Какова практика межорганизационного обмена электронными документами
Тема перехода от традиционного обмена бумажными документами к электронному взаимодействию предприятий в рамках реализации их деловых отношений — уже довольно давняя.
Разговоры об этом ведутся не один год, законодатели и исполнительные органы власти принимают решения, которые должны способствовать этому процессу, а порой и заставляли бы организации выполнять такой переход. Но как обстоят дела с таким электронным взаимодействием в реальной жизни, насколько широко эти методы используются на практике? Этот вопрос остается открытым. В целом все признают, что «процесс идет», но с какой скоростью и каков его уровень в каких-то абсолютных показателях, в общем-то, не известно.
Чтобы немного прояснить ситуация мы провели опрос читателей PC Week/RE на предмет использования в их организациях обмена официальными (юридически значимыми) электронными документами с деловыми контрагентами и документами. Но перед тем, как сказать о его итогах, нужно пояснить — что мы подразумевали под этим вопросом.
Дело в том, что само понятие «обмен электронными документами» неоднозначно. Довольно часто, например, в него включают обмен электронными копиями бумажных документов, который не исключает, а лишь дублирует традиционные «бумажные» потоки. С легкой руки Федеральной налоговой службы еще несколько лет появился термин «электронный юридически значимый документооборот», который подразумевает обмен электронными документами, входящими в зону контроля ФНС (счета-фактуры, налоговая отчетность) через специальную сеть операторов, сертифицируемых налоговой службой. Но вполне очевидно, что этой категорией документов взаимодействие между организациями, а также между предприятиями и госведомствами, не ограничивается.
Отметим, что сам термин «юридически значимый документооборот» является довольно сомнительными, во всяком случае, на сегодня он не зафиксирован в существующей нормативно-законодательной базе. В общем случае, любые документы (и соответственно, любой документооборот) являются по своей природе юридически значимыми. Другое дело, что уровень значимости каждого документа может быть различным, к тому же значимость эту в конечном итоге устанавливает только суд.
Есть разные категории документов, можно выделить две основные группы: те, которые попадают под прямое действие государственных нормативных требований (по оформлению, хранению, пересылке и пр.), и те, которые не попадают под такие требования. Зачастую именно первую категорию сегодня называют юридически значимыми, хотя, как мы уже говорили, с методической точки зрения это не очень верно. Поэтому мы в своей вопросе указали определение «официальные», имея в виду, что в таких документах фиксируются некоторые обязательства организаций, за которые несет ответственность компания в лице своих руководителей.
Первая группа наших вопросов касалась отношений компаний с их деловыми контрагентами. Выяснилось, что обмен официальными электронными документами с такими партнерами активно используют только 24% респондентов, остальные или вовсе не применяют такой способ (38%) или применяют не часто (35%). При этом у тех, кто обменивается электронными документами, их распределение выглядит так: 54% — договора, 59% — счета-фактуры, 68% — другие финансовые документы, 32% — разного рода нефинансовые документы.
Другое направление — это взаимодействие предприятие в государственными ведомствами. Здесь уровень использования электронных документов заметно выше. Не использует их только 16%, активно применяют — 43%, не очень часто — 32%. Подавляющее участников опроса говорят о сдаче в электронном виде налоговой (64%) и других (42%) видов отчетности, 32% ведет через электронную почту официальную переписку с ведомствами, еще 26% получают в электроном формате государственные услуги, в том числе через портал госуслуг.
Какие коммуникационные средства используют респонденты для официального взаимодействия с партнерами и с госучреждениями? В ответах на этот вопрос чаще всего указывались сервисы операторов электронного документооборота (58%), официальные сайты компаний и ведомств (52%), а также обычная электронная почта (39%).
Абсолютное большинство участников опроса хотели бы расширять практику использования официального электронного взаимодействия (79%), хотя 12% высказали неуверенность в полезности такой форму общения, а еще 6% не видят необходимости в этом, отмечая высокую стоимость услуг и повышенные риски в плане безопасности данных. При этом в качестве препятствий на пути более широкого использования обмена электронными документами назывались неготовность контрагентов к такому общению (51%), а также законодательные требования и разного рода юридические риски (43%). В качестве трудностей в ответах говорится также о неготовности технических средств для обеспечения надежного обмена электронными документами (35%), 13% отмечают высокую сложность и стоимость такого общения. 26% признались в неготовности к такому электронному взаимодействию со своей стороны.
Источник: PCWEEK