Что заставляет компании переходить на электронный документооборот

Разбираемся в вопросе.

Электронный документооборот (ЭДО) — один из самых стремительно развивающихся секторов на рынке информационных технологий в России. Появившись на рынке примерно в 2010 году, ЭДО значительно ускорил свой рост во время эпидемии COVID-19 в 2019-м. Этот продукт продолжает наращивать популярность. Связано это с увеличением количества организаций, которые внедряют электронный документооборот, переходя на дистанционный формат работы.

Первые электронные документы появились в России еще в 1980-х годах, чтобы упростить согласование между различными отделами компаний. Однако в то время системы не были стандартизированы — каждая компания разрабатывала собственные решения. С развитием современных технологий и стандартов внедрение единой системы электронного документооборота стало актуальным для многих организаций.

Одно из главных преимуществ ЭДО — это повышение эффективности бизнес-процессов. Автоматизация обмена документами сокращает время на их обработку, уменьшает риск ошибок и упрощает контроль за выполнением задач. Кроме того, использование ЭДО помогает сократить количество бумажных документов, что положительно влияет на экологию и снижает расходы на печать и хранение документов на бумаге.

С развитием технологий блокчейн и цифровой подписи, безопасность электронного документооборота значительно увеличилась. Благодаря использованию криптографических методов защиты информации, возможность подделки документов сведена к минимуму, а конфиденциальность данных остается на высоком уровне.

Однако, несмотря на все преимущества, внедрение электронного документооборота требует серьезных усилий со стороны компаний. Необходимо обеспечить совместимость существующих систем, обучить сотрудников работе с новыми технологиями и обеспечить безопасность передачи и хранения данных.

В России рынок электронного документооборота активно развивается за счет нескольких ключевых факторов. Одним из них является появление универсальных систем в 1990-е годы, которые можно адаптировать под задачи заказчиков и масштабировать в соответствии с потребностями предприятий.

Однако только с 2010 года государство начало процесс постепенного перехода на электронный документооборот. Важным элементом данного процесса являлось и является использование электронной подписи (ЭП), которая выпускается для каждого юридического лица. Физические лица также имеют возможность приобрести себе ЭП и использовать ее при обращении в государственные структуры.

Регулирование электронного документооборота

Процессы электронного документооборота (ЭДО) регулируются федеральным законом №63-ФЗ «Об электронной подписи». Этот закон устанавливает основные принципы и требования к использованию электронной подписи (ЭП). Также федеральный закон №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует кибербезопасность и защиту данных в рамках ЭДО.

ЭДО позволяет ускорить обмен информацией между предприятиями, снизить расходы на бумажную документацию и повысить уровень безопасности передаваемых данных. Понятия счета-фактуры, его составления и выставления регулируются Налоговым кодексом РФ. Статьи 160 и 434 Гражданского кодекса РФ закрепляют возможность визирования документов электронной подписью и обмена файлами с помощью электронной связи, что упрощает процесс ведения бухгалтерского учета и обмена информацией между организациями.

Все больше компаний в России переходят на ЭДО, чтобы быть конкурентоспособными на рынке и повысить эффективность своей деятельности. Основные принципы работы с ЭДО также регулируются федеральными законами, такими как №98-ФЗ «О коммерческой тайне» и №152-ФЗ «О персональных данных», а также рядом постановлений правительства. Эти нормативные акты обеспечивают конфиденциальность и безопасность обработки информации при использовании ЭДО.

Федеральная налоговая служба (ФНС) стала первой государственной структурой, которая начала активно использовать ЭДО. Это решение было принято в рамках борьбы за прозрачность в бизнесе. Чем проще и удобнее отчетность, тем больше компаний будут работать честно и соблюдать все налоговые законы.

