДО
Роуминг предоставляет ряд преимуществ для компаний, использующих электронный документооборот:
- Расширение круга контрагентов: благодаря роумингу компании могут сотрудничать с контрагентами, которые используют другие СЭД, что расширяет возможности для развития бизнеса.
- Упрощение работы с документами: роуминг позволяет унифицировать основные формы документов, что упрощает работу с ними и снижает вероятность ошибок.
- Увеличение объема электронного документооборота: благодаря роумингу объем электронного документооборота между компаниями может значительно увеличиться, что способствует повышению эффективности бизнес-процессов.
Как работает роуминг в ЭДО
Роуминг работает следующим образом:
- Оператор отправителя упаковывает документы, подписи и метаданные к ним, и подписывает так называемый транспортный пакет перед отправкой оператору получателя.
- Получатель проверяет дату получения транспортного пакета, его корректность (электронную подпись, структуру и формат) и сообщает отправителю в синхронном режиме о приеме пакета в обработку.
- Если пакет проходит проверку и принимается в обработку, получатель формирует транспортные квитанции, содержащие результаты обработки пакета, и берет на себя ответственность за проверку и обработку каждого элемента пакета в установленный срок. В асинхронном режиме получатель сообщает отправителю о результатах.
Подключение роуминга с клиентом другой системы ЭДО
Для того чтобы подключить роуминг с контрагентом, необходимо выполнить следующие действия:
– Зарегистрироваться в системе ЭДО, поддерживающей роуминг, например, OLY DOC.
– Настроить роуминг с каждым контрагентом индивидуально. Для этого нужно получить от контрагента идентификатор участника, присвоенный оператором его системы ЭДО
– Установить устную или письменную договоренность с контрагентом по поводу способа обмена документами.
Проблемы, связанные с роумингом
- Долгая настройка роуминга. Важно выбрать систему с автоматической настройкой роуминга как со стороны отправителя, так и получателя.
- Некоторые системы ЭДО не имеют роуминга между собой. Перед выбором системы необходимо убедиться в возможности обмена документами с контрагентами.
- Во время взаимодействия в роуминге возможны проблемы с обработкой документов из-за устаревших форматов или транспортных протоколов. Следует использовать надежные системы ЭДО с актуальными форматами и протоколами.
Главной причиной возникновения сложностей настройки может быть отсутствие интеграции между системами электронного документооборота различных организаций.
В этом случае, для осуществления роуминга ЭДО, необходимо выполнить дополнительные настройки, связанные с интеграцией систем. Это может включать в себя настройку протоколов передачи данных, кодировок, форматов документов и других параметров. Эти настройки выполняются операторами ЭДО.
Заключение
Подведем итог. Роуминг в электронном документообороте — это технология обмена документами между различными информационными системами, обеспечивающий взаимодействие между предприятиями. Он позволяет сократить затраты на хранение и обработку документов, а также повышает эффективность бизнес-процессов за счет увеличения объема ЭДО со своими контрагентами. Роуминг в ЭДО стандартизирует форматы документов и протоколов систем проверки подлинности. Технология роуминга электронного документооборота позволяет клиентам разных операторов обмениваться юридически значимыми документами в электронном формате. Роуминг осуществляется между двумя провайдерами, в процессе передачи оба сохраняют документы и синхронизируют их обработку в режиме реального времени. Для каждой пары организаций настройка этой функции осуществляется индивидуально.