Эффективность работы в проекте ООО ТЛЦ «Белый Раст» повысилась с Docsvision
Эффективность работы с документами в проекте строительства транспортно-логистического комплекса компанией «Белый раст» повысилась с Docsvision. ООО ТЛЦ «Белый Раст» - дочернее общество ОАО «РЖД», целью которого является строительство транспортно-логистического комплекса нового поколения на земельном участке площадью 180 га вблизи села Белый Раст Дмитровского района Московской области.
C внедрением системы Docsvision работа с большим объёмом документации, сопровождающей проект, переведена в электронный вид.
Реализация проекта строительства предполагает в т. ч. заключение и обслуживание договоров с подрядчиками, большой объем переписки с контрагентами, планирование, постановку и дальнейшее отслеживание исполнения различных задач по проекту. Работа с корреспонденцией, согласование и подписание договоров, подготовка протоколов заседаний и формирование поручений по ним с последующим отслеживанием исполнения проводились вручную – это не только требовало временных затрат сотрудников, но и не исключало влияния человеческого фактора. Поскольку эта деятельность косвенно влияет на соблюдение сроков выполнения строительных работ, было принято решение о повышении её эффективности.
Проектной командой Заказчика рассматривались различные платформы и решения для автоматизации, выбор был сделан в пользу российской платформы Docsvision, на базе которой специалисты «Смарт-Докс» представили оптимальное решение и продемонстрировали возможности дальнейшего развития системы. Эксперты «Смарт-Докс» провели аудит существующих процессов обработки корреспонденции, договоров, а также планирования и отслеживания задач, поставленных в ходе совещания. В процессе интервью сотрудников Заказчика собраны и систематизированы основные требования к реализации перечисленных видов документов. После подготовки и согласования технического задания, были выполнены настройка решения в инфраструктуре заказчика и тестирование разработанного на базе Docsvision 5.4 функционала. Было проведено обучение сотрудников ООО ТЛЦ «Белый Раст» работе в системе.
После завершения проекта внедрения вся переписка ООО ТЛЦ «Белый Раст» как с внешними организациями, так и внутри подразделений, договорная работа, планирование и отслеживание работ по строительству транспортно-логистического комплекса полностью ведутся в системе Docsvision.
Автоматизировано выполнение таких делопроизводственных процессов, как учет и рассмотрение входящей корреспонденции, подготовка и согласование исходящих писем, подготовка, согласование, подписание и регистрация договоров. Отслеживание исполнения условий договоров, формирование протоколов заседания, постановка поручений и отслеживание их выполнения.
Результаты внедрения СЭД в «ТЛЦ «Белый Раст» подтверждаются следующими изменениями: проблема поиска документов ушла в прошлое, т.к. Docsvision содержит информацию по всем договорам и связанным с ними документам. Сократились сроки согласования документов, промежуточные версии перестали теряться. Значительно сократились сроки вынесения резолюции и подготовки ответов на поступающие в компанию письма, автоматически выполняется формирование и ознакомление сотрудников с задачами, обозначенными в ходе совещаний. Статус выполнения поставленных заданий можно отследить в системе документооборота, а исполнительская дисциплина в компании стала лучше благодаря тому, что роль контролера в срок берет на себя система Docsvision.
Благодаря участию в проекте внедрения экспертов «Смарт-Докс», удалось не только автоматизировать операции с документами, но и найти слабые стороны в имеющихся бизнес-процессах и оптимизировать их. ТЛЦ «Белый Раст» удалось сократить финансовые издержки по этим направлениям, что являлось одним из главных ожиданий от внедрения системы электронного документооборота на платформе Docsvision.
Справка о компаниях
Компания «Смарт-Докс» (г. Москва) - партнёр «ДоксВижн», имеет статус Docsvision Certified Solution Partner. Компанией успешно реализованы проекты внедрения решений на базе Docsvision для автоматизации внутренних задач компаний различного масштаба и отраслевой принадлежности.
Компания «ДоксВижн» - создатель и разработчик системы управления документами и бизнес-процессами Docsvision. Входит в ТОП-3 самых популярных российских СЭД/ECM-платформ в России (TAdviser, декабрь 2018 г.). С 2005 года клиентами «ДоксВижн» стали 1500 коммерческих предприятий и государственных организаций в России и странах ближнего зарубежья, в т.ч. Министерство экономического развития РФ, предприятия «Роснефти», компания «АЛРОСА» и др.
В 2016 году СЭД Docsvision включена в Единый реестр отечественного ПО при Минкомсвязи РФ. Компания является членом АРПП «Отечественный софт». Топ-менеджеры компании входят в состав ведущих отраслевых экспертных советов и принимают участие в формировании стандартов электронного документооборота, в т.ч. на государственном уровне.
Продажи и внедрения СЭД/ECM-системы Docsvision осуществляет сеть сертифицированных партнеров во всех регионах России - около 100 компаний. Партнёрская программа «ДоксВижн» признана одной из лучших среди разработчиков ПО (в 2017 г. - №2 в рейтинге «Лучшая партнерская программа в ИТ» от ABD, в 2018 г. – в лидерах исследования «Партнерские программы вендоров СЭД/ECM» от TAdviser).
Пресс-релиз компании Docsvision