Как электронный документооборот помогает сократить время и затраты

За прошедшие 14 лет спрос на ЭДО в России значительно возрос. Сейчас на рынке существует десятки компаний, предлагающих свои услуги по внедрению и использованию ЭДО. Предприятия могут упростить свою бухгалтерию, сократить время на оформление и обмен документами, а также уменьшить вероятность ошибок и задержек.

Использование ЭДО позволяет существенно снизить затраты на бумажную документацию и хранение архивов. Электронные документы занимают меньше места, их легче хранить и быстрее находить при необходимости. Это позволяет компаниям сэкономить не только деньги, но и время, которое можно потратить на более важные дела.

Согласно последнему отчету о ситуации на рынке, выручка 25 участников выросла за 2022 год на 37%, достигнув отметки в 12,5 млрд рублей. Этот впечатляющий рост был обусловлен несколькими ключевыми факторами, которые стали драйверами развития отрасли.

Одним из таких факторов стал уход западных вендоров с рынка, что открыло новые возможности для отечественных компаний. Благодаря этому, российские разработчики смогли занять более прочные позиции и увеличить свою долю на рынке.

Еще одним важным фактором стала госполитика полного отказа от бумаги в ближайшем будущем. Это позволило компаниям сосредоточиться на цифровизации своих продуктов и услуг, что в свою очередь способствовало увеличению выручки и улучшению бизнес-показателей.

Также значительный вклад в рост отрасли внесло импортозамещение. Благодаря замене импортных товаров отечественными аналогами, компании смогли снизить свои издержки и повысить конкурентоспособность на рынке.

Интересно, что среди лидеров рынка можно встретить не только столичные компании, но и разработчиков из таких регионов, как Ярославль и Ижевск. В общем рейтинге также представлены компании из Краснодара, Самары и Уфы, что говорит о разнообразии и активности рынка информационных технологий в России.

Эксперты отмечают, что рынок электронного документооборота (ЭДО) ежегодно растет на 20–30%. Аналитики пока не предоставили оценки за 2023 год, но общая тенденция очевидна. Важно отметить, что рост числа пользователей ЭДО происходит за счет малого бизнеса, делая этот инструмент доступным и понятным для предпринимателей.

Одна из главных причин популярности ЭДО среди малого бизнеса — упрощение взаимодействия с партнерами. Благодаря электронному документообороту ИП могут быстро обмениваться документами, избегая затрат времени и средств на печать, подписание и доставку. Это позволяет экономить ресурсы и увеличивать прибыльность бизнеса.

Еще одним важным преимуществом ЭДО является повышение уровня информационной безопасности. Электронный документооборот защищает данные от несанкционированного доступа, снижая риск утечки конфиденциальной информации. 

Кроме того, благодаря электронной подписи документы, передаваемые через ЭДО, имеют юридическую силу, что обеспечивает их надежность и легитимность.

Система ЭДО Oly Doc

Для надежного электронного документооборота используйте систему OLY DOC.

ЭДО OLY DOC — это простой и удобный сервис электронного документооборота, который позволит вам сократить издержки и оптимизировать бизнес-процессы. 

Преимущества электронного документооборота между контрагентами:

• безлимитный обмен документами;
• регистрация доступна любому владельцу усиленной квалифицированной подписи (УКЭП);
• при регистрации пользователи получают бесплатный безлимит на исходящие сроком на 1 месяц;
• регистрация и работа в OLY DOC для физических лиц — бесплатно;
• всем пользователям доступен бесплатный базовый тариф «Кабинет ЭДО»;
• любое количество пользователей в кабинете (без доплат);
• тарифы с разным сроком действия;
• настроен обмен с системой «Честный знак».

Заключение

Таким образом, сектор ЭДО демонстрирует стабильный рост, и малый бизнес активно внедряет эту технологию, осознавая ее важность и преимущества. ЭДО становится неотъемлемой частью современного бизнеса, способствуя эффективному взаимодействию между компаниями и повышению их конкурентоспособности на рынке.

Источник: «Коммерсантъ»